Развитие электронной коммерции ставит перед бухгалтерами и техническими специалистами множество вопросов, связанных с несовпадением моментов оплаты товара и его фактической отгрузки. Типичная ситуация: покупатель оформляет заказ на сайте поздно вечером (например, в 23:50), деньги списываются с его карты мгновенно, а склад начинает собирать и отгружать товар только на следующий день. Как правильно отразить эти операции в программе 1С, соблюсти требования Федерального закона № 54-ФЗ и не запутаться в проводках? Давайте разберем эту тему подробно и по шагам.
Для начала проанализируем ключевое заблуждение, с которым часто сталкиваются начинающие специалисты. Логика «если товар оплачен, значит он сразу должен быть отгружен в системе» в корне неверна с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Как справедливо отметили участники обсуждения на форуме, оплата заказа на сайте до момента передачи товара покупателю классифицируется как получение аванса (предоплаты). Этот факт хозяйственной жизни никак не связан с физическим наличием товара на складе и процессом его сборки.
Вы можете получить денежные средства сегодня, а отгрузить товар завтра, через неделю или даже через месяц (если это, например, индивидуальный заказ). Следовательно, в учетной системе эти процессы должны фиксироваться разными документами и в разное время.
Поскольку расчеты в интернет-магазинах происходят бесконтактным способом, продавец обязан соблюдать правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ). Согласно действующему законодательству, при расчетах по предоплате необходимо формировать два кассовых чека:
Предоплата 100% (если перечень товаров четко определен) или Аванс (если состав заказа может измениться).Полный расчет. Этот документ производит зачет ранее полученной предоплаты.На форуме было предложено интересное решение: «не списывать деньги сразу, а резервировать их (холдировать) и списывать только после отгрузки». Давайте проанализируем эту ситуацию подробнее.
Холдирование (двухстадийный платеж) — это технология, при которой банк-эквайер временно блокирует (замораживает) сумму покупки на карте клиента. Окончательное списание происходит только после подтверждения со стороны интернет-магазина (например, когда менеджер убедился, что товар есть на складе и собран).
Это очень удобный инструмент для бизнеса, так как в случае отсутствия товара операцию можно отменить без комиссии за возврат. Однако с точки зрения применения ККТ здесь есть важная деталь. Контролирующие органы (Минфин и ФНС) сходятся во мнении, что первый кассовый чек должен быть пробит в момент холдирования, так как именно в этот момент покупатель лишается возможности распоряжаться заблокированной суммой, то есть происходит расчет.
Если заказ подтвержден и отгружен — деньги списываются, и при передаче товара бьется второй чек на зачет аванса. Если же заказ отменен, холдирование снимается банком, а в кассе оформляется чек с признаком расчета Возврат прихода.
Чтобы исключить человеческий фактор при ночных продажах, интеграция интернет-магазина и 1С должна работать в автоматическом режиме. Рассмотрим, как выглядит типовой бизнес-процесс:
ОперацияПоПлатежнойКарте (в зависимости от конфигурации может называться ЭквайринговаяОперация). Данный документ фиксирует поступление аванса.РеализацияТоваровУслуг. На основании этой реализации пробивается второй чек на Полный расчет.Для наглядности рассмотрим пример кода на встроенном языке 1С, который может использоваться в обработке загрузки заказов с сайта для автоматического создания документа оплаты:
// Пример автоматического создания документа "Операция по платежной карте"
НоваяОплата = Документы.ОперацияПоПлатежнойКарте.СоздатьДокумент();
НоваяОплата.Дата = ПолучитьДатуПлатежаИзCMS(); // Например, 23:50:00
НоваяОплата.Организация = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", ЗаданныйИНН);
НоваяОплата.Контрагент = НайтиИлиСоздатьКонтрагента(ДанныеЗаказа.Покупатель);
НоваяОплата.ДоговорКонтрагента = ПолучитьДоговорЭквайринга(НоваяОплата.Контрагент);
НоваяОплата.СуммаДокумента = ДанныеЗаказа.СуммаОплаты;
НоваяОплата.ВидОперации = Перечисления.ВидыОперацийПоПлатежнымКартам.ОплатаПокупателя;
// Заполнение эквайрингового терминала и договора
НоваяОплата.ЭквайринговыйТерминал = Справочники.ЭквайринговыеТерминалы.НайтиПоНаименованию("Сайт");
// Записываем и проводим документ для отражения аванса
НоваяОплата.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Для правильного ведения бухгалтерского учета мы должны использовать транзитный счет 57.03 (Продажи по платежным картам). Это необходимо, так как деньги от банка-эквайера поступают на расчетный счет компании не мгновенно, а обычно на следующий рабочий день (и за вычетом комиссии банка).
Давайте разберем по шагам схему формирования проводок в 1С:
Шаг 1. Отражение предоплаты от покупателя (в день оплаты, 23:50)
При загрузке оплаты создается документ ОперацияПоПлатежнойКарте:
Шаг 2. Отгрузка товара и сборка на складе (на следующий день)
Оформляется документ РеализацияТоваровУслуг:
Шаг 3. Зачисление денежных средств банком-эквайером
При получении банковской выписки создается документ ПоступлениеНаРасчетныйСчет с видом операции "Поступления от продаж по платежным картам и банковским кредитам":
Мы выяснили, что разделение процессов оплаты и отгрузки во времени — это стандартная практика, которая полностью укладывается в рамки действующего законодательства и методологии бухгалтерского учета. Не нужно пытаться искусственно совместить эти события. Использование схемы с предоплатой (двумя чеками) или механизма холдирования в связке с автоматической интеграцией сайта и 1С позволит вам вести учет корректно, прозрачно и без штрафов со стороны налоговых органов.