Как перейти на учет товаров по сериям и срокам годности в 1С:УТ 11, если по ним уже есть движения и остатки?

Переход на серийный учет в работающей базе 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11.5) — это задача, требующая четкой последовательности действий. Основная сложность заключается в том, что система блокирует изменение настроек Вида номенклатуры, если по товарам уже зарегистрированы движения. В этой статье мы подробно разберем, как внедрить учет по срокам годности, сохранив историю и автоматизировав процесс списания.

Анализ задачи и выбор политики учета серий

Прежде чем приступать к техническим действиям, проанализируем требования. Для эффективного контроля сроков годности нам недостаточно просто «включить серии». Нам нужно, чтобы программа понимала, какой товар просрочен, а какой — нет, и автоматически предлагала к продаже позиции с ближайшим окончанием срока (принцип FEFO — First Expired, First Out).

В 1С:УТ 11 существует несколько типов политик учета серий. Рассмотрим основные:

• Справочное указание серий: Серии указываются в документах, но не контролируются на складе. Остатки по срокам годности в типовых отчетах при такой настройке увидеть невозможно.
• Управление остатками серий: Это именно то, что требуется. Программа ведет жесткий учет: сколько штук конкретной серии (с конкретным сроком годности) лежит на складе.
• Управление по FEFO: Расширение предыдущего варианта. Система сама подбирает серии при отгрузке, минимизируя человеческий фактор.

Важный момент: если ваша цель — видеть остатки по срокам на полгода вперед и списывать их автоматически, необходимо выбирать политику «Управление остатками серий».

Метод 1: Переход через инвентаризацию (Пересчет товаров)

Рассмотрим по шагам самый распространенный способ внедрения серийного учета для товаров, которые уже числятся на складе.

Шаг 1: Подготовка Вида номенклатуры. Поскольку изменить существующий вид номенклатуры с движениями нельзя, создадим новый вид номенклатуры (например, «Товары со сроками годности») и настроим в нем политику учета серий. Укажем, что серия идентифицирует «Партию товаров, имеющих одинаковый срок годности».

Шаг 2: Обнуление остатков. Нам необходимо временно убрать товар с остатков, чтобы перевести его на новые настройки. Проанализируем текущие остатки и создадим документ Списание недостач товаров или воспользуемся обработкой «Поиск и замена значений», чтобы изменить Вид номенклатуры у существующих карточек (предварительно убедившись, что остатки по ним в регистрах равны нулю).

Шаг 3: Ввод серий через «Пересчет товаров». Теперь выполним ввод фактических данных о сроках годности. Процедура выглядит так:

1. Создаем документ Приказ на пересчет товаров.
2. На его основании создаем Пересчет товаров.
3. В табличной части «Товары» заполняем фактическое количество.
4. Нажимаем кнопку «Указать серии». Здесь для каждой позиции мы вводим конкретный срок годности и количество товара, которое к нему относится.

После проведения пересчета и оформления документов Оприходование излишков, товар ляжет на регистры склада уже с привязкой к конкретным сериям (срокам).

Метод 2: Создание склада-дубля (Архивный метод)

Если вы опасаетесь за корректность старых движений и отчетов, разберем альтернативный вариант, предложенный опытными пользователями. Мы можем создать новый склад в системе, который будет являться полной копией текущего, но с включенным ордерным учетом и серийным контролем.

Проанализируем преимущества этого подхода:

• Старый склад остается «Архивным». Все старые реализации и поступления по нему сохраняют свою структуру.
• На новом складе учет начинается «с чистого листа» с правильными настройками серий.
• Перенос остатков осуществляется документом Перемещение товаров. В момент перемещения со старого склада (без серий) на новый (с сериями), программа потребует указать серии для принимающей стороны.

Этот метод считается более безопасным для крупных баз, так как не требует изменения существующих справочников Вид номенклатуры.

Автоматизация списания по FEFO

Одной из ключевых задач пользователя было исключение ручного выбора серий продавцами. Разберем, как настроить автоматический подбор серий в 1С:УТ 11.5.

Чтобы программа сама подставляла серию с ближайшим сроком годности в документ продажи, необходимо выполнить следующие настройки:

1. В настройках склада установите использование ордерной схемы при отгрузке.
2. В Политике учета серий для операций отгрузки установите значение «Указывать серии при планировании отбора».
3. Выберите стратегию отбора «FEFO».

В этом случае при оформлении документа Реализация товаров и услуг серия может не указываться (если настроено заполнение в ордере). При создании Расходного складского ордера система автоматически проанализирует остатки и заполнит серии в порядке приоритетности сроков годности. Продавцу останется только выдать товар согласно распечатанному заданию на отбор.

Отчетность: как видеть сроки на полгода вперед

Выясним, как контролировать приближающуюся просрочку. Для этого в системе предусмотрен типовой отчет «Остатки товаров по срокам годности».

Рассмотрим, как его настроить:

• Перейдем в раздел «Склад и доставка» — «Отчеты по складу».
• В настройках отчета укажем интересующий нас период (например, ближайшие 180 дней).
• Проанализируем колонки отчета: программа распределит товары по интервалам (например, «0-30 дней», «31-90 дней», «свыше 180 дней»).

Этот отчет работает корректно только в том случае, если в политике учета серий включена опция «Управление остатками серий». Если серии указаны справочно, отчет будет пустым.

Рекомендации по работе с существующими карточками

Если вы решили не создавать новые карточки номенклатуры, а модифицировать старые, помните о техническом ограничении 1С. Посмотрим на пример кода (логики), который необходимо реализовать для безопасного изменения настроек:

// Логика подготовки товара к включению серий:
1. Выгрузить текущие остатки по товару в Excel/Таблицу.
2. Создать документ "Списание недостач" на весь остаток по складу.
3. Убедиться, что по регистру "Товары на складах" остаток = 0.
4. Изменить в карточке товара "Вид номенклатуры" на новый (с сериями).
5. Создать документ "Оприходование излишков", заполнив серии из подготовленной таблицы.

Важно: Всегда делайте резервную копию базы перед массовым изменением реквизитов номенклатуры и проведением инвентаризации, так как это напрямую влияет на расчет себестоимости и финансовый результат прошлых периодов.

Таким образом, мы рассмотрели два основных пути перехода на серийный учет. Выбор зависит от объема ваших данных и необходимости сохранения исторической чистоты базы. Использование документа Пересчет товаров является наиболее технологичным способом ввода данных о сроках годности в 1С:Управление торговлей 11.