← На главную

В процессе кадрового учета нередко возникают ситуации, когда за уволенным сотрудником числится задолженность перед организацией. Это может быть следствием счетной ошибки, излишне выплаченных отпускных или аванса. Если попытки взыскать средства не увенчались успехом, а срок исковой давности истек, бухгалтеру необходимо «очистить» программу от этой суммы, чтобы она не портила сальдо в отчетах. Рассмотрим подробно, как это сделать в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.

Юридический контекст и сроки давности

Прежде чем переходить к техническим действиям в программе, проанализируем правовую базу. Важно различать общий срок исковой давности (3 года) и специальный срок, установленный трудовым законодательством. Согласно статье 392 ТК РФ, работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Если этот срок пропущен, задолженность фактически становится безнадежной.

С точки зрения налогообложения, при списании долга у бывшего сотрудника возникает доход. Контролирующие органы часто рассматривают это как экономическую выгоду (статья 210 НК РФ), что требует исчисления НДФЛ и, в ряде случаев, начисления страховых взносов. Однако в рамках данной статьи мы сосредоточимся на технической стороне вопроса: как обнулить сальдо в 1С:ЗУП.

Способ 1. Использование документа «Перенос данных» (Рекомендуемый)

Проанализируем самый корректный с технической точки зрения метод. Документ Перенос данных позволяет напрямую вносить записи в регистры накопления, минуя стандартные документы начисления или выплаты. Это идеальный инструмент для «подчистки» зависших остатков.

Разберем процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Переносы данных.
2. Создадим новый документ. В поле Номер и Дата укажем текущие значения.
3. Нажмем кнопку Настройка состава регистров.
4. В открывшемся окне на вкладке Регистры накопления нам необходимо отметить флажками следующие регистры:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками — основной регистр, отвечающий за сальдо в расчетных листках.
   • Зарплата к выплате — регистр, данные из которого попадают в ведомости на выплату зарплаты.
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — важен для корректной синхронизации с бухгалтерской программой (1С:БП).
5. Теперь заполним появившиеся вкладки. Важно указывать сумму долга с тем же знаком или противоположным, чтобы вывести остаток в ноль. Если за сотрудником числится долг (отрицательное сальдо), нам нужно сделать запись, которая его перекроет.

Важный нюанс: обратим внимание на аналитику. В регистрах обязательно нужно указать:

• Сотрудника;
• Период взаиморасчетов (месяц, в котором образовался долг);
• Статью расходов;
• Документ-основание (если долг привязан к конкретному документу, например, ведомости или начислению).

Если мы не укажем Документ-основание, программа может обнулить общую сумму, но в детализации по документам останутся «хвосты» с плюсами и минусами, которые будут всплывать при формировании новых ведомостей.

Способ 2. Использование документа «Начальная задолженность»

Посмотрим на более простой, но менее «чистый» способ. Документ Начальная задолженность по зарплате обычно используется при вводе остатков в начале работы с программой, но его можно применить и для корректировки текущего сальдо.

Рассмотрим алгоритм действий:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Начальная задолженность по зарплате.
2. Создадим новый документ и выберем месяц, в котором мы хотим списать долг.
3. Добавим сотрудника в табличную часть.
4. В колонке Сумма укажем сумму долга с обратным знаком. Например, если сотрудник должен 5000 рублей, введем сумму с таким знаком, чтобы итоговое сальдо стало нулевым.

Проанализируем последствия: этот метод удобен тем, что он автоматически делает движения по нужным регистрам. Однако в расчетном листке и сводах это движение может не отразиться в блоке начислений/удержаний, а просто «схлопнет» конечное сальдо, что иногда затрудняет последующий аудит данных.

Способ 3. Списание через добровольный возврат (имитация)

Выясним, как использовать штатные механизмы возврата, если мы хотим, чтобы операция выглядела как «погашение». Для этого в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен документ Возврат сотрудником задолженности.

Разберем, как его оформить:

1. Перейдем в раздел Выплаты — Возвраты сотрудниками задолженности.
2. Создадим документ, укажем сотрудника и сумму.
3. В качестве формы платежа можно указать «Безналичный расчет».

Внимание: этот способ закроет долг в ЗУП, но при синхронизации с 1С:Бухгалтерией он потребует подтверждения поступления денежных средств на расчетный счет или в кассу. Поскольку реального движения денег нет, в бухгалтерии придется делать корректировку проводками. Этот метод лучше использовать только в том случае, если вы действительно оформляете возврат через кассу.

Что делать с НДФЛ и страховыми взносами?

Рассмотрим ситуацию со стороны налогового учета. Когда мы прощаем долг сотруднику, у него возникает доход в натуральной форме. Согласно позиции налоговых органов, организация как налоговый агент должна:

1. Исчислить НДФЛ с суммы списанного долга.
2. Зафиксировать этот доход в документе Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы).
3. Поскольку удержать налог не из чего (выплат больше нет), в конце года необходимо подать справку о доходах в ФНС с признаком невозможности удержания налога.

Если мы решим начислить страховые взносы на эту сумму (чтобы избежать претензий при проверке), нам потребуется документ Доход в натуральной форме, где будет указана сумма списываемого долга. Это позволит программе автоматически рассчитать налоги и взносы и включить их в отчетность (ЕФС-1, РСВ).

Отражение в 1С:Бухгалтерии (БП)

После того как мы «почистили» регистры в ЗУП, нам необходимо отразить списание в бухгалтерском учете. Синхронизация сама не создаст проводку по списанию дебиторской задолженности на прочие расходы.

В 1С:Бухгалтерии выполним следующие действия:

1. Создадим документ Операция, введенная вручную.
2. Сформируем проводку: Дт 91.02 (Прочие расходы) — Кт 70.
3. В субконто счета 70 укажем нашего бывшего сотрудника.
4. В налоговом учете (НУ) данные расходы, как правило, не учитываются при расчете налога на прибыль, если организация не может доказать проведение мероприятий по взысканию долга. Поэтому по счету 91.02 выбираем статью прочих доходов и расходов с выключенным флагом «Принимается к налоговому учету».

Завершение расчетов

После проведения корректировок в карточке сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники) рекомендуется установить флаг «Дополнение к расчету: Все расчеты по сотруднику завершены». Это позволит программе не «вспоминать» об этом человеке при автоматическом заполнении документов и исключит его из списка актуальных сотрудников в подборах.

Подведем итог: наиболее надежным и гибким методом является использование документа Перенос данных. Он позволяет точечно закрыть задолженность в разрезе всех необходимых регистров и аналитик, обеспечивая чистоту отчетов Анализ зарплаты по сотрудникам и Расчетный листок.