При работе с розничными продажами, особенно в сфере торговли мебелью, где часто используются «Заказы клиентов» и важны программы лояльности, многие пользователи 1С:Управление торговлей (УТ11) сталкиваются с дилеммой: использовать обезличенного «Розничного покупателя» или заводить каждого клиента по фамилии, имени и отчеству (ФИО).
Наш читатель, работающий с УТ11, задается вопросом, стоит ли «городить» систему, вводя данные каждого физического лица, или оставаться с обезличенным клиентом. Основные движущие силы для перехода на персонифицированный учет — это желание реализовать эффективные программы лояльности, отслеживать повторные продажи и вести полную историю взаимодействия с клиентами. При этом существует опасение «раздуть» бухгалтерскую базу излишними записями. В данном материале мы подробно рассмотрим, как правильно организовать такой учет, чтобы получить все преимущества персонализации без ненужной нагрузки на бухгалтерские системы.
Традиционно в розничных продажах для упрощения бухгалтерского и налогового учета используется один обобщенный Контрагент — «Розничный покупатель». Все розничные продажи агрегируются по нему, и в конце отчетного периода может быть сформирована одна сводная счет-фактура или другие документы. Этот подход оправдан, когда нет необходимости в детальной аналитике по каждому покупателю, в построении долгосрочных отношений или в реализации сложных программ лояльности.
Однако, когда бизнес стремится к построению долгосрочных отношений с клиентами, внедрению бонусных программ и повышению уровня сервиса, обезличенный подход становится недостаточным. Для мебельного бизнеса, где покупки часто являются значительными, и актуальны повторные заказы или дозаказы (например, к уже купленному гарнитуру), персонализация становится критически важной.
В такой ситуации возникает необходимость введения данных о каждом физическом лице. Однако возникает закономерный вопрос: как это сделать, чтобы не «раздувать» базу данных бухгалтерского учета и не создавать излишние сущности, которые не нужны бухгалтерам? Ведь заводить миллионы физических лиц в учетной системе, а тем более в бухгалтерской базе, является неэффективным решением и может привести к сложностям в работе.
Наиболее эффективное и рекомендованное решение этой задачи в 1С:УТ заключается в использовании функциональности раздельного учета справочников Партнеры и Контрагенты. Давайте подробно разберем, как это работает и почему это оптимальный подход.
В этот справочник мы заводим каждого розничного покупателя как индивидуальное физическое лицо с указанием его ФИО, контактных данных и другой информации, необходимой для CRM и маркетинга. Именно к Партнеру привязываются все управленческие и маркетинговые данные, такие как:
Партнеру. Мы сможем начислять и списывать бонусы, предоставлять индивидуальные скидки, отслеживать историю начислений/списаний и остатки бонусных баллов.Партнером. Это обеспечивает детальную историю взаимоотношений с каждым покупателем, что крайне важно для бизнеса по продаже мебели, где часто встречаются повторные или дозаказы, а также для построения долгосрочных отношений с клиентами. Мы можем анализировать частоту покупок, средний чек и другие показатели.Партнеру.Таким образом, справочник Партнеры становится центральным элементом для всей управленческой аналитики, CRM-функциональности и работы с клиентами, не обременяя при этом бухгалтерский учет.
Для целей бухгалтерского и налогового учета мы создаем одного обобщенного Контрагента, например, с наименованием «Розничный покупатель» или «Физическое лицо (розница)». Все продажи, которые в управленческом учете оформлены на конкретных Партнеров-физлиц, будут в бухгалтерском учете (или при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) отражаться через этого единого Контрагента.
Это позволяет решить ключевую проблему:
Контрагент по рознице, а не миллионы физических лиц. Это значительно упрощает работу бухгалтеров, повышает производительность системы и снижает риск ошибок, так как бухгалтерия работает с обобщенными, но достаточными для регламентированного учета данными.Гибкость связи между Партнерами и Контрагентами позволяет одному Партнеру (физическому лицу) быть связанным с одним или несколькими Контрагентами (например, если клиент имеет несколько юридических лиц или ИП). И наоборот, что является нашим случаем, множество Партнеров (индивидуальные ФИО) могут быть связаны с одним обобщенным Контрагентом, таким как «Розничный покупатель», для бухгалтерского учета.
Для включения функциональности раздельного учета Партнеров и Контрагентов в 1С:Управление торговлей (редакция 11) выполним следующие шаги:
Прежде всего, нам необходимо активировать соответствующую опцию в настройках программы. Перейдите в раздел НСИ и администрирование → CRM и маркетинг. В подразделе Настройки CRM найдите и установите флажок «Независимо вести партнеров и контрагентов».
После включения этой опции в документах продажи (например, Заказ клиента, Реализация товаров и услуг) появятся два отдельных поля для выбора: Партнер и Контрагент.
Теперь мы можем заводить каждого розничного покупателя как нового Партнера. Для этого перейдите в раздел CRM и маркетинг → Партнеры и создайте нового Партнера. При его создании обязательно укажите полные ФИО, контактную информацию (телефон, email, адрес), дату рождения и другую важную для CRM информацию. При создании Партнера система позволит вам сразу указать, что он является физическим лицом, выбрав соответствующий тип.
Мы рекомендуем заполнять максимум информации, которая может быть полезна для персонализации и маркетинга.
В справочнике Контрагенты (НСИ и администрирование → Контрагенты) создайте одну запись, например, с наименованием «Розничный покупатель» или «Физическое лицо (розница)». Для этого Контрагента выберите тип «Физическое лицо» или «Прочее», в зависимости от вашей учетной политики. Этот единый Контрагент будет использоваться во всех розничных операциях, где в поле Партнер выбран конкретный физик.
К этому Контрагенту мы также можем привязать типовое соглашение, если оно требуется для бухгалтерского учета.
При создании Заказа клиента (или другого документа реализации, например, Реализация товаров и услуг) для розничного покупателя, действуем следующим образом:
Партнер выбираем конкретное ФИО клиента из справочника Партнеры, которому мы продаем мебель.Контрагент выбираем созданного ранее обобщенного Контрагента «Розничный покупатель».Таким образом, мы удовлетворяем и управленческие потребности (детализация по ФИО для лояльности), и регламентированные потребности (обобщенный контрагент для бухгалтерии).
После оформления Заказа клиента на конкретного Партнера, вы можете в полной мере использовать функциональность программ лояльности:
Партнеру, его сегменту или дисконтной карте.Вся эта функциональность реализуется через объект Партнер и связанные с ним регистры накопления и сведений.
Оплаты, поступающие от розничных покупателей (через кассу, эквайринг, онлайн-платежи, оплата по ссылкам), также могут быть привязаны к соответствующему Заказу клиента, который, в свою очередь, связан с конкретным Партнером и обобщенным Контрагентом «Розничный покупатель».
Например, при оформлении Приходного кассового ордера или Эквайринговой операции, если они создаются на основании Заказа клиента, информация о Контрагенте и Договоре будет заполнена из заказа (то есть, будет указан «Розничный покупатель»). В то же время, детали платежа и его связь с конкретным покупателем будут доступны через сам Заказ клиента и его связь с Партнером.
Это обеспечивает полную прозрачность всех финансовых операций как для управленческого, так и для бухгалтерского учета.
Обобщая, использование индивидуальных Партнеров (ФИО) в 1С:УТ для розничных покупателей мебели с заказами является не просто возможным, но и критически важным решением, если вашей целью является:
Проблемы с «раздуванием» учетной системы для бухгалтерии полностью решаются за счет грамотного использования раздельного ведения справочников Партнеры и Контрагенты. Бухгалтеры видят только сводного «Розничного покупателя», в то время как менеджеры и маркетологи имеют доступ ко всей детализированной информации о каждом клиенте.
Таким образом, нет необходимости отказываться от детализации и преимуществ CRM из-за опасений усложнить бухгалтерский учет. Современные возможности 1С:УТ позволяют эффективно решить эту задачу, обеспечивая максимальную гибкость и контроль над розничными продажами, что, безусловно, приведет к повышению удовлетворенности клиентов и росту бизнеса.