В практической работе бухгалтера нередко возникают ситуации, когда в прошлом, уже закрытом и выплаченном периоде, обнаруживается ошибка. Например, сотруднику был ошибочно установлен слишком высокий процент премии. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) механизмы исправления зависят от того, каким именно образом была назначена и начислена эта премия. Разберем детально, как правильно скорректировать начисления, если стандартные кнопки «Исправить» или «Сторнировать» отсутствуют.
Прежде всего, проанализируем архитектуру программы. В 1С:ЗУП 3.1 кнопки исправления появляются только в тех документах, которые являются самостоятельными начислениями. К ним относятся документы Премия, Материальная помощь, Больничный лист, Отпуск и другие. Если премия была начислена одним из этих документов, то после проведения «Отражения зарплаты в бухучете» и выплаты в нижней части формы документа обязательно появятся ссылки «Исправить» и «Сторнировать».
Однако, если премия настроена как плановое начисление (например, ежемесячная премия процентом от оклада), она рассчитывается внутри общего документа Начисление зарплаты и взносов. Для этого документа кнопки «Исправить» не предусмотрено, так как корректировка должна выполняться через механизм автоматического перерасчета в следующем месяце.
Если премия зависит от показателя (например, «Процент премии»), который вводится документом Данные для расчета зарплаты, алгоритм исправления будет следующим:
Данные для расчета зарплаты за прошлый период (в нашем примере — февраль), в котором был указан неверный процент (50%).Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц (март). При нажатии кнопки Заполнить программа увидит необходимость перерасчета и на вкладке Доначисления, перерасчеты автоматически создаст две строки:
Этот способ является наиболее предпочтительным, так как он сохраняет прозрачность учета и правильно отражает изменения в регистрах налогового учета.
Иногда бывает неудобно смешивать текущие расчеты с исправлениями прошлых периодов в одном документе Начисление зарплаты и взносов. В этом случае мы можем воспользоваться отдельным инструментом.
Рассмотрим порядок действий:
Начисления. Здесь будут отражены суммы сторно и новые начисления. Преимущество этого метода в том, что вы можете оформить исправление отдельным документом и, если нужно, выплатить только разницу в межрасчетный период.Рассмотрим ситуацию, на которую жаловались пользователи: показатель изменен, но при заполнении мартовского документа ничего не происходит. Выясним возможные причины:
1. Ручные правки в феврале. Если в февральском документе Начисление зарплаты и взносов сумма премии была отредактирована вручную (строка выделена жирным шрифтом или стоит значок карандаша), автоматика ЗУП считает, что пользователь «зафиксировал» эту сумму. В таком случае изменение формулы или показателя не приведет к автоматическому сторно. Нужно либо снять признак ручной правки в феврале (что потребует перепроведения закрытого периода), либо вводить сторно вручную в марте. Для выполнения управляемой корректировки движений можно применить обработку для сторнирования движений расчетных документов в ЗУП.
2. Настройка показателя. Проверим настройки показателя ПроцентПремии. Если он настроен как «Разовый» (вводится только в месяце начисления), то при пересчете программа должна обращаться именно к тому документу Данные для расчета зарплаты, дата которого относится к февралю.
3. Влияние RLS (разграничение прав доступа). Если в базе настроено ограничение прав на уровне записей (например, по организациям), механизм перерасчетов может работать со сбоями. Попробуем запустить перерасчет под пользователем с полными правами (Администратор), чтобы исключить влияние прав доступа. Если для устранения подобных проблем потребуется разделить учет, может быть выполнен перенос кадровых и расчетных данных ЗУП 3 — ЗУП 3 в отдельную информационную базу.
4. Ручная регистрация перерасчета. Если программа упорно «не видит» изменений, мы можем заставить ее выполнить расчет принудительно. Для этого:
Заполнить отработает корректно.При сторнировании части премии крайне важно понимать, как это отразится в отчетности. Рассмотрим ситуацию с НДФЛ:
Когда мы сторнируем доход февраля в марте, программа уменьшает налоговую базу марта. С точки зрения 6-НДФЛ, сумма дохода в марте будет показана за вычетом сторнированной части. Однако, если сумма сторно превышает общие начисления сотрудника в марте (возникает «отрицательный» доход), ЗУП может перенести этот минус на будущие периоды или потребовать уточнения в феврале.
Рекомендация: Всегда проверяйте вкладку НДФЛ и Взносы в документе, где происходит перерасчет. Суммы налога должны рассчитаться автоматически с учетом отрицательных сумм дохода. Для детального анализа налога в таких документах подойдёт отчет для проверки и расшифровки НДФЛ в документах расчета.
Мы разобрали, что отсутствие кнопок «Исправить» — это не ошибка программы, а особенность работы с плановыми начислениями в 1С:ЗУП 3.1. Основной инструмент здесь — механизм перерасчетов. Помните, что для его корректной работы важно соблюдать последовательность: сначала меняем первичный показатель (в Данные для расчета зарплаты или Кадровое изменение), а затем заполняем расчетный документ текущего месяца.