← На главную

При переходе с конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда кадровые документы и данные сотрудников переносятся в новую базу, а первичные расчетные документы (такие как Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный лист) отсутствуют. Проанализируем, почему типовая методология переноса работает именно так, как интерпретируются данные в новой программе и как правильно завершить год и сдать регламентированную отчетность.

Причины отсутствия первичных расчетных документов в ЗУП 3.1

Выясним причину, почему стандартная обработка переноса не создает первичные расчетные документы в приемнике:

1. Различие в архитектуре учета: Редакции 2.5 и 3.1 имеют принципиально разные механизмы расчета, структуры регистров и алгоритмы учета рабочего времени, НДФЛ и страховых взносов.
2. Искажение исторических данных при проведении: Перенос и повторное проведение расчетных документов в ЗУП 3.1 неизбежно вызвали бы перерасчеты и расхождения с данными, фактически зафиксированными в ЗУП 2.5. Попытка пересчитать прошлые периоды по новым алгоритмам приведет к искажению среднего заработка, налоговой базы и сумм взносов.
3. Принцип сохранения движений: Вместо переноса самих расчетных документов типовой механизм переноса переносит накопительные данные и движения регистров. В новой базе данные прошлых периодов регистрируются специальными техническими документами Перенос данных (аналог корректировки записей регистров).

Как переносятся начисления и где искать данные

Рассмотрим подробнее, как представлена информация о прошлых начислениях и доходах сотрудников после переноса:

В ЗУП 3.1 вся информация за прошлые периоды для расчета среднего заработка, пособий, НДФЛ и страховых взносов хранятся в документах Перенос данных. Каждому регистру соответствует свой технический документ или группа документов с определенными символьными индексами (например, учет доходов для НДФЛ, учет доходов для страховых взносов, начисления для расчета среднего заработка).

Таким образом, отсутствие документов Начисление зарплаты за прошлые месяцы в журнале документов редакции 3.1 является штатным и нормальным behavior (поведением) системы, а не ошибкой обработки переноса.

Порядок сдачи отчетности и закрытия года

Разберем по шагам, как правильно поступить организации, если перенос выполняется в конце года и требуется сдать регламентированную отчетность (6-НДФЛ, ЕФС-1 / RSV и др.):

1. Сдача отчетности из архивной базы (рекомендуемый подход):

   Закрытие расчетного месяца, года и формирование регламентированной отчетности за периоды до даты перехода выполняются в исходной базе ЗУП 2.5. Вся отчетность за период, который был полностью рассчитан в старой программе, формируется и сдается именно оттуда.

2. Подготовка базы ЗУП 2.5 перед переносом:

   Перед тем как окончательно выполнить перенос данных, в базе ЗУП 2.5 необходимо завершить все расчетные процедуры: полностью рассчитать и провести документы начисления заработной платы, исчислить НДФЛ и взносы, сформировать ведомости на выплату и провести документ Отражение зарплаты в регламентированном учете.

3. Техническое обслуживание перед конвертацией:

   В исходной базе рекомендуется выполнить процедуру «Тестирование и исправление», удалить помеченные объекты и обновить конфигурации ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 до актуальных релизов.

4. Начало учета в новой программе:

   В ЗУП 3.1 полноценный учет начинается с 1 января нового года (или с начала нового отчетного периода). Расчет текущей зарплаты и формирование отчетности за новые периоды будут производиться уже в ЗУП 3.1 с использованием данных о среднем заработке, перенесенных в документы Перенос данных.

Альтернативные варианты и параллельное ведение учета

Проанализируем дополнительные сценарии, которые применяются на практике:

1. Параллельное ведение учета: Для контроля правильности расчетов после переноса расчет заработной платы и взносов за один-два месяца можно вести параллельно в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1. Это позволяет сверить расчетные листки, своды начислений и удержаний, а также отчеты по НДФЛ и взносам перед окончательным отключением старой базы.
2. Перенос с помощью внешних правил конвертации: Если компании строго необходимо видеть именно первичные расчетные документы в новой базе, перенос реализуется с привлечением специалистов путем разработки индивидуальных правил в 1С:Конвертация данных. Однако данный способ требует больших трудозатрат и глубокой сверки, так как проведение перенесенных первичных документов в ЗУП 3.1 почти всегда требует ручных корректировок.

Резюме: Сдавать отчетность за период, рассчитанный в ЗУП 2.5, следует из архивной базы ЗУП 2.5. В редакции ЗУП 3.1 перенесенные начисления отображаются в виде движений регистров в документах Перенос данных, чего полностью достаточно для последующего расчета средних заработков и ведения учета с чистого листа.