Рассмотрим ситуацию, которая часто встречается у малого бизнеса и арендодателей: основная часть расчетов идет через расчетный счет (безналом), однако периодически возникает необходимость принять наличные денежные средства или оплату картой на месте. В данном случае организация использует старую версию программы 1С 7.7, и интеграция кассы с этой системой экономически нецелесообразна из-за редкости операций. Проанализируем, какой вариант кассового оборудования будет наиболее эффективным, бюджетным и соответствующим законодательству 54-ФЗ.
Прежде чем переходить к выбору «железа», разберем юридическую сторону вопроса. Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, применение контрольно-кассовой техники (ККТ) обязательно при расчетах с физическими лицами, а также при расчетах наличными или банковской картой между организациями и ИП.
Важный нюанс: если арендатором является юридическое лицо или ИП, и оплата производится платежным поручением с расчетного счета на расчетный счет, кассовый чек не требуется. Однако, как только представитель юрлица приносит наличные или прикладывает корпоративную карту к терминалу в офисе, пробитие чека становится обязательным. Для физических лиц (граждан) чек нужен при любом способе оплаты, включая переводы через онлайн-банки (кроме редких исключений для самозанятых).
Проанализируем также вопрос фискальных накопителей (ФН). Поскольку аренда относится к сфере услуг, организация на любой системе налогообложения (ОСНО, УСН) обязана использовать ФН на 36 месяцев. Использование ФН на 15 месяцев в данном случае может привести к штрафам и досрочной блокировке накопителя налоговыми органами.
Для редких платежей, когда нет необходимости в автоматической передаче данных из 1С в чек, оптимальным решением являются «умные» кассы или смарт-терминалы. Разберем наиболее популярные модели, предложенные экспертами:
Плюсы таких решений в том, что они не требуют сложной настройки драйверов на компьютере с 1С 7.7. Менеджер принимает деньги, выбивает чек на кассе, а затем вручную создает Приходный кассовый ордер (ПКО) в 1С для отражения операции в учете. Это полностью закрывает потребность организации при минимальных затратах времени на внедрение.
Если вы предпочитаете, чтобы аппарат стоял на столе и управлялся с большого экрана, можно рассмотреть классические фискальные регистраторы (например, Атол 30Ф или Ритейл-01Ф). Хотя автор темы указал, что подключать к 1С 7.7 кассу не планируется, это не значит, что ею нельзя управлять с компьютера.
Рассмотрим, как это работает: Современные производители предоставляют специальное ПО (утилиты или личные кабинеты), которые позволяют пробивать чеки через браузер или простую сервисную программу. Вы подключаете кассу по USB к компьютеру, открываете интерфейс производителя, вводите текст «Услуги аренды» и нажимаете кнопку «Печать». Данные автоматически уходят в ОФД и налоговую, а касса печатает бумажный документ.
Важно: Не рекомендуется покупать старые кнопочные кассы-калькуляторы (автономки старого образца). Вбивать в них наименование номенклатуры по 54-ФЗ (которое теперь обязательно для всех) крайне неудобно, и любая ошибка в кодах приведет к необходимости оформления чека коррекции.
Выясним причину, по которой облачная касса может не подойти для офиса арендодателя. Облачная касса — это аппарат, который физически стоит в дата-центре, а вы арендуете его вычислительную мощность. Согласно закону, такую кассу можно использовать только для:
Если арендатор приходит к вам в офис и платит наличными, вы обязаны выдать бумажный чек в момент оплаты. Облачная касса бумажные чеки печатать не умеет. Поэтому для приема налички в офисе этот вариант не подходит. Вам обязательно нужен физический аппарат на месте.
В сфере аренды часто возникают ситуации с авансами. Проанализируем, как правильно пробивать чеки, чтобы избежать претензий ФНС:
Шаг 1: Получение предоплаты.
Когда клиент платит в начале месяца, вы должны сформировать чек с признаком способа расчета Предоплата 100%. Предмет расчета — «Аренда помещения за [месяц]».
Шаг 2: Закрытие акта (зачет аванса).
По закону, в конце месяца (или в момент подписания акта оказанных услуг) необходимо сформировать второй чек с признаком Полный расчет. В этом чеке указывается, что оплата произведена путем зачета ранее внесенного аванса. Бумажный чек в этом случае печатать не обязательно (если это предусмотрено настройками вашей ККТ и ОФД), но фискальный признак должен быть сформирован и отправлен в налоговую.
Смарт-терминалы типа MSPOS-K позволяют делать такие операции через интуитивно понятное меню, что значительно упрощает жизнь менеджеру, не знакомому с тонкостями драйверов ККТ.
Рассмотрим современный способ экономии на эквайринге. Вместо покупки или аренды банковского терминала для карт, вы можете генерировать QR-код через свой банк. Арендатор сканирует код своим банковским приложением и переводит деньги. Комиссия составит всего 0.4% - 0.7%, что в разы дешевле классического эквайринга.
Однако помните: СБП — это лишь способ перевода денег. Обязанность пробить чек на кассе при таком способе оплаты от физического лица сохраняется! Вы точно так же должны будете взять свой смарт-терминал и выбить чек «Безналичными» после подтверждения оплаты в банковском приложении.
Для вашей ситуации с 1С 7.7 и редкими платежами, наиболее рациональным будет следующий алгоритм действий:
Приходный кассовый ордер, указывая в комментарии номер пробитого чека. Это позволит сопоставить данные бухгалтерского учета с данными ФНС.Такой подход минимизирует затраты на программистов 1С (которые для 7.7 стоят дорого и встречаются редко) и обеспечивает полную легальность бизнеса перед налоговой инспекцией.