При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с необходимостью выстроить должности в штатном расписании не по алфавиту, а в соответствии с внутренней иерархией компании (например, чтобы Генеральный директор всегда шел первым). Распространенная ошибка заключается в попытке изменить порядок только в справочнике Должности. К сожалению, этого действия недостаточно для автоматического изменения печатной формы Т-3 или других отчетов по штатному расписанию. Рассмотрим подробнее, почему так происходит и как добиться нужного результата.
Проанализируем ситуацию: в справочнике Должности действительно существует реквизит Порядок, который предназначен для ранжирования. Однако большинство стандартных отчетов в 1С построены на базе Системы компоновки данных (СКД). В настройках этих отчетов по умолчанию жестко заданы правила сортировки — чаще всего это сортировка по наименованию (алфавиту) или по подразделениям. Чтобы изменения в справочнике «подтянулись» в отчет, нам необходимо перенастроить саму схему вывода данных в отчете.
Прежде чем переходить к настройкам отчета, убедимся, что в самом справочнике заданы верные значения. Разберем по шагам:
Порядок, нажмем кнопку Еще — Изменить форму и установим флажок напротив соответствующего поля.Порядок проставим числовые значения. Важно помнить: чем меньше число, тем выше должность будет находиться в списке. Например, для директора установим «1», для заместителя — «2», для рядовых сотрудников — «10» и выше.Выясним причину, если порядок все еще не изменился в отчете: программа продолжает игнорировать эти цифры, так как в настройках отчета приоритет отдан другим полям. Перейдем к основной части решения.
Рассмотрим, как заставить отчет учитывать наш заданный порядок. Для этого нам понадобится зайти в расширенные настройки отчета Штатное расписание (Т-3) или Анализ штатного расписания.
Подразделение и Должность. Нам нужно добавить подчиненное поле.Должность -> раскрываем плюсик -> выбираем Порядок.Должность.Порядок выше поля Должность.Наименование (или просто Должность). Если порядок будет стоять ниже наименования, система сначала отсортирует всех по алфавиту, и числовой индекс уже не будет иметь значения.Посмотрим на ситуацию шире: штатное расписание — это всегда иерархическая структура. Сначала данные группируются по подразделениям, а уже внутри подразделений — по должностям. Если вы хотите поменять порядок самих отделов, процедура будет аналогичной:
В справочнике Подразделения также заполняем реквизит Порядок. В настройках отчета на вкладке Сортировка добавляем поле Подразделение.Порядок и поднимаем его в самый верх списка. Таким образом, мы выстраиваем структуру: сначала отделы по приоритету, затем должности внутри отделов по их весу. При необходимости можно воспользоваться внешней формой Т-3 с готовой группировкой по подразделениям.
Если в вашей информационной базе включена опция «Ведется штатное расписание», мы можем использовать более гибкий инструмент — Индекс позиции. Разберем этот пример:
В самой позиции штатного расписания (объект Справочник.ШтатноеРасписание) есть поле Индекс. В отличие от справочника Должности, который является общим, индекс позиции позволяет задать разный порядок для одной и той же должности в разных подразделениях. В настройках отчета в этом случае вместо Должность.Порядок следует выбирать поле Позиция.Индекс.
Проанализируем завершающий этап. Чтобы при следующем открытии отчета настройки не «слетели» и были доступны другим коллегам, необходимо их сохранить:
При настройке мы взаимодействовали со следующими техническими объектами системы:
Должности и его числовой реквизит Порядок.Подразделения и реквизит Порядок для управления структурой отделов.Сортировка и Структура.Справочник.ШтатноеРасписание (позиции) и его реквизит Индекс.Соблюдение этого алгоритма позволит вам формировать корректную печатную форму Т-3, где на первых местах будут находиться руководители, а затем — подчиненные сотрудники, независимо от начальных букв их должностей. Для расширения формы списком работающих специалистов подойдёт внешний отчет Т-3 с выводом сотрудников по штатным позициям.