Часто при переходе с других систем учета (например, 1С:УПП или старых кадровых программ) пользователи и консультанты сталкиваются с архитектурными различиями в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Один из распространенных вопросов: почему в справочнике видов образования нет пункта "Учится в настоящее время" или "Студент"? Казалось бы, это логичная характеристика для работающей молодежи.
В этой статье мы подробно разберем методологические причины такого решения разработчиков, проанализируем связь с государственными классификаторами и, самое главное, рассмотрим правильные способы учета студентов в системе без изменения типового кода конфигурации.
Для начала давайте разберемся в логике построения кадрового учета в Российской Федерации, которой строго следует фирма "1С".
Справочник ВидыОбразованияФизическихЛиц в конфигурации не является произвольным списком. Он жестко привязан к ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении). Согласно законодательству и правилам статистики, образование — это завершенный уровень квалификации (ценз), подтвержденный документом (аттестатом, дипломом).
Рассмотрим ключевые аргументы, которые мы выявили в ходе анализа проблемы:
Если мы попытаемся добавить в справочник элемент "Учится", система не сможет сопоставить его с кодом ОКИН. В результате, при формировании отчетов для Росстата, ПФР (СФР) или карточки Т-2, данные по таким сотрудникам либо не попадут в отчет, либо попадут в категорию ошибок.
В 1С:ЗУП предусмотрены штатные механизмы для отражения факта обучения, которые влияют на расчет зарплаты и кадровый учет. Давайте посмотрим, как это реализовано правильно.
Если сотрудник совмещает работу с обучением, это обычно отражается через отсутствия. Для этого используются документы:
Отпуск с видом отпуска "Учебный (оплачиваемый)" или "Учебный (неоплачиваемый)" (печатная форма: приказ о предоставлении отпуска (Т-6)).УченическийДоговор — если организация сама направляет сотрудника на обучение и выплачивает стипендию (вам может пригодиться ученический договор с выбором подписанта).Именно наличие этих документов в базе позволяет кадровикам строить отчеты по отсутствиям и видеть, кто из сотрудников сейчас на сессии, а также формировать ежеквартальный отчет по обучению сотрудников.
Однако часто возникает потребность просто иметь пометку в карточке сотрудника "Является студентом", чтобы строить списки молодежи, кадровый резерв или внутреннюю аналитику, не связанную с начислением зарплаты.
Давайте рассмотрим, как реализовать это, используя механизм Дополнительных реквизитов и сведений. Это безопасный метод, который не требует вмешательства программиста и снятия конфигурации с поддержки.
Мы создадим специальный "флажок" или поле для справочника физических лиц.
Физические лица (или Сотрудники, если статус привязан к конкретному трудовому договору, но логичнее привязывать к физлицу).Давайте настроим новый реквизит так, чтобы им было удобно пользоваться:
Булево, если вам нужна простая галочка (Да/Нет).Дополнительное значение, если вы хотите выбирать из списка (например: "Очное", "Заочное", "Аспирантура").Строка, если нужно писать название ВУЗа текстом.Сохраните элемент. Теперь в карточке каждого физического лица появится новая закладка или поле "Дополнительные реквизиты", где можно установить этот признак.
Теперь, когда у нас есть признак "Учится", давайте выведем его в кадровые отчеты. Рассмотрим это на примере отчета "Штатные сотрудники" (или любого другого, например, "Личные данные сотрудников").
Физическое лицо, разверните её.Теперь в отчете появится колонка с информацией о том, учится сотрудник или нет. Более того, на закладке Отборы вы можете установить фильтр по этому полю, чтобы получить список только обучающихся сотрудников.
Еще один важный момент, который стоит обсудить. Иногда пользователи пытаются обойти проблему, выбирая вид образования "Неполное высшее".
Давайте вспомним законодательство. Согласно Федеральному закону "Об образовании в Российской Федерации" (вступил в силу в 2013 году), понятие "неполное высшее образование" было упразднено. Сейчас такого уровня образования официально не существует.
Поэтому использование старых терминов в современных версиях ЗУП не рекомендуется, так как справочники актуализируются в соответствии с действующим законом.
Если вы являетесь программистом 1С и перед вами стоит задача автоматизировать процесс сбора данных о студентах, например, для выгрузки во внешнюю систему, мы рекомендуем обращаться к данным именно через механизм свойств (дополнительных реквизитов).
Пример кода для получения значения дополнительного реквизита "Студент" у физического лица:
// Функция для получения значения доп. реквизита
// ФизЛицоСсылка - ссылка на элемент справочника ФизическиеЛица
// ИмяРеквизита - строка, наименование нашего свойства ("Студент")
Функция ПолучитьСтатусСтудента(ФизЛицоСсылка, ИмяРеквизита)
Результат = Ложь;
// Находим свойство по имени (в реальности лучше искать по ссылке или предопределенному ID)
СвойствоСсылка = ПланыВидовХарактеристик.ДополнительныеРеквизитыИСведения.НайтиПоНаименованию(ИмяРеквизита);
Если Не СвойствоСсылка.Пустая() Тогда
// Получаем значение свойства
Значение = УправлениеСвойствами.ЗначениеСвойства(ФизЛицоСсылка, СвойствоСсылка);
Если ТипЗнч(Значение) = Тип("Булево") Тогда
Результат = Значение;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
Возврат Результат;
КонецФункции
Важно: Не пытайтесь программно добавлять новые элементы в предопределенные классификаторы или справочники, которые находятся на поддержке классификатора ОКИН. При обновлении классификатора ваши изменения могут быть затерты или привести к дублированию данных.
Отсутствие вида образования "Учится" в 1С:ЗУП — это не недоработка, а следствие строгого следования государственным стандартам и правилам проектирования баз данных. Образование — это зафиксированный результат, а учеба — это процесс.
Для решения вашей задачи используйте:
Такой подход обеспечит корректную сдачу отчетности в госорганы и даст вам необходимую гибкость для внутренней управленческой отчетности.