При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (особенно начиная с версии 3.1.10.78 и выше) пользователи часто сталкиваются с досадным предупреждением в документе Совмещение должностей. Система сообщает, что количество занимаемых ставок превышает свободный остаток по штатному расписанию, хотя визуально по отчетам ставки свободны. Давайте подробно разберем, почему это происходит и как устранить данную проблему.
Проанализируем сначала коренную причину. Начиная с версии 3.1.10, разработчики фирмы «1С» существенно пересмотрели механизм контроля штатного расписания. В документе Совмещение должностей появилось новое обязательное поле — Количество ставок.
Выясним причину ошибки: при обновлении информационной базы на новые релизы это поле у существующих документов или при автоматическом заполнении новых документов может по умолчанию принимать значение «1». В результате программа считает, что документ пытается занять целую ставку, даже если вы просто назначаете доплату за исполнение обязанностей. Если в штатном расписании по этой позиции осталась, к примеру, только 0.5 ставки, программа выдаст предупреждение о превышении.
Рассмотрим основной технический механизм, на который опирается программа при выводе этого предупреждения. Вся информация о занятости ставок теперь хранится в специализированном регистре сведений ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания.
Для детального анализа ситуации выполним следующие действия:
Занятые позиции штатного расписания.Количество ставок.Часто мы можем обнаружить там «фантомные» записи. Например, если сотрудник был уволен или срок его совмещения истек, запись в регистре по каким-то причинам могла не обновиться. Это приводит к тому, что система «видит» ставку занятой, хотя фактически она свободна.
Посмотрим на ситуацию со стороны настроек кадрового учета. Если в вашей базе включена опция «Ведется история изменений штатного расписания», система становится крайне чувствительной к хронологии документов.
Проанализируем возможные накладки дат:
Изменение штатного расписания, которые сокращают количество ставок по этой позиции в будущем.Прием на работу или Кадровый перевод с будущей датой. Система бронирует ставку под будущего сотрудника, и для совмещения она становится «недоступной».Разберем частный случай: оформление совмещения на период отпуска или болезни основного работника. В документе Совмещение должностей при выборе варианта «Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника» система иногда ошибочно суммирует ставку самого отсутствующего и ставку, которую мы указываем в документе совмещения.
Чтобы решить эту проблему, проверим, высвобождается ли ставка в документе-основании (например, в Больничном листе или Отпуске). Если флаг «Освободить ставку на период отсутствия» не установлен, то для программы позиция остается занятой основным работником, и совмещение поверх него вызывает конфликт долей ставок.
Иногда причина кроется в математической погрешности. Поле Количество ставок в современных конфигурациях поддерживает три и более знаков после запятой. Проанализируем ситуацию, когда при расчете долей (например, при делении одной ставки на троих сотрудников) возникают бесконечные дроби.
Если в поле фактически записано значение типа 0.33334 вместо 0.33333, суммарный итог по позиции может составить 1.00001. Для алгоритма контроля в 1С это уже является превышением единицы. В таких случаях рекомендуем вручную перепроверить и перезаполнить поле количества ставок в документе Совмещение должностей, ограничив его нужным количеством знаков.
Если вы столкнулись с этой ошибкой, пройдем по шагам для ее устранения:
Совмещение должностей и проверьте значение в поле Кол-во ставок. Если там стоит «1», а вы хотите только назначить доплату, попробуйте уменьшить это значение до фактического (например, до 0).Заполненность штатного расписания (раздел Кадры — Кадровые отчеты). Посмотрите, какой остаток ставок показывает программа именно на дату начала совмещения.Важный момент: Помните, что во многих случаях это сообщение является именно предупреждением. Если в настройках параметров кадрового учета у вас не стоит жесткий запрет на проведение документов при нарушении штатного расписания, документ можно провести. Однако это «хвостом» потянет неверные данные в аналитические отчеты, поэтому лучше добиться корректного отображения остатков ставок.