Почему неявки по невыясненным причинам не отображаются в ЕФС-1 в 1С:ЗУП и как это исправить

← На главную

В практике работы кадровика и бухгалтера часто возникает ситуация: сотрудник отсутствует на работе, и до выяснения обстоятельств в системе фиксируется «НН» (неявка по невыясненным причинам). Однако при формировании регламентированной отчетности, в частности подраздела 1.2 формы ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ), эти периоды внезапно исчезают из стажа. Это критично, так как Социальный фонд требует прозрачности стажевых периодов, даже если они не оплачиваются. Рассмотрим подробно, почему так происходит и как настроить программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для корректного отражения данных.

Причина проблемы: методология «от документа» против ручного ввода

Основная ошибка многих пользователей заключается в попытке отразить отсутствие сотрудника напрямую в документе Табель. В архитектуре 1С:ЗУП 3.1 документ Табель является производным, то есть он должен собирать данные из первичных кадровых документов-отклонений. Когда пользователь вручную проставляет «НН» в табеле, программа фиксирует время, но не регистрирует стажевые записи в специальных регистрах ПФР. Разберем по шагам, как исправить эту ситуацию.

Шаг 1. Отказ от ручных правок в документе Табель

Первое и самое важное правило: удалите ручные записи об отсутствиях из документа Табель. Если вы ввели «НН» или «ПР» (прогул) непосредственно в сетку табеля, это может блокировать работу автоматических алгоритмов программы. Проанализируем правильный порядок действий:

Откройте документ Табель за соответствующий месяц.
Если в нем зафиксированы отсутствия вручную, удалите эти записи или самого сотрудника из документа.
В идеале, если в вашей организации не используется суммированный учет времени с необходимостью фиксировать отклонения от графиков «по факту», документ Табель вообще не обязателен к заполнению. Программа прекрасно рассчитывает стаж на основании графиков и документов-отклонений.

Шаг 2. Ввод документа-отклонения

Для того чтобы информация о неявке попала в регистры стажа, необходимо создать кадровый документ. Рассмотрим, как это сделать:

Перейдем в раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников и создадим документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). В нем выберем соответствующую причину:

Отсутствие по невыясненной причине (если мы еще не знаем, где работник).
Прогул (если факт прогула уже подтвержден актом).

После проведения этого документа программа автоматически сделает записи в регистр накопления Параметры периодов стажа ПФР. Именно отсюда отчет ЕФС-1 черпает данные о том, что сотрудник числится в штате, но не работает.

Шаг 3. Настройка вида начисления и вида стажа

Даже при наличии документа стаж может не заполниться, если в настройках начисления допущена ошибка. Проверим настройки программы:

Зайдем в меню Настройка — Начисления.
Найдем в списке начисление Отсутствие по невыясненной причине (или «Прогул»).
Перейдем на вкладку Учет времени.
Найдем поле Вид стажа ПФР. Здесь обязательно должно быть указано значение Неоплачиваемый период (в старой терминологии — «НЕОПЛ»).

Если это поле пустое, программа «проигнорирует» данный период при заполнении отчета, считая, что он не имеет значения для персонифицированного учета. После изменения настройки обязательно перепроведите документы отсутствия за прошлые периоды.

Шаг 4. Проверка записей в регистрах

Выясним причину, если после всех манипуляций строка в отчете так и не появилась. Нам нужно убедиться, что данные попали в «двигатель» отчетов. Для этого можно воспользоваться универсальным отчетом или посмотреть движения документа по кнопке «Дт/Кт» (если выведены технические подробности):

Проанализируем регистр Записи о стаже сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ). Если в этом регистре нет записи по нашему сотруднику с кодом НЕОПЛ, значит, документ-отклонение не сработал. Обычно это происходит из-за того, что документ Табель все еще «перекрывает» кадровое событие. Попробуйте полностью пометить на удаление Табель за этот месяц и сформировать ЕФС-1 заново для теста.

Шаг 5. Особенности автоматического заполнения ЕФС-1

Нужно учитывать техническую логику заполнения Подраздела 1.2 формы ЕФС-1. Программа 1С:ЗУП при нажатии кнопки Заполнить может не подтянуть сотрудника, у которого за весь год был только один период «НН», если у него нет других особенностей (вредности, северных надбавок и т.д.). В этом случае воспользуйтесь кнопкой Подбор:

В форме отчета ЕФС-1 нажмите Подбор.
Выберите нужного «прогульщика».
Программа принудительно проанализирует все его регистры и выведет строку с кодом НЕОПЛ.

Важные методологические дополнения

Согласно разъяснениям СФР (например, Письмо от 26.06.2025 № 19-20/33470), если сотрудник отсутствует более месяца, работодатель обязан выделить этот период отдельной строкой. Если вы оставите «дыру» в стаже, фонд может посчитать, что сотрудник был уволен, и выставит требование о представлении пояснений или корректирующих форм.

Также помните, что код НЕОПЛ (неоплачиваемый период) исключается из страхового стажа для назначения пенсии, но сохраняет непрерывность трудовых отношений. Поэтому крайне важно, чтобы даты начала и окончания отсутствия в 1С четко соответствовали кадровым актам.

Пример исправления ситуации в программе

Рассмотрим ситуацию: бухгалтер обнаружил, что за сентябрь у сотрудника Иванова не отражен прогул в ЕФС-1. Бухгалтер заходит в Табель, видит там «ПР», введенный руками. Правильный алгоритм действий будет следующим:

1. Очистить ячейки с «ПР» в документе Табель и провести его.

2. Создать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с 01.09 по 05.09.

3. Проверить начисление «Прогул», убедиться, что стоит «Неоплачиваемый период».

4. В отчете ЕФС-1 нажать Обновить или переподтянуть сотрудника через Подбор. В результате должна появиться строка:

01.09.2024 — 05.09.2024 | Код: НЕОПЛ

Таким образом, совместная работа кадровика и расчетчика по соблюдению приоритетности документов (сначала отсутствие, потом — если нужно — табель) гарантирует корректность государственной отчетности.