В процессе ведения учета в программе «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) нередко возникают ситуации, когда из-за технических или человеческих факторов первичные документы отражаются некорректно. Одной из типичных проблем является выбор неверного счета учета НДС (например, 19.03 вместо 19.11) в документе Авансовый отчет. Если ошибка обнаруживается после формирования регламентных документов, простые корректировки проводок часто приводят к тому, что счет-фактура продолжает «висеть» в Книге покупок с нулевой суммой. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как правильно исправить ситуацию.
Прежде всего, нам необходимо понять фундаментальный принцип работы подсистемы НДС в УПП. В отличие от многих других участков учета, Книга покупок строится не на основании бухгалтерских проводок по счетам 19 и 68.02, а исключительно по данным специальных регистров накопления. Проанализируем основные регистры, участвующие в процессе:
Поступление товаров и услуг или Авансовый отчет).Формирование записей книги покупок.Если мы сторнируем только бухгалтерские проводки через Корректировку записей регистров, но не затрагиваем регистры накопления, документ Формирование записей книги покупок при заполнении все равно «видит» остаток в регистре НДС предъявленный и пытается включить его в Книгу. Если же корректировка была сделана частично, возникает «пустая» строка: запись в регистре существует, но сумма обнулена, что и приводит к некорректному отображению в отчете.
Если период еще окончательно не закрыт для налоговой отчетности (например, ошибка совершена в октябре, а сейчас ноябрь того же года), самым надежным и простым способом будет прямое исправление документов. Разберем этот алгоритм по шагам:
Авансовый отчет и заменим ошибочный счет 19.03 на корректный 19.11.1. Это автоматически изменит движения по регистру НДС предъявленный при перепроведении.Формирование записей книги покупок, в который попал этот счет-фактура. Вместо полной перезаполняемости документа (что может «сбить» другие ручные правки), мы можем просто найти нужную строку на вкладке «Вычет НДС по приобретенным ценностям» и вручную исправить в ней счет учета НДС.Распределение НДС и Подтверждение нулевой ставки НДС. В них также следует точечно исправить счет в соответствующих строках.Проанализируем преимущества этого метода: он исключает «расхождение» между данными бухгалтерского учета и регистрами НДС, что гарантирует корректную работу программы в будущих периодах.
Если ваша задача — просто «очистить» Книгу покупок от ненужной записи, не прибегая к сложным корректировкам регистров, рассмотрим вариант ручного редактирования документа формирования книги. Выясним причину появления строки: программа заполнила её на основании остатков. Если мы просто удалим эту строку из документа Формирование записей книги покупок, она исчезнет из отчета. Однако стоит помнить, что при следующем автоматическом заполнении этого документа (если кто-то нажмет кнопку «Заполнить»), строка появится снова, так как остаток в регистре НДС предъявленный никуда не исчез.
Если учетная политика компании строго запрещает редактирование документов прошлого периода, нам придется использовать документ Корректировка записей регистров. В этом случае мы должны действовать как «хирурги», исправляя записи во всех затронутых регистрах. Посмотрим на примере, какие записи необходимо создать:
Регистр «НДС предъявленный»:
19.03, документ-основание, ставку НДС и сумму.19.11.1 и ту же сумму. Важно, чтобы поле «Событие» было заполнено значением «Предъявлен НДС поставщиком».Регистр «НДС Покупки»:
Если документ Формирование записей книги покупок уже был проведен и создал запись в Книге, его движения также нужно сторнировать через корректировку. Мы должны сделать запись, идентичную той, что сделал документ, но с обратным знаком (вид движения «Расход» для этого регистра не используется для сторнирования, обычно делается запись с отрицательной суммой в режиме «Приход»).
Выясним важный нюанс: счет 19.11 обычно используется для учета НДС при ввозе товаров из стран Таможенного союза. Порядок вычета по таким операциям отличается от стандартного:
Заявления о ввозе товаров.Если вы ошибочно отразили такой НДС на счете 19.03, программа пыталась применить к нему правила обычного вычета. Исправив счет на 19.11.1, вы должны убедиться, что документ Формирование записей книги покупок теперь вообще не должен подтягивать эту сумму в общем порядке, так как для импорта предусмотрены свои механизмы регистрации вычетов.
Для того чтобы убедиться, что наши действия привели к желаемому результату, проанализируем данные с помощью технических отчетов. Рекомендуем использовать Универсальный отчет по регистру НДС предъявленный.
Настроим отчет следующим образом:
Счету-фактуре и Счету учета НДС.Если после всех корректировок вы видите в колонке «Конечный остаток» нулевые значения по счету 19.03, значит, документ Формирование записей книги покупок больше не будет предлагать эту сумму к вычету. Если же остаток «висит» (пусть даже с нулевой суммой НДС, но заполненной аналитикой по номенклатуре), пустая строка будет появляться снова. В этом случае необходимо тщательно выверить все разрезы учета в документе Корректировка записей регистров: склад, вид ценности, ставка НДС и другие поля должны совпадать до знака.
Таким образом, мы разобрали основные способы решения проблемы. Наиболее правильным с точки зрения методологии 1С является исправление первичных данных, но при невозможности этого — детальная ручная корректировка регистров накопления с последующей проверкой через универсальные отчеты.