В практической деятельности бухгалтеров по расчету заработной платы нередко возникают сложные ситуации, связанные с перемещением сотрудников. Представим сценарий: организация выполняет работы в нескольких регионах или районах с разным климатом. Сотрудник в течение одного рабочего дня может физически находиться и работать сначала на одной территории (где действует районный коэффициент 1.7), а затем переехать на другую (с районным коэффициентом 1.8). Например, это актуально для ремонтных бригад, водителей или экспедиторов, пересекающих административные границы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей.
Перед расчетчиком встает задача: как отразить это в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) без оформления бесконечных кадровых переводов, получить две корректные строки в расчетном листке и, главное, понять, почему автоматический расчет программы расходится с ручными подсчетами «на бумаге» (когда руками получается, например, на тысячу рублей больше). Разберем эту задачу по шагам, настроим систему и выясним причины расхождения расчетов.
Оформлять постоянные кадровые переводы для отражения работы в течение одного дня невозможно технически и нецелесообразно методологически. В 1С:ЗУП 3.1 для решения подобных задач предусмотрен специальный штатный механизм. Нам необходимо его включить.
Выполним следующие действия в интерфейсе программы:
Этот флажок позволяет программе вести учет времени и начислений не только в разрезе подразделений и должностей, но и в разрезе физических территорий выполнения работ.
После включения опции нам становится доступен справочник Территории. Настроим наши рабочие зоны:
1.7. В поле Районный коэффициент (федеральный) также укажем соответствующее значение (оно используется для расчета государственных пособий, например, больничных из МРОТ).1.8.Важное примечание: обязательно проверьте правильность заполнения как местного, так и федерального коэффициентов. Различие между ними может приводить к серьезным методологическим ошибкам при расчете среднего заработка и пособий за счет СФР.
Поскольку сотрудник перемещается между территориями в течение одного рабочего дня (например, 4 часа на «Участке 1.7» и 4 часа на «Участке 1.8»), стандартные документы кадрового перемещения не подойдут — они регистрируют данные с точностью до дня. Единственным инструментом детального планирования и учета времени внутри дня является документ Табель.
Проанализируем, как правильно заполнить документ Табель:
Табель за расчетный месяц (раздел Зарплата — Табели).4.4 часа.После проведения такого табеля программа получает точные сведения о том, сколько часов и на какой именно территории трудился работник.
При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически распределит расчетную базу. Для расчета районного коэффициента используется стандартная формула:
Результат = (Макс(РайонныйКоэффициент, 1) - 1) * РасчетнаяБаза
В документе на вкладке Начисления мы увидим две отдельные строки районного коэффициента:
РасчетнаяБаза выступит часть оклада, приходящаяся на часы работы на территории 1.7.Соответственно, в расчетном листке сотрудника также красиво и прозрачно отразятся две строки, что полностью удовлетворит требования любого расчетчика и самого сотрудника.
Часто расчетчики сталкиваются с тем, что автоматический расчет программы не совпадает с их ручными расчетами. Бухгалтер берет оклад, делит его пополам (или пропорционально дням), умножает на коэффициенты и получает сумму, которая отличается от программной (часто в большую сторону). Рассмотрим подробнее, почему так происходит.
Это самая распространенная причина. Расчетчик на бумаге делит оклад пропорционально дням работы на разных территориях. Однако программа 1С:ЗУП, видя детальный внутридневной учет в документе Табель, производит распределение оклада строго пропорционально отработанным часам.
Посмотрим на пример:
Оклад сотрудника составляет 50 000 рублей. Норма времени за месяц — 20 дней (160 часов). Стоимость одного часа составляет 312.5 рублей.
Сотрудник отработал 10 дней на территории 1.7 (80 часов) и 10 дней на территории 1.8 (80 часов). Но в один из дней он отработал 3 часа на территории 1.7 и 5 часов на территории 1.8.
Если считать по дням, то получается ровно 10 дней на одной территории и 10 дней на другой. База распределится ровно: 25 000 руб. и 25 000 руб. Но ЗУП посчитает часы:
Из-за перекоса часов и особенностей округления итоговая сумма районного коэффициента изменится. В масштабах месяца и при наличии различных премий разница может легко составить внушительную сумму.
Проанализируем ситуацию, когда в табеле заполнены не все дни месяца или присутствуют неявки (выходные, праздничные, командировки, больничные). Для всех дней и часов, которые явно не привязаны к конкретной территории в табеле (например, оплата праздничных дней, пришедшихся на выходные по графику, или сверхурочные часы, зарегистрированные отдельным документом), программа берет территорию по умолчанию.
Территория по умолчанию определяется основным кадровым состоянием сотрудника (его подразделением или должностью). Если в карточке организации или подразделения районный коэффициент не задан (равен 1.0), то часть начислений сотрудника за месяц рассчитается с коэффициентом 1.0 (то есть районный коэффициент на них вообще не начислится). Расчетчик же при ручном расчете мог распределить абсолютно всю начисленную за месяц сумму (включая праздничные, ночные и премии) между коэффициентами 1.7 и 1.8. Вот и потерянная тысяча рублей!
Если сотруднику выплачивается премия (фиксированной суммой или процентом), программа рассчитывает районный коэффициент на эту премию. Но как распределить саму премию между территориями 1.7 и 1.8?
ЗУП анализирует фактически отработанное время сотрудника на каждой территории в периоде действия начисления. Если премия начислена фиксированной суммой без учета времени, программа может отнести ее целиком на основную территорию сотрудника (где РК может быть равен 1.0) либо распределить по сложной внутренней пропорции. Если расчетчик вручную просто умножил всю премию на 1.8, возникнет значительное расхождение с программой.
Чтобы локализовать ошибку и найти, где именно «потерялись» деньги, рекомендуем выполнить следующие действия:
Начисление зарплаты и взносов.РасчетнаяБаза для каждой строки районного коэффициента.Территории сотрудников, чтобы убедиться, что на все спорные периоды у сотрудника была назначена корректная территория.Используя данный подход и понимая внутренние механизмы распределения времени и базы в 1С:ЗУП 3.1, вы сможете без труда вести точный и прозрачный учет работы сотрудников на любых сложных и обособленных территориях.