Переход с системы 1С:УПП на 1С:ERP часто вызывает вопросы у специалистов, привыкших к определенным аналитическим разрезам. Одним из самых востребованных разрезов является «Проекты». В 1С:УПП проекты были самостоятельной сущностью, позволяющей разделять затраты, выручку и движения денежных средств. Разберем подробно, как реализовать аналогичный и даже более глубокий учет в 1С:ERP, используя современные механизмы системы.
В системе 1С:ERP основным инструментом для сквозного учета в разрезе проектов выступает справочник Направления деятельности. Проанализируем, почему это решение является более мощным, чем старые «Проекты». В отличие от УПП, где проекты зачастую были просто «меткой» в документах, направления деятельности (НД) позволяют не только разделять ДДС, но и формировать полноценный финансовый результат (P&L), а также баланс по каждому конкретному проекту.
Для того чтобы система начала учитывать деньги в разрезе проектов, нам необходимо выполнить следующие шаги:
Направления деятельности крайне важно установить флаг Учет денежных средств. Если этот флаг не будет установлен, аналитика будет фиксироваться только в доходах и расходах, но «пропадать» при формировании движений по расчетным счетам и кассам.Выясним причину, по которой у многих пользователей возникают сложности при заполнении документов Списание безналичных ДС или Поступление безналичных ДС. В 1С:ERP аналитика «Направление деятельности» редко заполняется «в лоб» руками в самом платеже (особенно в режиме списка). Система опирается на так называемый Объект расчетов.
Рассмотрим, как это работает на практике:
Направление деятельности подтягивается автоматически из документа-основания. В заказе клиента или заказе поставщика на вкладке «Дополнительно» или в заголовке указывается НД. При оформлении оплаты система «видит» связь и пробрасывает аналитику в регистры денежных средств.Часто возникает ситуация, когда одним платежным поручением нужно оплатить несколько счетов, относящихся к разным проектам. Если в договоре стоит детализация «По договору в целом», система может не позволить разделить платеж по разным НД в табличной части Расшифровка платежа.
Чтобы решить эту задачу, разберем следующий алгоритм действий:
Списание безналичных ДС выбираем вариант оплаты Списком.Направлению деятельности, платеж корректно разделится в учете ДДС по разным проектам.Бывают случаи, когда на момент платежа (например, при получении аванса от покупателя) еще неизвестно, к какому проекту будут относиться эти средства. Посмотрим, какие инструменты предоставляет ERP для решения этой задачи.
Если аванс «завис» на пустом направлении деятельности или на общем направлении, мы можем использовать регламентный документ Распределение доходов и расходов по направлениям деятельности. Однако для денежных средств чаще используется механизм корректировки задолженности или взаимозачета. Как только становится известен целевой объект расчетов (например, создана накладная), мы можем перенести аванс на этот объект, и система автоматически переквалифицирует движение денежных средств в соответствующих регистрах отчетности.
Для анализа движения денежных средств в разрезе проектов нам не нужно создавать новые отчеты. Воспользуемся типовым отчетом Движения денежных средств. Настроим его по шагам:
Направление деятельности.Денежные средства в кассах/на счетах или напрямую в аналитике регистра Движения Денежные средства - Контрагент.После такой настройки отчет наглядно покажет приход и расход денег по каждому проекту (направлению деятельности), а также начальные и конечные остатки, если включен соответствующий учет в настройках НД.
Если вашей организации не требуется полноценный финансовый результат по проектам и формирование баланса, а нужна лишь простая «метка» в отчете по деньгам, рассмотрим упрощенный вариант. Можно использовать Дополнительные реквизиты.
Мы можем добавить доп. реквизит «Проект» к справочнику Статьи движения денежных средств или непосредственно к документам движения ДС. Это позволит выводить данную информацию в отчетах через механизм настройки группировок. Однако помните, что этот способ не обеспечит автоматического контроля взаиморасчетов и не позволит отследить целевое использование средств в рамках сложных производственных цепочек.
Если ваши проекты связаны с выполнением Гособоронзаказа (ГОЗ), то использование Направлений деятельности становится практически обязательным. В 1С:ERP для таких целей создается отдельное направление деятельности под каждый контракт ГОЗ. В этом случае система максимально жестко связывает все цепочки документов — от закупки материалов до оплаты финальному поставщику. Аналитика по проекту (контракту) проставляется автоматически из карточки контракта, что минимизирует риск ошибок ручного ввода, который мы обсуждали выше.
Таким образом, мы выяснили, что 1С:ERP предоставляет гораздо более гибкие и глубокие механизмы проектного учета, чем УПП. Главное — правильно определить уровень детализации расчетов в договорах и не забывать про флаг учета денежных средств в карточках направлений деятельности.