Тема оплаты труда в праздничные и выходные дни всегда сопряжена с повышенным вниманием со стороны как бухгалтеров-расчетчиков, так и контролирующих органов. В конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 (а также в аналогичной ей 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5) пользователи часто сталкиваются с проблемой: как оперативно получить детальную информацию о том, кто из сотрудников работал в праздники, в какие именно даты это происходило, сколько часов было отработано и какие суммы за это начислены.
Стандартного отчета, который сочетал бы в себе и календарную сетку, и суммы начислений, в типовом функционале нет. Давайте детально разберем, почему сложилась такая ситуация, и рассмотрим эффективные практические способы решения этой задачи с помощью настройки стандартных отчетов, универсального отчета, а также разберем логику создания собственного отчета на схеме компоновки данных (СКД).
Пользователи часто хотят видеть отчет в виде кросс-таблицы: слева — список сотрудников по подразделениям, в шапке — календарные дни месяца, а на пересечении — отработанные праздничные часы и начисленная за этот конкретный день сумма. Реализовать такой отчет в типовой конфигурации 1С:УПП 1.3 «из коробки» не представляется возможным по архитектурным причинам хранения данных:
Оплата праздничных и выходных дней организаций (или фиксируются в табеле учета рабочего времени).Основные начисления работников организаций. При этом расчет производится за месяц, и в регистре чаще всего фиксируется общая сумма за период действия начисления, без детальной разбивки «сумма за каждый конкретный день», если выходов было несколько.Связать эти две таблицы в рамках одной календарной сетки стандартными интерактивными средствами без доработки конфигурации или использования внешнего отчета затруднительно. Тем не менее, мы можем использовать обходные пути и гибкие настройки стандартных отчетов, чтобы оперативно получить всю необходимую информацию.
Проанализируем самый простой и быстрый способ увидеть начисленные суммы по конкретным видам расчета. Для этого отлично подойдет стандартный отчет Анализ начислений работникам организаций. Он позволяет сгруппировать данные по сотрудникам и видам расчета, а также сделать жесткий отбор.
Разберем по шагам, как настроить этот отчет:
Анализ начислений работникам организаций (его можно найти через меню «Операции» — «Отчеты» или в интерфейсе «Расчет зарплаты организаций»).Вид расчета. Установим тип сравнения В списке.Оплата праздничных и выходных дней и Доплата за работу в праздники и выходные.Подразделение, Сотрудник и Вид расчета.В результате мы получим наглядную таблицу, где по каждому сотруднику будет выведена общая сумма начисления за праздничные дни за выбранный период. При необходимости мы можем дважды кликнуть на сумму и выбрать расшифровку по полю Регистратор (документ-начисление), чтобы понять, каким именно документом была начислена эта сумма.
Если нам нужно настроить глобальный отчет по всей организации и выделить оплату праздничных дней в отдельную колонку с возможностью фильтрации, мы можем использовать отчет Свод начислений по организации. Для этого воспользуемся механизмом пользовательских полей-выражений.
Выясним, как это сделать:
Свод начислений по организации.
Выбор
Когда [Вид расчета] = Значение(ПланВидовРасчета.ОсновныеНачисленияОрганизаций.ОплатаПраздничныхИВыходныхДней)
Тогда [Результат]
Иначе 0
Конец
Оплата выходных (праздничных).Оплата выходных (праздничных) Больше 0.После формирования отчета мы увидим только тех сотрудников, по которым были начисления за работу в выходные дни, с выводом сумм в отдельную удобную колонку.
Часто бухгалтеру важно проверить не только сумму, но и сам факт выхода сотрудника в праздничный день, сопоставив его с табельным учетом. Для этого мы можем перенастроить стандартный отчет Табель учета рабочего времени Т-13.
Рассмотрим подробнее алгоритм настройки отбора в табеле:
Табель учета рабочего времени Т-13.Сотрудник и Должность добавим поле Вид учета времени.Вид учета времени В списке.ПЗ (Праздники) и РВ (Праздники без повышенной оплаты / Работа в выходные).Такой модифицированный табель выведет на экран только тех сотрудников, у которых в выбранном месяце были зафиксированы выходы в праздничные дни, с указанием конкретных дат и количества фактически отработанных часов за каждый такой день. Это идеальный инструмент для сверки первичного учета с расчетной ведомостью.
Для продвинутых пользователей отличным решением станет использование встроенного механизма Универсальный отчет. Он позволяет напрямую обратиться к регистру расчета и вытащить данные в любом удобном разрезе.
Посмотрим на пример настройки:
Универсальный отчет (меню «Отчеты» — «Универсальный отчет»).Основные начисления работников организаций. Выберем таблицу Движения с субконто (или просто таблицу движений).ПодразделениеОрганизации, Сотрудник, ПериодРегистрации.Результат (это сумма начисления), ОтработаноДней, ОтработаноЧасов.Вид расчета В списке и выберем наши виды расчета для праздничных дней.Универсальный отчет сформирует плоскую таблицу, из которой данные можно легко скопировать в MS Excel для дальнейшего построения сводных таблиц.
Если вашей организации требуется именно та форма отчета, которую запросил пользователь (кросс-таблица с календарем по дням, подразделениями и суммами на пересечении), то единственным надежным решением будет создание внешнего отчета на базе схемы компоновки данных (СКД).
Проанализируем логику построения запроса для такого отчета. Нам необходимо объединить данные о фактически отработанных часах по дням и данные о начисленных суммах из регистра расчета. Примерный текст запроса для СКД будет выглядеть следующим образом:
ВЫБРАТЬ
ОсновныеНачисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
ОсновныеНачисления.Сотрудник.ПодразделениеОрганизации КАК Подразделение,
ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации КАК Месяц,
ОсновныеНачисления.ПериодДействияЧисло КАК ДеньМесяца,
ОсновныеНачисления.ВидРасчета КАК ВидРасчета,
ОсновныеНачисления.Результат КАК СуммаОплаты,
ОсновныеНачисления.ОтработаноЧасов КАК ОтработаноЧасов
ИЗ
РегистрРасчета.ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций КАК ОсновныеНачисления
ГДЕ
ОсновныеНачисления.ВидРасчета В (&СписокВидовРасчета)
И ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
В настройках компоновщика данных для вывода кросс-таблицы мы укажем:
Подразделение, Сотрудник.Месяц (с шагом по месяцам) и вложенную группировку ДеньМесяца.СуммаОплаты и ОтработаноЧасов.Такой отчет полностью закроет потребность руководства и бухгалтерии в наглядном распределении фонда оплаты труда за праздничные дни.
При сопоставлении данных из различных отчетов (например, табеля Т-13 и свода начислений) часто выявляются расхождения. Проанализируем основные причины таких ошибок:
Оплата праздничных и выходных дней организаций рассчитан и проведен, но в документе Табель учета рабочего времени пользователем вручную был оставлен обычный рабочий код (например, «Я» вместо «РВ»). В таком случае программа может дважды оплатить один и тот же день или выдать ошибку при расчете. Всегда сверяйте проведенные документы оплаты с кодами в табеле.Основные начисления организаций может привести к занижению или, наоборот, к задвоению сумм. Убедитесь, что праздничные начисления правильно настроены на вкладке «Прочее» в карточке вида расчета.Используя приведенные выше варианты настройки отчетов, вы сможете оперативно выявлять любые расхождения и контролировать корректность начислений за работу в выходные и праздничные дни в программе 1С:УПП 1.3.