При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при заполнении документа Табель для сотрудников на суммированном учете рабочего времени количество часов отпуска проставляется некорректно. Типичный пример: по графику у сотрудника стоит смена 20 часов (включая 6 ночных), но при оформлении отпуска система ставит в табель 26 часов. Происходит фактическое удвоение ночных часов, которые прибавляются к общему количеству, вместо того чтобы входить в него. Рассмотрим подробно, почему так происходит и как привести учет в порядок.
Первым делом проанализируем настройки справочника Виды использования рабочего времени. Это ключевой момент, определяющий, как программа будет математически складывать или вычитать часы при пересечении различных периодов.
В системе 1С существуют предопределенные виды времени, такие как Явка, Ночные часы и Отпуск основной. Для корректной работы суммированного учета ночные часы должны быть жестко привязаны к основному времени. Проверим настройки по следующему алгоритму:
Ночные часы (код Н).Если в поле Основное время для вида Ночные часы не указана Явка, программа воспринимает ночные часы как самостоятельный, дополнительный вид времени. В этом случае при расчете «вытеснения» (когда отпуск должен заменить рабочее время) система видит 20 часов явки и 6 часов ночных как два независимых потока данных и просто суммирует их, получая ошибочные 26 часов. Установив Явка в качестве основного времени, мы «говорим» программе, что ночные часы уже включены в общую продолжительность смены.
Ситуация осложняется, когда сотрудники работают в графиках с переходящими сменами (например, смена начинается в 20:00 одного дня и заканчивается в 08:00 следующего). Рассмотрим, как ведет себя алгоритм заполнения табеля в таких случаях.
В релизах ветки 3.1.18 наблюдалась программная особенность: при пересечении границы суток программа иногда некорректно обрабатывает интервалы, если на один из дней выпадает начало отпуска. Система может «подтягивать» остаток смены из графика, игнорируя документ Отпуск, или дублировать часы, которые относятся к «хвосту» смены.
Выясним причину такого поведения: программа анализирует данные внутри астрономических суток (с 00:00 до 24:00). Если смена «разрезана» полночью, 1С должна четко понимать, к какому рабочему дню относятся эти часы. При суммированном учете критически важно, чтобы в графике работы было правильно настроено распределение часов по дням. Если в табеле после проведения отпуска появляются лишние 6 часов, это явный признак того, что программа не смогла правильно идентифицировать вытеснение для ночного интервала, перешедшего на следующие сутки.
Посмотрим на проблему с точки зрения начислений. Даже если табель заполнен, его данные базируются на настройках приоритетов в плановых начислениях. Проанализируем настройки начисления Отпуск основной:
Отпуск основной.В правой колонке (Начисления, приоритет которых ниже) должны быть перечислены все виды начислений, которые отпуск должен «побеждать» или вытеснять. Убедимся, что там присутствуют Оплата по окладу (или по тарифной ставке) и, что немаловажно, Доплата за работу в ночное время. Если ночные часы не настроены как вытесняемые отпуском, система может оставить их активными в табеле, что и приведет к избыточному начислению часов.
Хотя во многих организациях Индивидуальный график официально не ведется, стоит проверить их наличие в базе. Иногда документы создаются ошибочно или в рамках тестирования.
Проанализируем ситуацию: документ Табель имеет наивысший приоритет при расчете зарплаты, но заполняется он на основании либо общего Графика работы сотрудника, либо Индивидуального графика. Если на текущий месяц введен индивидуальный график, в котором часы проставлены некорректно (например, явка и ночные разнесены так, что программа не видит их связи), то при заполнении отпуска в табеле возникнет математическая ошибка. Рекомендуется убедиться, что список документов Индивидуальный график пуст для проблемного сотрудника в текущем периоде.
В 1С:ЗУП 3.1 порядок действий имеет колоссальное значение для корректности данных в табеле. Рассмотрим правильную последовательность работы:
Отпуск, Больничный лист, Командировка).Табель.Если вы сначала создали Табель, а потом провели Отпуск, данные в табеле сами не обновятся автоматически (в отличие от документа Начисление зарплаты и взносов в некоторых случаях). Попробуем полностью очистить строку сотрудника в табеле и нажать кнопку Заполнить или воспользоваться подбором. Это принудительно заставит систему пересчитать интервалы времени с учетом всех проведенных вытеснений.
При суммированном учете рабочего времени крайне важно, как уменьшается норма. Рассмотрим пример: если сотрудник идет в отпуск, его индивидуальная норма на учетный период должна уменьшиться на то количество часов, которое он должен был отработать по своему графику.
Если вместо 20 часов программа ставит в отпуск 26, это искажает расчет сверхурочных в конце квартала или года. Лишние 6 часов будут ошибочно восприняты системой как «отработанные по графику, но замещенные отпуском», что искусственно завысит норму и может привести к недоплате сверхурочных или, наоборот, к неверному расчету среднего заработка в будущем. Поэтому ручная правка табеля — это лишь временная мера, необходимо добиваться автоматического корректного заполнения через настройку Основного вида времени.
Если все настройки видов времени проверены, индивидуальные графики отсутствуют, а последовательность документов соблюдена, но ошибка сохраняется — скорее всего, вы столкнулись с программной ошибкой релиза.
В ветке 3.1.18, которая является достаточно старой, механизмы распределения времени в табеле при суммированном учете проходили через ряд исправлений. Рекомендуем рассмотреть возможность обновления до актуальных долгосрочных релизов (например, ветки 3.1.27 или 3.1.30). В новых версиях алгоритм вытеснения ночных часов при переходящих сменах был существенно оптимизирован, и проблема «лишних часов» при отпуске была устранена разработчиками программно.
Подводя итог, для решения проблемы выполним следующие шаги:
Явка в качестве основного времени для вида Ночные часы.Отпуск.Табель, предварительно очистив его.