Ведение штатного расписания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакции 3.0 и актуальной 3.1) часто вызывает вопросы у кадровых специалистов и расчетчиков. Особенно много сложностей возникает при попытке внедрить сложную структуру с тарифными группами, разрядами и категориями сотрудников. Пользователи сталкиваются с тем, что разряды не выводятся в печатных формах, программа допускает «ошибки» при выборе квалификации в кадровых приказах, а печатная форма Т-3 выводит должности в хаотичном порядке.
В этой статье мы подробно разберем все эти проблемы, проанализируем методологию решений, заложенную разработчиками 1С, и настроим систему так, чтобы кадровый учет велся корректно, а печатные формы соответствовали требованиям законодательства РФ.
Часто кадровики включают в настройках штатного расписания опцию «В позиции штатного расписания используются разряды и категории», создают позиции (например, «Слесарь-ремонтник 4 разряда»), но при печати приказа о приеме на работу (форма Т-1) или личной карточки (форма Т-2) видят только общую должность («Слесарь-ремонтник») без указания квалификации. В самом документе приема поле разряда может быть скрыто или заблокировано.
Выясним причину этой проблемы. В программе «1С:ЗУП» функционал разрядов тесно связан с подсистемой расчета заработной платы. Если в настройках расчета зарплаты отключена опция «Используются тарифные группы», то программа считает разряды просто справочным текстовым полем для позиции штатного расписания и не переносит их автоматически в кадровые регистры сотрудника. Следовательно, в макеты печатных форм эти данные не попадают.
Чтобы решить эту проблему и заставить разряды выводиться на печать, выполним следующие шаги:
После выполнения этих настроек в документе «Прием на работу» появится активное поле «Разряд (категория)», которое будет автоматически заполняться из выбранной позиции штатного расписания. При печати формы Т-1 программа соединит наименование должности и разряд с помощью параметра макета [РаботаРазрядКатегорияНаПечать], и в приказе отобразится корректная строка: «Слесарь-ремонтник, 4 разряд».
Если вам требуется изменить стандартный вывод разряда в печатной форме (например, писать не «4 разряд», а «IV кв. категория»), мы можем отредактировать макет. Для этого перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм, найдем макет «Приказ о приеме (Т-1)» и отредактируем область вывода должности в пользовательском режиме без внесения изменений в код конфигурации.
Пользователи замечают странное поведение программы: если в документе «Прием на работу» или «Кадровый перевод» сначала выбрать позицию с разрядом, а затем передумать и выбрать позицию без разряда (или с другим разрядом), ранее заполненное поле квалификации не очищается автоматически. Это может привести к кадровым ошибкам, если специалист не заметит лишний разряд.
Проанализируем ситуацию с точки зрения методологии 1С. В системе «1С:ЗУП» квалификационный разряд — это не только свойство конкретной штатной единицы, но и персональное свойство физического лица (сотрудника), которое записывается в регистр сведений РазрядыКатегорийСотрудников.
Разработчики сознательно не стали реализовывать жесткую очистку этого поля при смене позиции в документе по следующим причинам:
Решение для кадровой службы: при операционной работе кадровику необходимо проявлять внимательность. Если происходит перевод на позицию, где разряд не предусмотрен или должен быть изменен, необходимо вручную очистить или перевыбрать значение в поле «Разряд (категория)» в документе перевода. Чтобы минимизировать человеческий фактор, рекомендуется использовать механизм «Проверить документ» перед проведением кадровых актов.
Кадровики часто возмущаются: «Почему программа позволяет принять сотрудника по 2-му разряду на позицию штатного расписания, под которой закреплен 3-й разряд? Зачем тогда вообще вести штатное расписание, если система не бьет по рукам?»
Разберем этот вопрос подробно. С точки зрения трудового законодательства РФ, штатное расписание определяет структуру, штатную численность и фонд оплаты труда организации. Однако на практике возможны ситуации, когда работодатель временно принимает сотрудника с меньшей квалификацией на вакантную должность более высокого ранга (например, из-за дефицита кадров) с его согласия, либо переводит сотрудника с сохранением его личного более высокого разряда на нижестоящую должность.
1С обеспечивает гибкость ведения учета и не блокирует проведение таких документов «намертво». Тем не менее, мы можем настроить контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию:
С этого момента при попытке провести документ, в котором указан разряд, не соответствующий позиции штатного расписания, программа выдаст предупреждение. Однако помните: если разряд входит в ту же тарифную группу, что привязана к позиции, программа позволит провести документ, так как диапазон ставок контролируется рамками тарифной сетки. Если же вы попытаетесь выбрать разряд из другой тарифной группы, система заблокирует проведение документа, сообщив о несоответствии планового ФОТ.
Существует мнение, что при ведении штатного расписания отдельный документ ИзменениеКвалификационногоРазряда не нужен, а любое изменение разряда должно оформляться исключительно через смену позиции штатного расписания и документ КадровыйПеревод.
Выясним, почему это мнение ошибочно. С появлением электронных трудовых книжек и формы отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) ситуация кардинально изменилась. Присвоение сотруднику нового разряда, класса или категории — это самостоятельное кадровое событие, о котором работодатель обязан отчитаться в Социальный фонд России (СФР).
Согласно правилам заполнения ЕФС-1, такое событие должно передаваться с кодом мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)».
Если мы попытаемся отразить изменение разряда обычным документом КадровыйПеревод, программа сформирует в сведениях о трудовой деятельности мероприятие с видом «ПЕРЕВОД». С точки зрения контролирующих органов СФР это будет являться методологической ошибкой, так как трудовая функция сотрудника и его рабочее место (позиция в штатном расписании) могли остаться прежними — изменилась лишь его личная квалификация.
Именно документ ИзменениеКвалификационногоРазряда в 1С:ЗУП 3.1 решает эту задачу:
Перейдем к вопросу, заданному в сообщении №20: при выводе на печать унифицированной формы штатного расписания Т-3 должности выводятся в случайном, на первый взгляд, порядке (например, сначала Менеджер, потом Директор, затем Главный бухгалтер). Пользователи хотят видеть иерархический порядок: сначала руководство, затем линейные руководители, а в конце — исполнители.
Рассмотрим решение этой проблемы по шагам. По умолчанию программа сортирует должности по внутренним идентификаторам или по алфавиту. Чтобы упорядочить вывод позиций в Т-3 «как завели» или по старшинству, выполним настройку шкалы приоритетов должностей:
Проанализируем, как эти изменения повлияют на отчетность. После настройки иерархии в справочнике откроем отчет «Штатное расписание (Т-3)» (раздел Кадры — Кадровые отчеты) и сформируем его заново. Теперь программа выведет позиции строго в соответствии с настроенным нами порядком приоритетов: сначала все подразделения и должности высшего руководящего звена, затем среднее звено и рабочий персонал.
Для закрепления материала рассмотрим структуру хранения данных в системе при формировании отчета Т-3 с помощью условной схемы логики сортировки:
Если НастройкаУпорядочиванияДолжностей = "ПоИндексу" Тогда
ВыгрузитьПозицииШР(УпорядочитьПо(Должность.ИндексДляУпорядочивания));
ИначеЕсли НастройкаУпорядочиванияДолжностей = "ПоАлфавиту" Тогда
ВыгрузитьПозицииШР(УпорядочитьПо(Должность.Наименование));
Иначе
ВыгрузитьПозицииШР(УпорядочитьПо(Должность.ПорядокВРучномСписке));
КонецЕсли;
Используя ручную настройку порядка в справочнике должностей, мы гарантируем, что при любой последующей печати штатного расписания Т-3 или других кадровых отчетов должности будут выстраиваться в красивую, логичную и понятную руководству структуру.