В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в справочнике Штатное расписание не соответствуют реальности. Например, на должности числится один сотрудник, но в колонке "Занято ставок" отображается значение "2", а количество свободных ставок уходит в минус. Это создает путаницу при формировании отчетности и планировании кадровых перестановок.
В данной статье мы подробно разберем механизмы работы программы, выясним, почему возникают такие расхождения, и рассмотрим пошаговые инструкции по исправлению данных.
Для начала проанализируем техническую сторону вопроса. В ЗУП 3.1 для быстрого вывода информации в списках и отчетах используются так называемые интервальные регистры. Основным источником данных для формы списка штатного расписания является регистр сведений Занятость позиций штатного расписания (интервальный).
В отличие от обычных регистров, которые фиксируют только движения (приход/расход), интервальный регистр хранит уже рассчитанные периоды (интервалы), в течение которых ставка была занята или свободна. Если при проведении кадрового документа произошел программный сбой или данные были введены некорректно (например, через групповое изменение реквизитов), "интервалы" могут сформироваться неправильно, порождая "фантомные" занятые ставки.
Если мы видим лишнюю занятую ставку, первым делом нужно выяснить, кто именно её занимает по мнению системы. Для этого выполним следующие действия в форме списка штатного расписания:
Штатное расписание.Проанализируем полученный список. Если в нем один и тот же сотрудник упоминается дважды или присутствуют уволенные сотрудники, значит, проблема в документах-основаниях. Для наглядного вывода работников в разрезе позиций штатного расписания можно использовать отчет штатного расписания с выводом сотрудников по штатным позициям.
Рассмотрим наиболее распространенную причину задвоения ставок. При переходе на работу в ЗУП 3.1 из других программ данные часто вносятся документом Начальная штатная расстановка. Этот документ фиксирует состояние сотрудника на дату начала учета.
Типичная ошибка: бухгалтер вводит сотрудника через Начальную штатную расстановку, а затем по ошибке создает на него же документ Прием на работу текущей датой. В результате система считает, что ставка занята дважды: один раз по данным расстановки, второй раз — по приказу о приеме. Даже если контроль штатного расписания включен, на момент ввода этих документов он мог быть временно отключен или проверка не сработала из-за совпадения дат.
Чтобы исправить это, проанализируем движения обоих документов. Если данные идентичны (оклад, график, подразделение), один из документов (чаще всего Прием на работу) является лишним и его следует пометить на удаление. Если же сотрудник действительно принимался позже, необходимо исключить его из документа Начальная штатная расстановка.
Бывают ситуации, когда сотрудник уволен, но ставка продолжает числиться занятой. Разберем, почему это происходит:
Увольнение проведен датой, которая меньше даты приема в Начальной штатной расстановке (ошибка ввода), интервал занятости может "зависнуть".Занятость позиций штатного расписания не получит команду на освобождение конкретной позиции.Для проверки рекомендуем зайти в регистр сведений Занятость позиций штатного расписания напрямую через меню "Все функции" (или "Функции для технического специалиста") и установить отбор по проблемному сотруднику. Выясним, какой именно Регистратор удерживает ставку.
Иногда визуальное отображение в списке не совпадает даже с кадровыми отчетами. Это явный признак того, что интервальный регистр "рассинхронизировался" с основными данными. Для решения этой проблемы рассмотрим два способа:
Начальной штатной расстановки). Это заставит систему пересчитать интервалы.Проанализируем еще одну ситуацию: временное замещение. Если сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком, в документе Отпуск по уходу за ребенком есть важный флаг Освободить ставку на период отпуска.
Если этот флаг не установлен, ставка остается за декретницей. Если на её место принимают нового сотрудника, позиция будет занята дважды. В отчете это будет выглядеть как "-1" свободная ставка. Это штатное поведение программы, но если ваша задача — видеть только реальную текущую занятость, убедитесь, что флаги освобождения ставок расставлены верно.
Также проверим документы Совмещение должностей. Если в них выбрана позиция штатного расписания и не снята галочка "Занимать ставку", программа добавит этого сотрудника в список занявших позицию.
Для поддержания порядка в штатном расписании рекомендуем:
Начальную штатную расстановку и Прием на работу.Занятость позиций штатного расписания (интервальный) через консоль запросов или меню "Все функции", чтобы увидеть, какой документ создает лишнюю запись.Используя приведенные выше инструкции, мы сможем добиться идеального соответствия фактической расстановки кадров и отображения данных в программе 1С:ЗУП 3.1. Для регулярного мониторинга вакансий и занятости позиций подойдёт отчет по укомплектованности и вакансиям штатного расписания.