← На главную

Часто при формировании отчета по штатному расписанию (в том числе по унифицированной форме Т-3) мы сталкиваемся с тем, что должности выводятся в алфавитном порядке. Из-за этого возникает ситуация, когда строка «Главный бухгалтер» или «Бухгалтер» стоит выше, чем «Директор». Естественно, руководство требует, чтобы иерархия соблюдалась: сначала директор, затем его заместители, потом главбух и далее рядовые сотрудники. Рассмотрим подробно, как мы можем упорядочить должности в 1С, чтобы отчет формировался корректно.

Способ 1: Добавление числовых префиксов в наименование (Простой, но не рекомендуемый)

Самый быстрый вариант, который часто приходит на ум — это изменить сами названия должностей в справочнике. Проанализируем этот подход.

1. Открываем справочник должностей.
2. Добавляем перед названием каждой должности порядковый номер: «01 Директор», «02 Зам. директора», «03 Главный бухгалтер» и так далее.
3. Формируем отчет. Поскольку сортировка идет по алфавиту (и цифрам), должности выстроятся в нужной нам последовательности.

Недостаток: Этот способ искажает визуальное представление названий. Цифры будут выводиться в кадровых документах, приказах и печатных формах, что недопустимо с точки зрения правильного ведения кадрового делопроизводства.

Способ 2: Настройка скрытого поля «Порядок» (Рекомендуемый разработчиками 1С)

В программе 1С:ЗУП 3 предусмотрен специальный встроенный механизм для пользовательской сортировки, который не портит наименования. Разберем по шагам, как его активировать и использовать.

1. Перейдем в раздел Настройка и откроем справочник Должности.
2. В открывшемся списке нажмем кнопку Еще (в правом верхнем углу окна) и выберем пункт Изменить форму.
3. В появившемся окне настроек формы встанем курсором на элемент Ссылка и нажмем кнопку Добавить поля.
4. В списке полей найдем скрытое по умолчанию поле Порядок, отметим его галочкой и нажмем ОК.
5. Теперь в нашем списке должностей появилась новая колонка «Порядок». Если мы кликнем на любую должность в этой колонке, на командной панели станут активными синие стрелочки «Вверх» и «Вниз». С их помощью мы можем передвигать должности, выстраивая нужную нам иерархию.
6. После настройки справочника перейдем к самому отчету «Штатное расписание (Т-3)». Откроем Настройки отчета, выберем Расширенный режим и перейдем на вкладку Поля и сортировки.
7. В правой части (где задаются сортировки) добавим новое поле Должность.Порядок и поднимем эту строку в самый верх с помощью синей стрелки.

Теперь отчет выведет должности ровно в той последовательности, которую мы задали в справочнике с помощью стрелочек, при этом названия останутся корректными.

Способ 3: Автоматическая сортировка по размеру оклада

Посмотрим на еще один элегантный и автоматизированный вариант. Как правило, в штатном расписании подразделения самая высокая зарплата у руководителя, чуть меньше у заместителя, далее у главного бухгалтера и так далее. Мы можем использовать этот факт для настройки отчета.

1. Откроем отчет «Штатное расписание» и перейдем в Настройки.
2. Выберем Расширенный режим и откроем вкладку Поля и сортировки.
3. В разделе сортировок снимем галочки с текущих настроек (например, с сортировки по должности).
4. Добавим новое поле сортировки — выберем поле размера оклада или тарифной ставки.
5. Установим направление сортировки По убыванию.

Сформируем отчет. Программа автоматически проанализирует суммы окладов и выстроит список от самого высокооплачиваемого сотрудника (Директора) к менее оплачиваемым. Этот метод избавляет нас от необходимости вручную настраивать порядок для новых должностей: как только мы вводим новую позицию с окладом, она автоматически занимает правильное место в иерархии отчета.

Резюме: Мы разобрали три способа сортировки. Вы можете использовать метод ручной расстановки через поле Порядок для полного контроля над иерархией или применить сортировку по окладу для автоматизации процесса. Оба этих способа являются корректными и позволяют сформировать красивое штатное расписание без искажения названий должностей.