← На главную

При заполнении подраздела 1.3 формы ЕФС-1 в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) или «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) пользователи часто сталкиваются с проблемой некорректного отображения отработанного времени. Типичная ситуация: в графе 20 (фактически отработанные часы) сумма получается значительно больше реальной, так как программа ошибочно «плюсует» ночные часы к уже учтенной явке. Рассмотрим подробно, почему это происходит и как настроить систему для корректного формирования отчета.

Разберем суть проблемы: удвоение часов

В подразделе 1.3 формы ЕФС-1 графа 20 должна содержать общее количество фактически отработанных часов за месяц. Согласно логике учета, ночные часы (код Н) являются составной частью общего рабочего времени. Если сотрудник отработал смену 12 часов, из которых 4 часа — ночные, в отчете должно фигурировать число 12. Однако на практике часто возникает ситуация, когда программа ставит 16 часов (12 «дневных» + 4 ночных). Проанализируем основные причины этой ошибки.

Причина 1: Неправильное заполнение Табеля учета рабочего времени

Одной из наиболее распространенных причин является методологическая ошибка при вводе данных в документ Табель. Рассмотрим два варианта отражения времени:

1. Правильный вариант: Если смена длится 12 часов, и из них 4 часа ночные, в табеле должно быть указано: Я 8, Н 4. В этом случае программа четко понимает, что общая продолжительность работы — 12 часов.
2. Ошибочный вариант: Пользователь указывает Я 12, Н 4. Программа интерпретирует это как 12 часов явки ПЛЮС еще 4 часа работы в ночное время отдельно. Итого в регистры попадает 16 часов, которые затем перекочевывают в графу 20 отчета ЕФС-1.

Рекомендация: Проверьте, как заполнены данные в табеле. Если используется буквенный код Я, он не должен включать в себя часы, выделенные кодом Н, если они учитываются как самостоятельное время.

Причина 2: Ошибки в настройках Графика работы

Как выяснилось в ходе обсуждения проблемы, корень ошибки может лежать глубже — в настройках Графика работы сотрудника. Если в графике норма рабочего времени установлена только по дневным часам (например, указана только Явка), а фактически в табеле или при начислении зарплаты добавляются ночные часы, программа может некорректно сопоставить норму и факт.

Выясним причину на примере: если в графике заложено 120 часов нормы (только Я), а по факту сотрудник отработал те же 120 часов, но с учетом ночных, программа должна видеть соответствие. Если же ночные часы не были предусмотрены графиком как вид времени, формирующий норму, их добавление в фактический учет воспринимается системой как дополнительное время сверх графика.

Причина 3: Настройка вида начисления «Доплата за работу в ночное время»

Посмотрим на настройки начисления на вкладке «Учет времени». Это критически важный момент для автоматического заполнения ЕФС-1. В программе 1С существует два принципиально разных подхода к учету времени для начислений:

• Если у начисления за ночные часы в поле «Вид времени» указано «Ночные часы» и при этом НЕ стоит признак того, что это дополнительная оплата за уже оплаченное время, программа прибавит эти часы к общему количеству.
• Правильная настройка для доплаты за ночные (если основное время уже оплачено по окладу или тарифу) — использование вида времени, который не увеличивает общую продолжительность рабочего времени в регистрах расчета.

Проанализируем ситуацию: если вы создали пользовательское начисление и указали там вид времени Рабочее время вместо Дополнительное начисление за уже оплаченное время, программа просуммирует эти часы с основной явкой при формировании отчета.

Технический нюанс: Регистры накопления

Данные в подраздел 1.3 ЕФС-1 попадают не напрямую из табеля, а из регистров накопления, таких как Данные о времени для расчета среднего (общий) и Начисления сотрудников. Рассмотрим, как проверить эти данные:

Воспользуемся отчетом «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)». В настройках отчета добавьте детализацию по видам времени. Если в колонке «Отработано (часов)» вы видите завышенное значение (например, 200 вместо 160), значит, проблема в первичных документах или настройках начислений, описанных выше. Программа лишь транслирует накопленные в регистрах данные в форму ЕФС-1.

Как проверить корректность нормы в графе 19

Параллельно с графой 20 важно контролировать графу 19 (Норма часов). В 1С:ЗКГУ норма берется из производственного календаря или индивидуального графика.

Посмотрим на важные настройки в графике работы:

1. Флаг «Считать норму по другому графику». Если он установлен, программа будет брать часы из указанного графика-образца (например, пятидневки), что может привести к расхождениям, если сотрудник работает по сменному графику.
2. Для сотрудников на неполной ставке норма должна указываться пропорционально их ставке. Если в графе 19 отображается полная норма 40-часовой недели, проверьте настройки кадровых документов (приема или перевода).

Алгоритм исправления ошибки

Разберем по шагам, что нужно сделать, если вы обнаружили лишние часы в ЕФС-1:

1. Откройте Начисление зарплаты и взносов и проверьте вкладку «Почасовая оплата». Посмотрите, какие виды времени там фигурируют.
2. Проверьте справочник Начисления. Найдите «Доплату за работу в ночное время». На вкладке «Учет времени» убедитесь, что настройки соответствуют типовым.
3. Если ошибка массовая, проверьте Настройку графика работы. Убедитесь, что в расписании работы указаны все необходимые виды времени (и дневные, и ночные), чтобы они корректно формировали норму.
4. После внесения изменений в настройки или графики, документы Начисление зарплаты и взносов необходимо пересчитать (или хотя бы обновить данные о времени), так как именно при проведении этого документа делаются записи в регистры, на основании которых строится отчет.
5. Перезаполните форму ЕФС-1.

Важный момент: В последних релизах 3.1.31 и 3.1.34 разработчики уточняли алгоритмы заполнения графы 20 для специфических случаев (например, дежурство на дому или время в пути). Если ваши настройки верны, но ошибка сохраняется, убедитесь, что вы используете актуальный релиз конфигурации, так как исправления багов в части ЕФС-1 выходят регулярно.