← На главную

При работе с 1С:Управление торговлей 11.5 (УТ 11.5) пользователи часто сталкиваются с необходимостью ведения детального учета товаров по серийным номерам, особенно при отгрузке импортной техники или оборудования. Задача, казалось бы, предельно простая и типовая: при отгрузке определенных товаров требуется указывать их серийные номера в документе «Реализация товаров и услуг». При этом учет в разрезе номеров ГТД также является обязательным.

Несмотря на то, что все базовые настройки выполнены – вид номенклатуры прописан, политики учета серий заданы, ордерные склады глобально отключены – кнопка для указания серийных номеров в документе реализации остается неактивной. Мы детально рассмотрим эту распространенную проблему, выясним ее неочевидную причину и предложим пошаговое решение, которое поможет вам настроить корректный учет серийных номеров в УТ 11.5.

Понимание механизма учета серийных номеров и ГТД в 1С:УТ 11.5

Прежде чем перейти к решению непосредственно проблемы, давайте вместе разберем, как в типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11.5 (УТ 11.5) организован учет товаров по серийным номерам и номерам грузовых таможенных деклараций (ГТД). Понимание этих базовых принципов поможет нам убедиться в правильности начальных настроек и выявить потенциальные ошибки.

Основной принцип: Вложенность учетов

Ключевая идея, которую нам необходимо усвоить, заключается в иерархической структуре учета. Серийный номер всегда принадлежит конкретной партии товара, а партия, в свою очередь, может быть привязана к ГТД. Таким образом, мы получаем следующую иерархию:

1. ГТД (Грузовая таможенная декларация) — идентифицирует совокупность импортных товаров, поступивших по одной декларации.
2. Партия товара — объединяет товары, поступившие в рамках одной поставки, часто ассоциируется с конкретной ГТД.
3. Серийный номер — уникальный идентификатор конкретного экземпляра товара внутри партии.

При отгрузке товаров с серийными номерами и ГТД мы сначала выбираем партию (и, соответственно, ГТД), а затем уже в рамках этой партии указываем конкретные серийные номера, которые будут отгружены. Эта вложенность обеспечивает полную прослеживаемость каждого экземпляра товара.

Виды серийного учета в УТ 11.5

В системе 1С:УТ 11.5 предусмотрено несколько вариантов использования серий, которые определяются выбранной политикой учета серий. Давайте рассмотрим основные из них:

1. Справочное указание серий: В этом режиме серийные номера фиксируются в документах поступления и отгрузки исключительно в информационных целях. Система не контролирует остатки товаров по сериям и не анализирует их себестоимость. Этот вариант подходит, когда серии нужны только для печати в документах или для общего понимания, какие серии поступили/отгружены.
2. Учет остатков по сериям: Это более глубокий уровень учета. Система не только фиксирует серии, но и контролирует наличие каждого экземпляра товара с уникальным серийным номером на складе. Если мы попытаемся отгрузить серию, которой нет на остатке, система выдаст ошибку — здесь поможет анализ остатков и доступности товаров по сериям в УТ 11.5. Этот режим полезен для товаров, каждый экземпляр которых должен быть прослеживаемым по количеству.
3. Учет себестоимости по сериям: Наиболее детальный режим, при котором система контролирует не только количественные остатки по каждой серии, но и ее индивидуальную себестоимость. Это позволяет точно рассчитать финансовый результат по каждому проданному экземпляру товара, что критично для дорогостоящих уникальных товаров.

Выбор подходящего вида серийного учета осуществляется в настройках политик учета серий, и от него зависит глубина прослеживаемости и контроля, который будет осуществляться системой.

Базовая настройка системы для учета серийных номеров и ГТД

Прежде всего, нам необходимо убедиться, что общие настройки учета серий активированы в системе, и номенклатура, по которой планируется вести учет, настроена корректно. Этот этап является фундаментом для успешной работы с серийными номерами и ГТД.

1. Включение общей функциональности "Серии товаров":

   Первым шагом всегда является активация общей возможности использования серий в системе. Для этого мы переходим в раздел НСИ и администрирование. Далее выбираем Настройка НСИ и разделов, затем переходим в подраздел Номенклатура и внутри него — в Разрезы учета. Здесь нам нужно установить флаг Серии товаров. Если этот флаг не установлен, остальные настройки по сериям будут недоступны или неэффективны.

2. Настройка видов номенклатуры:

   Настройки для серий задаются не только для конкретной номенклатурной позиции, но и на уровне вида номенклатуры, к которому эта позиция относится. Это позволяет унифицировать правила учета для целых групп товаров. Давайте рассмотрим необходимые действия:

   • Перейдем в раздел НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Виды номенклатуры.
   • Откроем карточку того вида номенклатуры, к которому относится наш товар, требующий учета по сериям.
   • Перейдем на вкладку Серии. Здесь нам нужно указать, что именно серия идентифицирует:
     • Для товаров с уникальными номерами, где каждый экземпляр должен быть учтен индивидуально, выбираем значение Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер.
     • Также на этой вкладке мы должны выбрать подходящую Политику учета серий. Если нам нужен строгий контроль остатков и прослеживаемость, выберем, например, Учет остатков по сериям или Учет себестоимости по сериям, в зависимости от наших потребностей. Важно помнить, что если в уже существующем виде номенклатуры меняются признаки учета, вам может потребоваться актуализация реквизитов номенклатуры по виду номенклатуры.

3. Настройка карточки номенклатуры:

   После настройки вида номенклатуры, нам необходимо активировать учет серий для конкретной позиции номенклатуры. Откроем карточку нашей номенклатуры (НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура) и перейдем на вкладку Запасы и склады:

   • Установим флаг Использовать серийные номера. Это прямо укажет системе, что для данного товара требуется ввод серий.
   • Установим флаг Использовать партионный учет. Это необходимо для того, чтобы связать серии с конкретными партиями и, следовательно, с ГТД.
   • В поле Вид партии выберем предопределенное значение, которое объединяет оба учета. В типовой конфигурации для этого идеально подходит Серия и ГТД. Эта настройка позволяет системе знать, что при поступлении и отгрузке данного товара она обязана запрашивать как номер ГТД (в рамках партии), так и серийные номера (в рамках этой партии).
   • Если товар является импортным, что часто бывает при учете ГТД, не забудем установить флаг Импортный товар.

Проверив и установив все эти настройки, мы создали необходимую основу для работы системы с серийными номерами и ГТД.

Процесс поступления товаров с серийными номерами и ГТД

После того как все базовые настройки выполнены, нам нужно правильно оприходовать товар, чтобы система зафиксировала серийные номера и ГТД. Этот этап критически важен, так как данные, введенные при поступлении, будут использоваться при дальнейшей отгрузке.

Давайте разберем процесс поступления товара по шагам:

1. Создаем документ "Приобретение товаров и услуг":

   В меню Закупки открываем список документов Приобретение товаров и услуг и создаем новый документ. Заполняем основные реквизиты: поставщика, склад, организацию и т.д.

2. Заполняем табличную часть "Товары":

   Добавляем в табличную часть номенклатуру, для которой мы настроили учет по сериям и ГТД. Указываем количество и цену.

3. Указываем партию и ГТД:

   Для каждой строки товара в табличной части нам необходимо указать партию. Для этого мы нажимаем на гиперссылку в колонке Партия (или аналогичной, если ее название отличается в вашей версии). Откроется форма для выбора или создания партии. В этой форме мы обязательно должны указать Номер ГТД и страну происхождения. Система автоматически создаст новую партию, привязанную к этой декларации, или позволит выбрать уже существующую, если товар поступает по той же ГТД.

4. Вводим серийные номера:

   После того как партия и ГТД указаны, перейдем на вкладку Серийные номера в этом же документе поступления (часто эта вкладка появляется автоматически, если номенклатура настроена на использование серий). Здесь мы должны ввести все серийные номера, которые пришли в рамках данной поставки. Если вы используете ордерную схему, то для оптимизации процесса можно применить рабочее место приемки ордерного склада с дополнительными фильтрами. Система автоматически привяжет введенные серийные номера к указанной выше партии и ее ГТД.

После проведения документа Приобретение товаров и услуг у нас на складе будет числиться товар, у которого каждый экземпляр (серия) "знает" свою партию, а каждая партия "знает" свою ГТД. Эти данные будут доступны для последующей отгрузки.

Ключевой момент: Отгрузка товара и проблема с кнопкой "Указать серии"

Вот мы и подошли к самому важному этапу — отгрузке товара, где должна проявиться вся магия настроенного учета. Мы создаем документ Реализация товаров и услуг, добавляем нужный товар, и система, видя, что товар учитывается и по сериям, и по партиям, должна предложить нам указать серийные номера. Однако, как это часто бывает, именно здесь мы сталкиваемся с проблемой: кнопка или возможность указания серийных номеров просто отсутствует или неактивна.

Симптом:

Несмотря на тщательную проверку всех описанных выше настроек (активация серий, настройка вида номенклатуры, настройка самой номенклатуры, правильное поступление товара), при создании документа Реализация товаров и услуг и добавлении в него товара, который должен учитываться по сериям, мы не видим активной кнопки Указать серии, Подбор серийных номеров или аналогичного механизма. Это означает, что система не позволяет нам выбрать конкретные серийные номера для отгрузки, как будто учет по сериям для данного товара вовсе не ведется.

Причина проблемы: Скрытая настройка склада

Как показал опыт решения проблемы, причина такой неочевидной блокировки кроется в настройке, которую очень легко пропустить. Даже если вы глобально отключили использование ордерных складов в разделе НСИ и администрирование – Склад и доставка (сняли флаг Ордерные склады), для конкретного склада могла остаться установленной внутренняя настройка Использовать ордерную схему. Этот флаг зачастую не отображается напрямую в пользовательском интерфейсе карточки склада без применения специальных средств. При работе с такими сложными схемами кладовщикам часто требуется специализированное рабочее место отгрузки для ордерного склада, чтобы корректно обрабатывать заказы.

Почему это происходит? 1С имеет многоуровневую систему настроек. Глобальное отключение ордерной схемы означает, что *новые* склады по умолчанию будут создаваться без этой опции. Однако, если склад был создан ранее или в его настройках была активирована ордерная схема, соответствующий реквизит на уровне объекта Склад может остаться установленным. Когда этот реквизит активен, система продолжает ожидать, что операции поступления и отгрузки будут осуществляться через соответствующие складские ордера. Если ордера не используются, но флаг на складе стоит, возникает конфликт, который проявляется в неактивной кнопке указания серий в документе реализации.

Решение проблемы: Деактивация "ордерной схемы" на уровне склада

Теперь, когда мы понимаем причину проблемы, давайте перейдем к ее устранению. Наша задача – найти и деактивировать скрытый флаг Использовать ордерную схему непосредственно в карточке склада. Поскольку этот флаг может быть не виден в обычном режиме, мы рассмотрим несколько способов его изменения.

1. Переход к настройкам складов:

   Откройте раздел НСИ и администрирование – НСИ – Склады и магазины. Перед нами откроется список всех складов, заведенных в вашей информационной базе.

2. Выбор проблемного склада:

   Определите, какой именно склад используется при отгрузке товаров, для которых не удается указать серийные номера. Откройте карточку этого склада.

3. Поиск и изменение скрытого реквизита:

   В типовом интерфейсе карточки склада флаг Использовать ордерную схему, который нам нужен, может быть не виден. Поэтому нам потребуется использовать специальные инструменты для работы с реквизитами:

   • Использование "Группового изменения реквизитов" (рекомендуемый способ): — для этой задачи есть универсальный инструмент массового редактирования данных в 1С:УТ.

     Этот инструмент позволяет изменять реквизиты объектов, которые могут быть скрыты в обычных формах. Это наиболее безопасный и доступный способ для большинства пользователей.

     1. В списке складов выделите нужный склад (или несколько складов, если проблема касается нескольких).
     2. Нажмите кнопку Еще (или Все действия) и выберите пункт Изменить выделенные.
     3. В открывшемся окне найдите реквизиты ИспользоватьОрдернуюСхемуПриПоступлении и ИспользоватьОрдернуюСхемуПриОтгрузке.
     4. Напротив этих реквизитов установите флаг в колонке для изменения, а затем в поле значения выберите Ложь.
     5. Нажмите кнопку Изменить. Система применит изменения к выбранным складам. После этого полезно запустить отчет для поиска ошибок в учете путем сравнения товаров на складах и товаров организаций, чтобы убедиться в отсутствии расхождений.

   • Изменение через отладчик или конфигуратор:

     Если вы обладаете навыками работы в режиме отладки или конфигуратора, вы можете непосредственно изменить реквизиты объекта Склад. Установите значение реквизитов ИспользоватьОрдернуюСхемуНаПриемке и ИспользоватьОрдернуюСхемуНаОтгрузке в Ложь (false) и сохраните изменения.

Важно: Этот сценарий является ярким примером следствия многоуровневой архитектуры настроек. Отключение глобальной опции (например, Ордерные склады в НСИ и администрирование) не всегда приводит к автоматической деактивации аналогичной опции на более детальном уровне (для конкретного склада).

Проверка результата: Отгрузка товаров с серийными номерами

После выполнения всех описанных выше шагов, особенно после деактивации скрытого флага ордерной схемы на уровне склада, мы готовы проверить, удалось ли нам решить проблему. Давайте создадим новый документ отгрузки.

Для проверки:

1. Создайте новый документ "Реализация товаров и услуг": Перейдите в раздел Продажи и создайте новый документ реализации.
2. Заполните основные реквизиты документа: Укажите клиента, организацию и склад.
3. Добавьте номенклатуру: В табличную часть на вкладке Товары добавьте ту позицию номенклатуры, для которой мы настраивали учет серийных номеров и ГТД.
4. Проверьте наличие кнопки: Теперь система должна корректно отобразить кнопку или гиперссылку для Подбора серийных номеров в строке табличной части.
5. Убедитесь в корректности формы подбора: В открывшейся форме подбора вы должны увидеть список, сгруппированный по партиям и ГТД.

Если эти шаги выполняются успешно, это означает, что проблема с неактивной кнопкой "Указать серии" полностью решена.

Дополнительные аспекты и сценарии использования серийных номеров

Помимо рассмотренного основного сценария, функционал серийных номеров в 1С:УТ 11.5 предлагает широкий спектр возможностей для различных учетных задач:

1. Различные виды серийного учета:

   Ваш выбор зависит от бизнес-процессов: от справочного указания до полного учета себестоимости. Политику учета серий мы определяем в карточке Вида номенклатуры, что позволяет гибко подходить к разным группам товаров.

2. Сценарии применения серий:

   • Учет рекламаций: Привязка рекламации к конкретному экземпляру товара.
   • Контроль сроков годности: Использование стратегии FEFO для оптимизации отгрузки.
   • Учет остатков в специфических единицах: Например, для рулонов ткани или бухт кабеля.
   • Гарантийное обслуживание: Отслеживание гарантийного периода каждого изделия.

3. Отчетность по ГТД и сериям:

   Для полноценного контроля и анализа данных нам доступны различные отчеты. При аудите данных неоценимую помощь окажет отчет для сравнения товаров на складах организаций и себестоимости товаров, который помогает выявить ошибки в регистрах. Также можно использовать отчет Ведомость по товарам организаций, добавив в него колонки для ГТД и серийных номеров.

Заключение

Учет серийных номеров и номеров ГТД в 1С:УТ 11.5 обеспечивает полную прослеживаемость импортного товара. Однако при его настройке могут возникать неочевидные проблемы, такие как неактивная кнопка "Указать серии". Эта ситуация часто вызвана скрытой настройкой "Использовать ордерную схему" на уровне конкретного склада.

Мы подробно рассмотрели пошаговый алгоритм настройки учета серийных номеров и предложили эффективное решение обнаруженной проблемы с помощью функции "Групповое изменение реквизитов". Надеемся, что это подробное руководство поможет вам успешно настроить и использовать учет серийных номеров в 1С:УТ 11.5, обеспечивая необходимый контроль над вашими товарами.