← На главную

Ситуация, когда сотрудник увольняется, оставаясь должником организации (например, из-за излишне выплаченных отпускных или аванса), встречается довольно часто. Если руководство принимает решение простить этот долг или признать его безнадежным, бухгалтеру необходимо корректно отразить это в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1). Разберем пошагово, как это сделать, чтобы закрыть взаиморасчеты и соблюсти требования налогового законодательства.

Использование штатного документа «Списание задолженности»

Проанализируем самый простой и правильный с точки зрения программы способ. В актуальных версиях ЗУП 3.1 реализован специализированный механизм для обнуления «хвостов». Рассмотрим, как им воспользоваться:

1. Перейдем в раздел Выплаты и выберем пункт Списания задолженностей.
2. Создадим новый документ. В поле Сотрудник укажем нашего уволенного работника.
3. Нажмем кнопку Заполнить. Программа автоматически подтянет остатки по регистрам накопления Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.
4. Проверим сумму и дату списания. Проведение этого документа позволит «закрыть» долг в аналитических отчетах, таких как Расчетный листок или Анализ зарплаты по сотрудникам.

Важный нюанс: данный документ выполняет только техническое списание в регистрах оперативного учета зарплаты. Он не формирует бухгалтерских проводок напрямую, но данные из него будут переданы в бухгалтерскую программу при синхронизации через документ Отражение зарплаты в бухучете.

Отражение дохода и исчисление НДФЛ

Выясним причину, по которой простого списания суммы недостаточно. Согласно налоговому кодексу, прощение долга сотруднику признается его доходом в натуральной форме. С этого дохода необходимо исчислить НДФЛ. Поскольку сотрудник уже уволен и денежных выплат в его пользу нет, удержать налог невозможно, но зафиксировать его обязанность мы должны.

Для этого выполним следующие действия:

1. Создадим документ Доход в натуральной форме (раздел Зарплата).
2. Выберем соответствующий вид дохода. Если подходящего вида нет, его нужно создать в справочнике Начисления, указав категорию Доход в натуральной форме и соответствующий код дохода НДФЛ (обычно 4800).
3. Укажем сумму списываемого долга. Программа автоматически рассчитает НДФЛ.
4. Поскольку удержать налог не из чего, в конце года организация должна будет подать в налоговую инспекцию сведения о невозможности удержания налога.

Страховые взносы при списании долга

Рассмотрим ситуацию со страховыми взносами. Здесь все зависит от юридического оформления процедуры:

• Если списание оформляется как дар (заключается договор дарения согласно ГК РФ), то такая сумма не является объектом обложения страховыми взносами. В этом случае в настройках начисления в ЗУП следует указать, что доход не облагается взносами.
• Если же долг просто списывается решением руководителя без оформления договора дарения, контролирующие органы могут расценить это как выплату в рамках трудовых отношений и потребовать начислить взносы в общем порядке.

Исправление «фантомных» долгов

Часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда физически сотрудник ничего не должен, но в отчете Расчетный листок висит долг. Проанализируем ситуацию: скорее всего, произошла пересортица. Например, в одном месяце была переплата по одному подразделению, а в другом — недоплата по другому. Итоговое сальдо равно нулю, но «хвосты» висят в разрезе аналитики.

Для решения этой проблемы используем документ Перенос задолженности (раздел Выплаты):

1. В документе выбираем операцию Перенос задолженности.
2. В табличной части подбираем сотрудника.
3. Указываем две строки: одну с минусом по тем реквизитам (подразделение, период), где висит долг, и вторую с плюсом по актуальным реквизитам.
4. Это позволит «схлопнуть» регистры без отражения реального дохода или расхода.

Синхронизация с бухгалтерской программой

Посмотрим, как отразить списание в бухгалтерском учете (1С:Бухгалтерия). После того как документ Списание задолженности создан в ЗУП и проведена синхронизация, данные попадают в документ Отражение зарплаты в бухучете.

Там необходимо проверить способ отражения. Обычно для таких операций используется счет 91.02 «Прочие расходы» в корреспонденции со счетом 70. Если в справочнике способов отражения нет подходящей записи, ее нужно создать, указав статью прочих доходов и расходов (например, «Списание дебиторской задолженности»).

Важно: не пытайтесь использовать «отрицательное удержание» для списания долга. Хотя это может показаться быстрым решением, оно не закроет взаиморасчеты в регистрах выплаты, и сумма продолжит кочевать из одной ведомости в другую, создавая ошибки в учете.