← На главную

В практике ведения многофирменного учета в 1С:ERP Управление предприятием стандартным инструментом для перепродажи товаров между собственными юридическими лицами является механизм Интеркампани. Он позволяет автоматически оформлять передачи товаров между организациями в конце отчетного периода на основе зарегистрированных продаж конечным клиентам. Однако на практике возникают ситуации, когда использовать автоматическую схему «Интеркампани» невозможно или нецелесообразно. В таких случаях специалисты прибегают к так называемой схеме прямых продаж (или «ручной схеме»), проводя операции через классическую цепочку документов Реализация товаров и услуг и Приобретение товаров и услуг.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно настроить и реализовать эту схему в одной базе 1С:ERP, как автоматизировать процесс создания документов без программирования и с какими скрытыми рисками вы можете столкнуться при ее использовании.

В каких случаях необходима ручная схема прямых продаж?

Перед тем как перейти к техническим настройкам, проанализируем, почему стандартный механизм «Интеркампани» может не подойти и вам придется использовать прямые продажи:

1. Обязательная маркировка товаров (Честный Знак). При передаче маркированной продукции между юридическими лицами необходимо зарегистрировать смену владельца кодов маркировки в государственной системе. Механизм «Интеркампани» часто предполагает оформление документов передачи задним числом в конце месяца. Однако передавать маркированный товар без своевременной фиксации смены владельца кодов в ГИС МТ запрещено законом. Прямая цепочка документов с использованием ЭДО позволяет мгновенно передавать сведения о кодах маркировки непосредственно в момент отгрузки.
2. Жесткий контроль цен и маржинальности. В схеме прямых продаж вы можете гибко настраивать индивидуальные цены для каждой сделки между своими организациями, использовать типовые и индивидуальные соглашения, контролировать задолженность и лимиты кредитования точно так же, как при работе с внешними клиентами.
3. Раздельный складской учет и логистика. Если перемещение товаров между организациями сопровождается реальным физическим перемещением между удаленными складами со строгим контролем ордерной схемы на каждом этапе, ручное оформление документов дает более прозрачную картину движения остатков в режиме реального времени.

Шаг 1. Настройка связи в справочниках «Организация — Контрагент»

Чтобы система «1С:ERP» позволила продать товар собственной организации, нам необходимо создать для нее «двойника» в справочниках партнеров и контрагентов. Рассмотрим, как это сделать по шагам:

1. Перейдем в раздел CRM и маркетинг — Партнеры.
2. Создадим нового партнера (например, «Организация-2 (внутренний)»). Партнер — это управленческая сущность, которая будет использоваться в документах продаж и закупок.
3. В карточке партнера создадим связанного контрагента (юридическое лицо). В поле Контрагент укажем полное наименование нашей второй организации, ее ИНН и КПП. Критически важно: ИНН и КПП созданного контрагента должны строго совпадать с реквизитами реальной Организации-2, зарегистрированной в справочнике Организации нашей базы.
4. Свяжем контрагента с организацией. В карточке контрагента найдем реквизит связи с собственной организацией (если это предусмотрено вашей версией системы) или зафиксируем эту связь в аналитике договоров.
5. Аналогичную процедуру выполним в обратную сторону: для Организации-2 создадим партнера/контрагента «Организация-1 (внутренний)» с ее ИНН/КПП, чтобы оформлять документы закупки.
6. Создадим договоры между нашими организациями. Для Организации-1 это будет договор с типом С клиентом, а для Организации-2 — договор с типом С поставщиком. В договорах настроим правила оплаты и валюту расчетов.

После выполнения этих настроек система будет воспринимать наши собственные организации как обычных внешних клиентов и поставщиков, что позволит беспрепятственно оформлять любые торговые операции.

Шаг 2. Оформление документов и схема документооборота

Рассмотрим стандартную цепочку ручного оформления документов:

1. Ответственный менеджер Организации-1 создает документ Реализация товаров и услуг. В качестве организации-отправителя указывается Организация-1, а в качестве клиента и контрагента — созданный нами «двойник» Организации-2. Заполняется табличная часть товарами, указываются цены и проводится документ. Товар списывается со склада Организации-1.
2. Бухгалтер или менеджер Организации-2 должен создать документ Приобретение товаров и услуг. В качестве организации-получателя указывается Организация-2, а в качестве поставщика — «двойник» Организации-1. Табличная часть должна быть идентична документу реализации. После проведения документа товар поступает на склад Организации-2.

Очевидно, что ручной ввод обоих документов приводит к двойной работе и увеличивает риск возникновения ошибок (расхождение в ценах, количестве, номенклатурных позициях). Выясним, как автоматизировать этот процесс.

Шаг 3. Автоматизация ввода «Поступления» на основании «Реализации» через 1С-ЭДО

В типовой конфигурации «1С:ERP» отсутствует прямая кнопка «Создать приобретение на основании реализации» для разных организаций, если не используется «Интеркампани». Однако мы можем легко настроить автоматическое создание документов без изменения программного кода с помощью встроенного механизма 1С-ЭДО (Электронного документооборота).

Проанализируем, как настроить внутренний ЭДО в рамках одной информационной базы:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Настройка организации склада и доставки — Обмен электронными документами и включим использование ЭДО.
2. Настроим отправку документов между нашими организациями. Для этого создадим настройку отправки для пары «Организация-1» (отправитель) и «Организация-2» (получатель). В качестве идентификаторов участников ЭДО можно использовать как тестовые учетные записи, так и реальные боевые сертификаты.
3. При проведении документа Реализация товаров и услуг в Организации-1 мы нажимаем кнопку ЭДО — Отправить электронный документ.
4. Переходим под интерфейсом Организации-2 в рабочее место Текущие дела ЭДО (раздел Продажи или Закупки).
5. В папке входящих документов мы увидим отправленный электронный документ. Нажимаем кнопку Создать документы.
6. Система 1С:ERP автоматически создаст, заполнит и запишет документ Приобретение товаров и услуг в Организации-2. Нам останется только проверить его и провести.

Преимущества использования ЭДО для внутренней перепродажи:

• Полностью исключается ручной ввод и дублирование данных.
• Автоматически сопоставляется номенклатура (даже если в организациях используются разные карточки товаров).
• Решается проблема передачи кодов маркировки «Честный Знак» в момент отгрузки.
• Исключаются расхождения в ценах и количестве между отправителем и получателем.

Ключевые риски и минусы ручной схемы прямых продаж

Несмотря на кажущуюся простоту и прозрачность, отказ от «Интеркампани» в пользу схемы прямых продаж несет в себе серьезные методологические риски. Рассмотрим их подробнее, чтобы вы могли принять взвешенное решение:

1. Проблема жесткой последовательности документов (Контроль остатков).

   При использовании «Интеркампани» Организация-2 может оперативно продать конечному клиенту товар, которого физически нет на ее остатках, но который есть у Организации-1. Передача оформится автоматически в конце месяца.

   В ручной схеме при включенном контроле остатков Организация-2 физически не сможет провести отгрузку конечному клиенту до тех пор, пока бухгалтер Организации-1 не проведет свою «Реализацию», а бухгалтер Организации-2 — свое «Приобретение». Любая задержка в этой цепочке заблокирует работу менеджеров по продажам. Если же отключить контроль остатков, в системе возникнут отрицательные остатки, что приведет к фатальным ошибкам при расчете себестоимости в конце месяца.

2. Искажение отчета «Валовая прибыль» и внутригрупповые обороты (ВГО).

   Для ERP-системы эти две организации будут выглядеть как абсолютно независимые контрагенты. Сначала Организация-1 продает товар Организации-2 (система фиксирует выручку и прибыль), затем Организация-2 продает этот же товар конечному клиенту (система снова фиксирует выручку и прибыль).

   В результате на уровне стандартных оперативных отчетов по продажам выручка и валовая прибыль всей группы компаний окажутся искусственно завышенными (произойдет «раздувание» оборотов). Исключить эти внутренние обороты в стандартных отчетах продаж без доработок невозможно.

3. Сложность консолидации данных.

   Чтобы увидеть реальную финансовую картину и прибыль холдинга, вам придется настраивать элиминацию (исключение) внутригрупповых оборотов в подсистемах Бюджетирование и планирование или Финансовый результат и контроллинг (раздел МСФО). Это потребует дополнительных настроек правил консолидации и отчетов, так как оперативный контур не умеет «схлопывать» ручные межфирменные продажи.

Резюме и рекомендации

Схема прямых продаж через документы реализации и приобретения — это рабочий и методологически чистый инструмент, который незаменим при работе с маркированным товаром и при жестких требованиях к оперативному учету цен и взаиморасчетов между юридическими лицами.

Однако, выбирая этот путь, вы должны четко регламентировать работу сотрудников. Рекомендуем внедрить внутренний ЭДО для автоматического дублирования документов и назначить ответственных за оперативное проведение цепочек документов «день в день», чтобы избежать блокировки отгрузок конечным клиентам из-за контроля остатков.