Как исправить или пересчитать компенсацию отпуска при увольнении в 1С:ЗУП 3.1?

В практической работе расчетчика зарплаты нередко возникают ситуации, когда после увольнения сотрудника и выплаты ему окончательного расчета выясняется, что сумма компенсации за неиспользованный отпуск была рассчитана неверно или изменились исходные данные для расчета среднего заработка. Разберем детально, как правильно внести корректировки в программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, почему в документе может отсутствовать ссылка Исправить и какие типовые варианты перерасчета существуют.

Почему в документе «Увольнение» отсутствует ссылка «Исправить»

В типовых конфигурациях 1С механизм исправления прошлых периодов подчиняется строгой логике. Выясним причину, по которой кнопка или гиперссылка Исправить в левом нижнем углу документа Увольнение может быть не видна:

1. Документ проведен в текущем (открытом) расчетном месяце. Если месяц регистрации документа совпадает с текущим расчетным месяцем программы (или расчетный период еще не закрыт и дата запрета изменения данных не установлена), программа считает документ оперативным. В этом случае создавать документ-исправление не требуется — корректировки вносятся непосредственно в исходный документ Увольнение.
2. Сотрудник был уволен в другой информационной базе. Если увольнение произошло до переноса данных (например, в 1С:ЗУП 2.5), а перерасчет требуется выполнить уже в 1С:ЗУП 3.1, исходного расчетного документа в новой базе просто нет.

Рассмотрим основные способы решения задачи в зависимости от исходной ситуации.

Способ 1. Начисление доплаты через документ «Разовое начисление»

Этот вариант является наиболее удобным и универсальным, если сотруднику требуется доначислить положительную разницу компенсации в текущем месяце без изменения закрытых периодов.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Перейдем в раздел Настройка → Начисления и создадим новый вид начисления, например, Доплата компенсации отпуска при увольнении.
2. На вкладке Основное установим назначение начисления — Прочие начисления и выплаты, а способ выполнения — По отдельному документу (документом Разовое начисление).
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет настроим налогообложение так же, как для обычной компенсации: НДФЛ облагается (код дохода 2014 или 2000 в зависимости от учетной политики), страховыми взносами облагается в полном объеме.
4. Откроем раздел Зарплата → Разовые начисления, создадим документ за текущий месяц начисления, выберем уволенного сотрудника и укажем сумму доплаты, рассчитанную вручную.
5. Выплатим начисленную сумму с помощью документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу.

Способ 2. Создание документа-исправления или корректировка среднего заработка

Если исходный документ Увольнение был проведен в прошлом закрытом периоде внутри текущей базы 1С:ЗУП 3.1, выполним следующие действия:

1. Откроем исходный документ Увольнение. Внизу формы нажмем на появившуюся ссылку Исправить.
2. Программа создаст документ Увольнение с признаком исправления, где месяцем начисления будет указан текущий открытый расчетный месяц.
3. Если требуется изменить расчетную базу среднего заработка, нажмем на кнопку с изображением карандаша рядом с полем Средний заработок. В открывшейся форме включим режим ручной корректировки данных и внесем недостающие суммы заработка или дни.
4. Программа автоматически сторнирует старый расчет и начислит новую правильную сумму. Разница попадет в ведомость на выплату за текущий расчетный месяц.

Способ 3. Перерасчет увольнения, прошедшего до переноса данных (из 1С:ЗУП 2.5)

Проанализируем ситуацию, когда увольнение было зафиксировано в старой программе, а в 1С:ЗУП 3.1 сотрудника нет или данные перенесены свернутыми остатками. В таком случае использовать штатное исправление невозможно.

Для корректного отражения расчетов с бывшим сотрудником и передачи сведений в налоговую отчетность выполним следующий алгоритм:

1. Регистрация дохода и выплаты через документ «Выплаты бывшим сотрудникам». В меню Настройка → Расчет зарплаты включим флаг Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия. После этого в разделе Выплаты станет доступен документ Выплата бывшим сотрудникам, который позволяет начислить доход физическому лицу без создания кадровых приказов.
2. Ручная корректировка налоговых регистров. Если доплата выплачивается напрямую через бухгалтерскую программу, но отчетность по НДФЛ и взносам формируется в ЗУП, воспользуемся специализированными документами:
   • Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы) — фиксирует дату получения дохода, сумму начисленного и удержанного налога для корректного заполнения формы 6-НДФЛ;
   • Операция учета взносов (раздел Налоги и взносы) — регистрирует сумму облагаемой базы и исчисленных страховых взносов для формирования расчета по страховым взносам (РСВ).

Способ 4. Корректировка регистров документом «Перенос данных»

В сложных случаях, когда требуется напрямую скорректировать взаиморасчеты и начисления без проведения кадровых документов, администратор базы может использовать документ Перенос данных (раздел Администрирование).

Для корректного отражения доплаты потребуется сделать записи в следующие регистры накопления:

1. Начисления удержания по сотрудникам — для фиксации факта начисления;
2. Взаиморасчеты с сотрудниками — для формирования задолженности перед работником;
3. Учет доходов для исчисления НДФЛ — для налоговой базы;
4. Страховые взносы по физическим лицам — для расчета страховых взносов.

Особенности налогового учета при доплате компенсации

При перерасчете компенсации отпуска уволенному сотруднику важно учитывать правила признания доходов:

1. НДФЛ: датой фактического получения дохода в виде доплаты компенсации при увольнении признается день ее фактической выплаты. Налог исчисляется и удерживается непосредственно при выплате денежных средств.
2. Страховые взносы: доначисленная сумма включается в базу для исчисления страховых взносов в том месяце, в котором произведено доначисление (в текущем открытом периоде). Подавать уточненные расчеты по взносам за прошлые отчетные периоды в данном случае не требуется.