← На главную

В практике расчетчика заработной платы часто возникает ситуация, когда одно начисление жестко связано с другим. Например, на сумму квартальной премии или материальной помощи должен быть начислен районный коэффициент (РК). Если использовать стандартные настройки, бухгалтеру приходится плодить документы: отдельно вводить «Премию» и отдельно «Разовое начисление» для РК. Это неудобно, так как усложняет контроль и требует создания нескольких ведомостей на выплату. Разберем подробно, как настроить программу 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), чтобы объединить эти расчеты в одном документе.

Способ 1. Использование системного Районного коэффициента в разовых документах

Проанализируем возможности типового функционала. В современных релизах ЗУП 3.1 предусмотрена возможность рассчитывать основной районный коэффициент непосредственно в момент регистрации разовых выплат. Это позволяет избежать дублирования документов.

Шаг 1. Настройка вида начисления

Перейдем в список начислений и найдем предопределенный вид расчета Районный коэффициент. Выполним следующие настройки:

1. На вкладке Основное установим флаг Выполнять в документах разовых начислений. Это ключевая настройка, которая «разрешает» документу «Премия» или «Материальная помощь» видеть этот вид расчета.
2. Проверим вкладку Расчет базы. В списке базовых начислений должны присутствовать те виды расчета, на которые мы хотим накручивать РК (например, «Премия за месяц» или «Материальная помощь»).
3. На вкладке Средний заработок обратим внимание на переключатель. Если мы хотим, чтобы РК «следовал судьбе» основного начисления, установим значение Как для базовых начислений. Это решит проблему, озвученную в госучреждениях: если матпомощь не входит в средний, то и РК, начисленный на нее в этом документе, также не попадет в расчет отпускных.

Шаг 2. Использование в документах

После такой настройки при создании документа Премия программа автоматически создаст дополнительную строку или колонку для районного коэффициента. Ведомость в этом случае будет создана одна — по данному документу на общую сумму.

Способ 2. Настройка отдельного вида расчета для специфических нужд

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный РК использовать нельзя. Например, в государственных учреждениях часто требуется, чтобы РК с премии учитывался по иным правилам индексации или финансирования, чем основной РК с оклада. В этом случае создадим отдельный вид расчета, например, РК с премии (специальный).

Алгоритм настройки специального начисления:

1. Создадим новое начисление. Назначение начисления выберем Прочие начисления и выплаты.
2. В поле «Начисление выполняется» выберем По отдельному документу. В качестве вида документа укажем Разовое начисление.
3. Формула расчета должна быть зависимой. Например: ПроцентРайонногоКоэффициента / 100 * РасчетнаяБаза.
4. На вкладке Расчет базы добавим только те виды премий, на которые должен начисляться именно этот спец-РК.
5. На вкладке Средний заработок настроим правила вхождения в расчет отпускных. Если премия не индексируется, снимем флаг При индексации заработка коэффициент не применяется для этого вида РК.

Проанализируем преимущество этого подхода: теперь мы можем использовать документ Разовое начисление для одновременного ввода и премии, и этого специального РК.

Способ 3. Объединение в документе «Разовое начисление»

Выясним, почему документ Разовое начисление является наиболее универсальным для решения нашей задачи. В отличие от специализированных документов («Премия», «Материальная помощь»), которые жестко настроены на один вид выплаты, «Разовое начисление» позволяет добавлять в табличную часть неограниченное количество разных видов расчета для одного и того же сотрудника.

Порядок действий:

1. Создадим документ Разовое начисление.
2. В табличной части «Начисления» нажмем кнопку «Подбор» или «Добавить».
3. Выберем сначала основную выплату (например, «Премия»).
4. Сразу же добавим вторую строку с видом расчета «РК с премии».
5. Программа увидит, что для второго вида расчета базой является первый, и автоматически рассчитает сумму.

Важный технический нюанс: Чтобы программа корректно рассчитала зависимое начисление в одном документе, убедитесь, что в настройках приоритетов и очередности расчета зависимый вид начисления стоит «выше» или имеет настройки, позволяющие видеть базу в текущем периоде. В ЗУП 3.1 расчет зависимых строк в документе Разовое начисление происходит автоматически при изменении сумм в базовых строках.

Контроль результатов и исключение «двойного» начисления

Посмотрим на ситуацию со стороны итогового расчета за месяц. Часто бухгалтеры боятся, что если начислить РК в межрасчетном документе, то в конце месяца в документе Начисление зарплаты и взносов он начислится повторно. Разберем, как этого избежать.

В 1С:ЗУП реализован механизм вытеснения и учета уже начисленных сумм. Когда программа в конце месяца рассчитывает основной РК, она анализирует РасчетнаяБаза. Если РК уже был начислен в документе Премия на определенную сумму базы, то в итоговом документе эта часть базы будет проигнорирована, и РК начислится только на остаток (на оклад, надбавки и т.д.).

Проверим это, обратившись к регистру накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка общий. Если настройки на вкладке «Средний заработок» выполнены правильно (как мы разобрали в Способе 1), то суммы распределятся корректно, и трудовая инспекция не найдет нарушений в расчете среднего заработка при уходе сотрудника в отпуск.

Резюме для бухгалтера госчреждения

Если вам необходимо разделить учет РК для разных источников финансирования или правил среднего заработка:

• Используйте документ Разовое начисление вместо специализированных документов.
• Настройте зависимые виды расчета (РК как процент от базы).
• Внимательно проверьте вкладку Налоги, взносы, бухучет, чтобы коды дохода НДФЛ у премии и РК на нее совпадали (например, код 2002 для премий), иначе возникнут разрывы в отчетности 6-НДФЛ.

Таким образом, мы выяснили, что объединение начислений не только возможно, но и является рекомендуемым способом работы для сокращения документооборота и минимизации ошибок при создании ведомостей на выплату.