← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 кадровые специалисты часто сталкиваются со следующей проблемой: справочник учебных заведений изначально пуст, и каждый пользователь заполняет его вручную. В результате один и тот же институт или университет может быть продублирован в базе десятки раз с разными сокращениями, опечатками или в разных регистрах (например, "МГУ", "Московский государственный университет", "ФГБОУ ВО МГУ").

В этой статье мы подробно разберем, почему в типовых конфигурациях 1С отсутствует стандартный загружаемый классификатор учебных заведений, как правильно организовать учет документов об образовании с юридической точки зрения и какими техническими средствами можно навести порядок в справочнике.

Почему в 1С:ЗУП нет стандартного классификатора вузов?

Для многих регламентированных данных в 1С предусмотрены автоматические классификаторы: банки (БИК), адресные сведения (ФИАС), виды продукции или виды экономической деятельности (ОКВЭД). Однако для учебных заведений подобного механизма «из коробки» не существует. И на это есть веские методологические причины.

Основная сложность заключается в исторической изменчивости названий учебных заведений. Рассмотрим типичный жизненный цикл крупного отечественного вуза за последние 30 лет. В советское время это мог быть "Институт", в 1990-х годах он переименовался в "Академию", в 2000-х получил статус "Университета", а позже вошел в состав крупного "Федерального университета" в качестве структурного подразделения.

Согласно правилам ведения кадрового учета и заполнения личных карточек сотрудников, кадровик обязан вносить сведения об образовании строго в соответствии с предоставленным документом (дипломом). Если сотрудник окончил учебное заведение в 1985 году, в его карточке должно фигурировать именно то название, которое было зафиксировано в дипломе на момент выпуска, а не современный бренд вуза. Если бы в программе существовал жесткий статичный классификатор (актуальный срез последних названий), кадровые службы потеряли бы возможность корректно заполнять исторические данные по старым дипломам.

Поэтому справочник УчебныеЗаведения спроектирован разработчиками 1С как свободный реестр, который адаптируется под нужды конкретного предприятия.

Как решить проблему заполнения справочника: практические методы

Рассмотрим по шагам несколько подходов, которые помогут автоматизировать работу с учебными заведениями и минимизировать человеческий фактор.

Метод 1. Настройка регламента ввода данных для кадровой службы

Самый простой бескодовый способ навести порядок — внедрить внутрикорпоративный стандарт заполнения карточек сотрудников. Рекомендуем прописать для специалистов отдела кадров следующие правила:

1. Перед созданием нового элемента в справочнике УчебныеЗаведения обязательно выполнить поиск по ключевым словам (например, по городу или корню названия вуза).
2. Использовать единый шаблон наименования. Например: [Сокращенное название] — [Полное название], [Город].
3. Если у сотрудника старый диплом с прежним названием вуза, создавать новую запись, но делать пометку в наименовании, чтобы отличать исторические версии (например, "МГПИ им. Ленина (ныне МПГУ)").

Метод 2. Использование смежных классификаторов

Не забываем, что в системе 1С:ЗУП присутствуют другие государственные классификаторы, облегчающие ввод информации об обучении. Мы можем использовать:

• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию). Он содержит актуальные коды и наименования направлений подготовки и специальностей. Его можно загрузить в систему автоматически через меню обслуживания классификаторов.
• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении). Помогает стандартизировать информацию о степенях, званиях и уровнях образования (высшее, среднее профессиональное и т.д.).

Метод 3. Загрузка данных из внешних официальных реестров

Если ручной ввод категорически не подходит и требуется массово предзаполнить базу проверенными названиями, мы можем обратиться к открытым государственным источникам. Существуют реестры Рособрнадзора (например, реестр лицензий или базы ФИС ФРДО), содержащие списки легитимных образовательных организаций.

Проанализируем алгоритм загрузки таких данных в 1С:

1. Выгружаем актуальный список вузов с портала открытых данных РФ или профильного образовательного портала в файл формата Excel (XLSX) или CSV.
2. В режиме «1С:Предприятие» открываем типовой инструмент ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента (данную обработку можно запустить через функции технического специалиста или скачать с официального диска ИТС).
3. В качестве объекта загрузки выбираем справочник УчебныеЗаведения.
4. Сопоставляем колонки из файла Excel с реквизитами справочника в 1С (наименование, краткое наименование, код).
5. Запускаем процесс загрузки. На выходе получаем заполненный и чистый справочник, из которого кадровики могут выбирать элементы в один клик.

Метод 4. Отраслевая интеграция (для медицинских учреждений)

Если ваше предприятие относится к сфере здравоохранения, ведение учета сотрудников тесно связано с ЕГИСЗ и Федеральным регистром медицинских работников (ФРМР). Для таких конфигураций, как "1С:Медицина. Зарплата и кадры", предусмотрены специальные механизмы интеграции.

В рамках этих решений разработан автоматический импорт ведомственных классификаторов, поставляемых Минздравом РФ. В эти классификаторы по умолчанию входят все аккредитованные медицинские вузы, академии и колледжи России. Если вы ведете учет в специализированной конфигурации, обязательно настройте синхронизацию с ФРМР для автоматического обновления этих справочников.

Как бороться с уже накопившимися дублями?

Если база ведется давно и справочник учебных заведений уже засорен дублирующимися записями, чистить их вручную в каждой карточке сотрудника нет необходимости. Для этого в платформе 1С предусмотрен мощный универсальный инструмент.

Выясним, как избавиться от дублей по шагам:

1. Переходим в раздел Администрирование, далее выбираем пункт Обслуживание и открываем ссылку Поиск и удаление дублей.
2. В поле "Искать в:" выбираем справочник Учебные заведения.
3. В графе "Отбирать:" при необходимости настраиваем фильтры (например, по конкретным группам или символам), либо оставляем поле пустым для анализа всего справочника.
4. В качестве правила сравнения выбираем "Похожие слова" или "Совпадение по наименованию".
5. Нажимаем кнопку Найти дубли. Программа просканирует базу данных и сгруппирует похожие элементы.
6. В появившемся списке система предложит выбрать "Оригинал" — ту запись, которая написана наиболее корректно. Все остальные записи будут помечены как "Дубли".
7. Нажимаем кнопку Удалить дубли. Программа автоматически заменит ссылки на дублирующие элементы во всех кадровых документах, личных карточках сотрудников (справочник ФизическиеЛица) на выбранный оригинал, а сами лишние элементы справочника будут помечены на удаление или стерты.

Улучшения в последних релизах 1С:ЗУП 3.1

Разработчики фирмы 1С учитывают пожелания пользователей и постепенно развивают возможности кадрового учета. В последних обновлениях конфигурации 1С:ЗУП 3.1 структура справочника учебных заведений была оптимизирована.

Теперь внутри карточки учебного заведения поддерживается разделение на два ключевых реквизита:

• Краткое наименование — используется для быстрого поиска в списках, подбора в документы и отображения на формах в интерфейсе программы.
• Полное наименование — предназначено для официального вывода в печатные формы (например, при формировании личной карточки Т-2, справок или внутренних отчетов компании).

Благодаря этому нововведению мы можем хранить удобные краткие аббревиатуры для повседневной работы кадровиков, не теряя при этом юридической точности при формировании отчетных документов.