При работе в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в отчете 6-НДФЛ (раздел 2) суммы отпускных и удержанного налога «разрываются» по разным строкам. Особенно остро эта проблема проявляется, когда начисление и выплата происходят в конце одного месяца (например, 31 января), а сам отпуск начинается в начале следующего (например, 5 февраля). Программа может ошибочно отразить доход в одном периоде, а налог — в другом, или просто продублировать строки с нулевыми значениями.
Рассмотрим подробно, почему это происходит и как добиться корректного объединения данных в одну строку, основываясь на требованиях законодательства и алгоритмах работы системы 1С:Предприятие.
Для начала проанализируем нормы Налогового кодекса, которые определяют логику заполнения отчета. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ (в редакции, обсуждаемой на форуме), для большинства видов доходов налоговые агенты обязаны перечислять налог не позднее дня, следующего за днем выплаты. Однако для пособий по временной нетрудоспособности и оплаты отпусков действует специальное правило.
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога по отпускным не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты. Если выплата фактически произведена 31 января, то и крайний срок перечисления налога — 31 января. Это означает, что и доход, и удержанный налог должны быть зафиксированы одной датой и попасть в один отчетный блок.
Выясним причину, по которой 1С:Бухгалтерия 3.0 может «двоить» строки. В программе учет НДФЛ строится не только на бухгалтерских проводках, но и на записях в специализированных регистрах накопления, таких как РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ.
Разделение строк чаще всего происходит из-за несовпадения трех ключевых дат:
Отпуск.Ведомость на выплату (в банк или в кассу).Если в документе Отпуск указана планируемая дата выплаты 31.01, а ведомость оформлена 01.02, программа зафиксирует получение дохода январем, а удержание налога — февралем. Это приведет к появлению двух строк в 6-НДФЛ.
Рассмотрим алгоритм действий, который позволит объединить данные в одну «январскую» строку.
Шаг 1. Проверка документа «Отпуск»
Откроем документ Отпуск. В нижней части формы найдем поле Дата выплаты. Она должна строго соответствовать фактическому дню передачи денег сотруднику (в нашем примере — 31.01). Проанализируем состояние НДФЛ: нажмем на ссылку с суммой налога (карандаш). В открывшемся окне «НДФЛ» проверим колонку «Дата получения дохода». Она должна автоматически установиться равной дате выплаты (31.01). Если там стоит дата начала отпуска (05.02) или иная дата — исправьте её вручную или перезаполните документ.
Шаг 2. Синхронизация с Ведомостью
Перейдем в документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу, которой выплачивались отпускные. Важно: дата этой ведомости должна быть строго 31.01. Разберем внутреннее содержание ведомости: нажмите на сумму в колонке «К выплате». В расшифровке проверьте, что в поле «Документ-основание» указан именно наш документ Отпуск.
Затем нажмите на сумму в колонке «НДФЛ к удержанию». В появившемся окне проверьте поле «Дата получения дохода». Если она отличается от 31.01, это и есть причина дублирования строк. Нажмите кнопку «Обновить налог» — программа должна подтянуть корректную дату из документа-основания.
Шаг 3. Перепроведение документов в хронологическом порядке
После внесения изменений необходимо восстановить последовательность записей в регистрах. Проанализируем порядок:
Отпуск (дата 31.01).Ведомость на выплату (дата 31.01).Списание с расчетного счета (дата 31.01).Стоит отметить, что с введением Единого налогового платежа (ЕНП) правила учета НДФЛ изменились. Теперь дата получения дохода для любых выплат (включая отпускные) — это день их фактической выплаты. Понятие «последнего дня месяца» для отпускных в части определения даты дохода утратило актуальность, но принцип соответствия дат в 1С остался прежним.
Если вы работаете в актуальных релизах 1С:Бухгалтерия 3.0, программа распределяет налог по периодам уведомлений. Чтобы налог и доход не разрывались в разделе 2 формы 6-НДФЛ, убедитесь, что в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ нет «хвостов» от предыдущих правок. Для этого можно воспользоваться отчетом «Проверка разд. 2 формы 6-НДФЛ» в разделе «Отчеты по налогам и взносам».
Посмотрим на ситуации, которые мешают объединению строк, даже если даты стоят правильно:
Отпуск или Начисление зарплаты был установлен флаг «Корректировать НДФЛ», автоматические механизмы выравнивания дат перестают работать. Рекомендуется снять ручную корректировку и позволить программе рассчитать налог автоматически.Соблюдение строгого соответствия дат в цепочке документов Отпуск -> Ведомость -> Списание с расчетного счета — единственный надежный способ заставить 1С:Бухгалтерия 3.0 объединить данные в одну строку раздела 2 отчета 6-НДФЛ.