Отчет Штатная расстановка в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 является одним из наиболее востребованных инструментов для кадровой службы. Он позволяет не просто увидеть список сотрудников, но и сопоставить их с позициями штатного расписания. Однако пользователи часто сталкиваются с тем, что итоговые цифры в колонках Количество ставок, Свободно ставок и Всего ставок кажутся противоречивыми. В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить этот отчет, чтобы получить достоверные данные о занятых и вакантных ставках по всей организации.
Для начала проанализируем, что именно программа вкладывает в названия колонок по умолчанию. В стандартном варианте отчета Штатная расстановка основная цель — показать, кто именно занимает позиции. Поэтому логика работы полей следующая:
Штатным расписанием. Если вакансии скрыты, отчет суммирует только ставки фактически работающих сотрудников.Разберем ситуацию, когда в отчете отображается: Кол-во ставок — 10, Свободно ставок — 2, а Всего ставок — 10. На первый взгляд кажется, что занятых должно быть 8. Почему так происходит? Это означает, что отчет настроен на отображение данных из штатного расписания (всего 10), а расчет занятых позиций происходит «в уме» или требует дополнительной настройки фильтров.
Рассмотрим по шагам, как настроить отчет так, чтобы он показывал именно занятые позиции без лишней информации о вакансиях, если ваша цель — увидеть текущую загрузку персонала.
Шаг 1. Переход к расширенным настройкам. Откройте отчет Штатная расстановка, нажмите кнопку Настройки. В открывшемся окне переключите вид в режим Расширенный (внизу окна).
Шаг 2. Настройка флажков видимости. На вкладке Фильтры или в кратких настройках найдите параметры Показывать вакантные ставки и Состояние позиции. Если вы хотите видеть только занятые ставки, снимите флажок с вакансий. Как только вы это сделаете, колонка Количество ставок начнет отображать сумму долей ставок только по трудоустроенным сотрудникам.
Шаг 3. Активация итогов по организации. Чтобы увидеть общее число внизу отчета, на вкладке Поля и сортировки убедитесь, что выбрано поле Всего ставок. Именно этот флажок отвечает за формирование итоговой строки по подразделению и организации в целом.
Выясним причину расхождений, когда математическая разница между штатом и фактом не совпадает. Проанализируем несколько ситуаций:
Если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком, его ставка считается занятой (за ним сохраняется рабочее место по закону), но в то же время она может считаться свободной для подбора (на неё можно принять временного работника). В настройках отчета 1С:ЗУП существуют скрытые поля, которые позволяют разделять «Занято фактически» и «Занято по штатному расписанию». Если вы видите «лишние» свободные ставки, проверьте наличие «декретниц» в данном подразделении.
Если в настройках программы (раздел Настройка — Кадровый учет) включена опция Использовать историю изменений штатного расписания, отчет крайне чувствителен к дате формирования. Проанализируем ситуацию: если сотрудник уволен в 9:00 утра, а отчет формируется на текущую дату, он может попасть или не попасть в выборку в зависимости от того, как настроены границы периода в схеме компоновки данных. Рекомендуется всегда формировать отчет на конец дня.
Если стандартных флажков недостаточно, воспользуемся механизмом Изменить вариант. Это позволит нам добавить специфические поля, которых нет на главной панели:
Еще — Изменить вариант....Детальные записи или группировку по позиции.Поля. Посмотрите, нет ли там дублирующих полей. Для чистоты отчета оставьте только:
ДолжностьСотрудникКоличество ставок (это будет факт)Количество ставок по штатному расписанию (это будет план)Условное оформление можно добавить правило: если Количество ставок больше, чем положено по штату, выделять строку красным цветом. Это поможет мгновенно увидеть «перебор» ставок.Если отчет Штатная расстановка все же кажется вам перегруженным или неудобным для получения итоговых цифр по ставкам, рассмотрим использование смежных отчетов:
Анализ штатного расписания. Этот отчет лучше всего подходит для ответа на вопрос «Сколько у нас ставок всего и сколько из них занято?». В нем колонки четко разделены на По штату, Занято и Вакантно. В нем гораздо проще увидеть итоговую сумму по всей организации, не перенастраивая группировки.
Заполненность штатного расписания. Проанализируем этот вариант: он предоставляет данные в процентном соотношении. Если вам нужно быстро понять, в каких отделах дефицит кадров, этот отчет будет более информативным, чем простая расстановка.
Таким образом, для получения корректного общего количества занятых ставок в Штатной расстановке, необходимо в расширенных настройках установить флаг Всего ставок и убедиться, что в фильтрах по состоянию позиции выбрано значение Занята. Это исключит влияние вакантных позиций на итоговые суммы и даст четкую картину текущей расстановки кадров.