При развитии бизнеса и усложнении складского учета часто возникает ситуация, когда стандартного набора справочника Номенклатура становится недостаточно. Например, раньше вы учитывали «Футболки» одной позицией, а теперь потребовалось разделение по цветам и размерам через механизм характеристик. В этой статье мы подробно разберем, как корректно перенести остатки в системе 1С, чтобы не нарушить управленческий и налоговый учет.
Прежде всего, проанализируем, как 1С воспринимает эти объекты. Для программы номенклатура с включенными характеристиками и номенклатура без них — это разные аналитические разрезы. Если вы просто включите флаг «Использовать характеристики» в карточке существующего товара, текущие остатки на складах окажутся на «пустой» характеристике. Если же вы создаете новый элемент справочника, то остатки на него нужно переносить специальными документами. Рассмотрим основные способы решения этой задачи.
Это наиболее сбалансированный и методически верный способ. Проанализируем его преимущества: при использовании пересортицы система позволяет явно связать списываемый товар (без характеристики) и приходуемый товар (с конкретной характеристикой).
Рассмотрим шаги по выполнению пересортицы:
Пересортица товаров.Характеристики.С точки зрения налогового учета пересортица выглядит обоснованно, так как общая стоимость активов организации не меняется, что минимизирует риски претензий со стороны проверяющих органов.
Этот метод часто предлагают на форумах, но он таит в себе подводные камни, особенно если речь идет о «миллионных» остатках. Разберем ситуацию подробнее. Когда мы делаем Списание товаров, мы фиксируем расход (убыток), а при выполнении Оприходование товаров — доход.
Если для управленческого учета это допустимо, то для налогового (НУ) оприходование излишков без первичных документов может привести к необходимости уплаты налога на прибыль с полной стоимости этих «излишков». Кроме того, «рвется» цепочка партионного учета (ФИФО). Новая партия товара с характеристикой начнется с даты документа оприходования, и вы потеряете информацию о том, когда товар был реально закуплен.
Если конфигурация (например, 1С:ERP или 1С:КА) не позволяет провести прямую пересортицу из-за ограничений в настройках вида номенклатуры, мы можем воспользоваться механизмом сборки. Выясним, как это работает:
Сборка товаров предназначен для превращения комплектующих в готовый комплект.Этот метод легитимен для программы и корректно отражает движение стоимости, не создавая фиктивных прибылей и убытков.
Если вы решили не создавать новый элемент, а изменить текущий, проанализируем техническую последовательность действий. Программа часто блокирует изменение настроек использования характеристик, если по товару уже были движения.
Алгоритм действий может быть следующим:
Вид номенклатуры, в котором использование характеристик включено.Групповое изменение реквизитов меняем вид номенклатуры у нужных позиций на новый.Пересчет товаров (Инвентаризация). В нем мы фиксируем недостачу по пустой характеристике и излишек по новым, созданным характеристикам (например, «Размер XL», «Цвет Синий»).Для крупных баз данных, где требуется перенести остатки мгновенно, минуя формирование сотен складских документов, опытные специалисты используют документ Корректировка регистров. Посмотрим, какие регистры накопления необходимо задействовать в современных редакциях 1С:
Товары на складах — отвечает за количественный остаток.Товары организаций — отвечает за принадлежность товара конкретному юрлицу.Выручка и себестоимость продаж — критически важный регистр для финансового результата.Стоимость товаров — здесь хранится информация о денежной оценке остатков.При использовании этого метода крайне важно соблюдать баланс: сколько списано с одного измерения (без характеристики), столько же должно быть добавлено на другое (с характеристикой). В противном случае отчеты «Ведомость по товарам» и «Ведомость по товарам организаций» перестанут сходиться.
Проанализируем риски, которые могут возникнуть в процессе перехода:
1. Резервы и заказы. Помните, что перенос остатков не переносит автоматически резервы в Заказ покупателя или Заказ на внутреннее потребление. Вам потребуется вручную или с помощью обработки «Поиск и замена значений» заменить старую номенклатуру на новую во всех активных документах, иначе складской остаток будет доступен, а заказы останутся необеспеченными.
2. Партионный учет. Если вы используете ФИФО, старайтесь сохранять связь с исходным документом поступления. В современных версиях 1С при оприходовании можно вручную заполнить поле Документ поступления (партия), чтобы сохранить корректную хронологию списания стоимости в будущем.
3. Индивидуальные или общие характеристики. Перед началом переноса решите: будут ли характеристики индивидуальными для каждой позиции или общими для всего вида номенклатуры. Мы рекомендуем использовать «Общие для вида», так как это значительно упрощает аналитику и построение отчетов в будущем.
Подводя итог, наиболее безопасным и прозрачным методом является Пересортица товаров с зачетом по себестоимости. Перед массовым переносом остатков на «миллионные» суммы обязательно выполните процедуру на копии базы данных и проверьте отчет «Себестоимость товаров», чтобы убедиться в отсутствии ценовых разрывов.