Вопрос корректности формирования отчета «Среднесписочная численность» в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 является одним из самых часто обсуждаемых среди бухгалтеров и кадровиков. Часто возникают ситуации, когда данные за месяц не сходятся с данными за год, или сотрудники, уволенные и принятые вновь, «дважды» учитываются в итоговых показателях. В этой статье мы подробно разберем причины возникновения таких ошибок и пошагово пройдем по методам их устранения.
Одной из главных причин «двоения» данных в отчете является непонимание архитектуры 1С. Проанализируем ситуацию: сотрудник уволился в июне и снова устроился в июле. С точки зрения кадрового учета — это два разных элемента справочника Сотрудники, но одно и то же Физическое лицо. Статистическая отчетность, к которой относится среднесписочная численность, должна строиться на основании данных о физических лицах.
Если в вашем отчете один и тот же человек посчитан дважды как «2», в первую очередь необходимо проверить, не создано ли в системе два разных физических лица для одного человека. Рассмотрим алгоритм проверки:
Физические лица.Если система найдет дубли, их необходимо объединить. Это критически важно, так как отчет агрегирует данные именно по идентификатору физлица.
Рассмотрим ситуацию, когда при формировании отчета за декабрь мы видим одни цифры, а при формировании за год (в графе за декабрь) — другие. Это довольно распространенная методическая проблема. Выясним причину этого явления.
Среднесписочная численность за год рассчитывается как сумма среднесписочных численностей за каждый месяц, деленная на 12. При этом расчет за каждый отдельный месяц базируется на ежедневном учете списочного состава. Проанализируем возможные факторы расхождений:
Посмотрим на правила заполнения статистических форм. Внешние совместители никогда не включаются в среднесписочную численность. Они учитываются отдельно в средней численности (например, в форме П-4). Если вы видите в отчете лишних людей, проверьте вид занятости в карточке сотрудника.
С внутренними совместителями ситуация иная. Рассмотрим пример: сотрудник работает на основной ставке и на 0.5 ставки по внутреннему совместительству. В отчете «Среднесписочная численность» он должен учитываться как одна единица (1.0). Если программа показывает 1.5 — это явный признак ошибки в настройках или данных регистров. Программа должна схлопывать несколько рабочих мест одного физлица в рамках одной организации до одной целой единицы.
Если визуальная проверка документов не дает результата, нам необходимо проанализировать «подкапотную» часть системы. Отчет строится не напрямую по документам приема/увольнения, а по данным специальных регистров накопления. Основной регистр для этого — Данные о времени для расчета среднего заработка (общий).
Рассмотрим, как проверить эти данные:
Данные о времени для расчета среднего заработка (общий).Отработано дней и Отработано часов.Если данные в регистре некорректны (например, задвоены записи из-за нескольких кадровых переводов в один день), отчет будет выдавать ошибку. В таких случаях помогает стандартная обработка. Перейдите в раздел Зарплата — Сервис — Обновить данные для расчета среднего заработка. Выберите период и организацию, затем запустите выполнение. Это пересчитает записи в регистрах на основании первичных кадровых документов.
Для пользователей версии КОРП существует специфическая проблема, связанная с сотрудниками, работающими в ночные смены, переходящие на следующие сутки. В типовых запросах отчета иногда некорректно обрабатывается «граница» суток, из-за чего сотрудник на одну дату может учитываться дважды или, наоборот, выпадать.
Проанализируем ситуацию: если в графике работы стоит смена с 20:00 до 08:00, программа должна четко понимать, к какому дню списочного состава относится этот работник. В случае обнаружения таких ошибок рекомендуется:
Важно помнить методику Росстата: сотрудники в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком входят в списочную численность, но исключаются из среднесписочной. Если ваша «среднесписочная» подозрительно велика, выясним, не забыли ли вы исключить этих сотрудников.
В 1С:ЗУП 3.1 за это отвечает состояние сотрудника. Если введен документ Отпуск по уходу за ребенком, программа автоматически исключает человека из расчета. Однако, если сотрудник вышел на работу на неполный рабочий день, сохраняя право на пособие, он должен включаться в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени.
Проверим расчет для такого случая:
// Пример логики расчета для неполного рабочего времени
Среднесписочная = ОтработаноЧасовВМесяце / (НормаЧасовПоГрафикуПятидневки);
Если у такого сотрудника в графике работы не указано, что это неполное рабочее время с расчетом по норме другого графика, программа может ошибиться в коэффициенте.
Физические лица.Обновить данные для расчета среднего заработка.Следуя этим шагам, мы сможем добиться полной идентичности данных в отчетах за разные периоды и обеспечить корректную сдачу статистической отчетности.