В практике бухгалтерского и управленческого учета часто возникает ситуация, когда необходимо отразить ремонт основного средства или объекта недвижимости силами стороннего подрядчика — для этого есть формирование печатных форм КС-2 и КС-3 для 1С:ERP. При этом организация передает подрядчику собственные материалы для выполнения работ. В системе 1С:ERP по умолчанию для таких операций часто пытаются использовать механизм переработки (документ Отчет переработчика), однако это приводит к неизбежному использованию 20 счета (Основное производство), что не всегда корректно для общепроизводственных или общехозяйственных расходов.
В данной статье мы разберем, почему стандартная схема переработки может не подходить, и проанализируем оптимальные способы отражения затрат на ремонт с использованием 25 счета, а также выясним причины проблем при последующем распределении этих затрат.
Разберем внутреннюю логику системы. Документ Отчет переработчика архитектурно предназначен для отражения выпуска продукции или выполнения работ. В 1С:ERP «Работа» — это особый тип номенклатуры. Главное отличие работы от услуги заключается в том, что работа имеет материальное выражение и себестоимость, которая накапливается на производственных затратах (обычно это 20 счет).
Если в табличной части «Продукция» документа Отчет переработчика указана номенклатура с типом Работа, система ожидает закрытия затрат на выпуск этой работы. Если же попытаться выбрать тип номенклатуры Услуга, документ перестает видеть спецификации и не позволяет списывать материалы, так как услуги, в отличие от работ, не имеют производственного цикла в понимании ERP.
Таким образом, если ваша цель — отнести затраты сразу на 25 счет (Общепроизводственные расходы) или 26 счет (Общехозяйственные расходы), схема с переработкой становится избыточной и неудобной. Рассмотрим более эффективные алгоритмы.
Этот метод позволяет сохранить контроль над остатками материалов, находящихся у подрядчика, и при этом легко списать их на нужную статью расходов.
Шаг 1. Передача материалов подрядчику.
Для того чтобы материалы числились за подрядчиком, создадим в справочнике Склады отдельный склад (тип «Оптовый») с названием, например, «Материалы у подрядчика (ООО Ремонтник)». Передача материалов оформляется документом Перемещение товаров или Передача товаров между кладовыми. Теперь в стандартных ведомостях по товарам на складах мы всегда видим, какие остатки и доступность материалов находятся у контрагента.
Шаг 2. Отражение услуг по ремонту.
Когда ремонт завершен, подрядчик выставляет акт. В программе мы используем документ Приобретение услуг и прочих активов. В нем указываем номенклатуру-услугу (например, «Ремонт кровли») и выбираем статью расходов. Настройку статьи расходов (счет 25) мы рассмотрим ниже.
Шаг 3. Списание материалов на расходы.
Вместо сложного отчета переработчика используем документ Внутреннее потребление товаров с видом операции Списание на расходы. В поле «Склад» указываем наш виртуальный склад «Материалы у подрядчика». Ключевой момент: в этом документе необходимо указать ту же самую Статью расходов и ту же Аналитику расходов, что и в документе приобретения услуг. Таким образом, стоимость услуг и стоимость материалов «встретятся» на одном объекте учета (на 25 счете по конкретному объекту ремонта).
Если регламент учета требует использования субсчета 10.07 «Материалы, переданные в переработку на сторону», для контроля которых удобно использовать специальную материальную ведомость, можно применить официальную схему передачи хранителю.
Передача товаров хранителю. При этом в настройках договора с контрагентом должен быть указан признак передачи на ответственное хранение.Отчет о списании товаров у хранителя.Рассмотрим подробнее настройки счетов учета для этого варианта. В 1С:ERP настройка проводок выполняется в рабочем месте Настройка отражения документов в регламентированном учете. Для документа списания у хранителя необходимо убедиться, что для выбранной категории материалов и места хранения заданы корректные счета (10.07 и корреспондирующий счет затрат).
Часто пользователи сталкиваются с проблемой: материалы списаны на 25 счет, услуги тоже, но при закрытии месяца программа пишет, что затраты «Готовы к распределению», но само распределение не происходит. Проанализируем причину.
В 1С:ERP распределение косвенных расходов с 25 счета выполняется на основании Правил распределения расходов — для этого подойдёт автоматизация пошагового закрытия счетов затрат в 1С:ERP. Если в правиле указана база «Стоимость материалов» или «Оплата труда», система ищет эти показатели в прямых производственных затратах (на 20 счете) в рамках того же подразделения, куда были списаны затраты на ремонт.
Выясним причину ошибки:
Внутреннее потребление или Отчет о списании у хранителя на 25 счет, сами являются распределяемой величиной, а не базой распределения.Как решить проблему распределения:
Рассмотрим несколько способов настройки правил распределения, чтобы 25 счет успешно закрылся:
Выручка от продаж или Себестоимость продаж. В этом случае 25 счет будет распределен на финансовый результат (на 90 счет), минуя 20 счет.На другие подразделения. Выберите те подразделения, где выпуск продукции есть, и задайте коэффициент или базу распределения.Распределение расходов можно вручную указать показатели для распределения, хотя этот метод не рекомендуется для массовых операций.Для корректного отражения всей цепочки важно правильно настроить Статью расходов. Посмотрим на ключевые поля:
Объект эксплуатации (если ремонтируем станок/здание, для которого важно отслеживать остаточные сроки полезного использования) или Подразделение.Проанализируем вопрос о 91 счете из сообщений форума. Автор спрашивал, обязательно ли списывать на 91 счет. Ответ: нет. Списание на 91 счет (Прочие доходы и расходы) обычно используется для прочих операций, не связанных с основной деятельностью. Для ремонта кровли производственного цеха логично использовать 25 счет. Главное — обеспечить наличие базы для его распределения.
Подводя итог, можно сказать, что выбор между «Отчетом переработчика» и «Внутренним потреблением» зависит от сути бизнес-процесса. Если результатом деятельности подрядчика является конкретный вид продукции или полуфабриката, который вы приходуете на склад — используйте Отчет переработчика (через 20 счет). Если же результатом является услуга (ремонт, обслуживание), которая должна просто увеличить затраты периода — используйте Внутреннее потребление и Приобретение услуг со списанием на 25/26 счета.
При использовании 25 счета всегда контролируйте наличие базы в том подразделении, куда относятся затраты. Если прямых затрат на 20 счете нет, система не сможет распределить косвенные расходы автоматически по базе «Материалы».