В современных конфигурациях на базе ERP-платформы, таких как 1С:Комплексная автоматизация 2.5 (КА 2.5), многие пользователи сталкиваются с особенностью: при проведении документа Перемещение товаров в бухгалтерских проводках отображается только количество, а сумма остается нулевой. Традиционно считается, что суммы появятся только после финального расчета себестоимости в конце месяца. Однако в рамках оперативной работы бухгалтеру и управленцу часто необходимо видеть стоимостную оценку движений товаров «здесь и сейчас».
В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, и проанализируем механизмы, которые позволяют автоматизировать появление сумм в проводках в течение отчетного периода, не дожидаясь процедуры Закрытие месяца.
Для начала выясним причину такого поведения системы. В отличие от старых версий программ (например, УПП 1.3), в КА 2.5 разделены оперативный учет (количество) и финансовый учет (стоимость). Данные о себестоимости хранятся в специализированном регистре накопления СебестоимостьТоваров. Документ Перемещение товаров сам по себе не умеет «на лету» вычислять стоимость выбывающей партии, так как это требует значительных вычислительных ресурсов сервера и может замедлить работу пользователей при массовом вводе документов.
Система записывает в регистр только количественные изменения, а стоимостную оценку оставляет на откуп отдельному механизму — Расчету себестоимости. Проводки в регламентированном учете (бухгалтерии) формируются на основании данных из этих регистров. Следовательно, если регистр СебестоимостьТоваров пуст в части сумм, то и в проводках по дебету и кредиту 41 или 10 счета сумм не будет.
Рассмотрим основной способ решения задачи без внесения изменений в программный код. В системе предусмотрена возможность выполнять расчет себестоимости в фоновом режиме по расписанию. Это не полноценное закрытие месяца, а именно предварительная оценка.
Проанализируем шаги для настройки этой функции:
Расчет себестоимости.При выполнении этого задания система анализирует входящие остатки и текущие приходы, после чего делает «прикидочный» расчет стоимости. После завершения задания данные в регистре СебестоимостьТоваров заполняются суммами.
Важно понимать, что даже если себестоимость рассчитана и в управленческих отчетах суммы появились, проводки в бухгалтерском учете могут все еще оставаться пустыми. Это происходит потому, что формирование проводок в КА 2.5 вынесено в отдельный процесс — Отражение документов в регл. учете.
Разберем, как автоматизировать этот этап:
Важный нюанс: суммы в проводках появятся только тогда, когда документ будет переотражен после записи стоимостных данных в регистры себестоимости.
Проанализируем ситуацию с точки зрения учетной политики организации. Выбранный метод оценки стоимости напрямую влияет на то, когда система сможет «увидеть» суммы:
Скользящая оценка, суммы в оперативных отчетах (например, Ведомость по товарам на складах в стоимостной оценке) могут появляться быстрее, но для бухгалтерских проводок все равно потребуется запуск регламентных процедур.Если задача стоит не в получении бухгалтерских проводок, а в оперативном контроле стоимости перемещаемых товаров менеджерами, можно воспользоваться альтернативным методом. Рассмотрим использование отчета Ведомость по товарам в ценах номенклатуры.
Этот отчет не использует данные о фактической себестоимости из регистров. Вместо этого он берет количество из складских регистров и умножает его на цену из регистра Цены номенклатуры (например, по типу цен «Трансфертная» или «Плановая»). Это позволяет видеть стоимостной объем перемещений мгновенно, не дожидаясь никаких расчетов, однако эти цифры могут отличаться от реальных бухгалтерских данных.
Если ваше Перемещение товаров оформляется между разными юридическими лицами внутри одной базы, ситуация усложняется. Проанализируем этот случай: суммы не появятся в проводках до тех пор, пока не будут оформлены (или сформированы автоматически) документы Передача товаров между организациями. В КА 2.5 для этого должна быть настроена схема Интеркампани и заданы цены передачи. Без выполнения этих условий система «не знает», по какой цене одна организация продает товар другой, и расчет себестоимости не сможет заполнить суммы.
Подводя итог, для решения проблемы пустых сумм в проводках без ручного закрытия месяца, мы рекомендуем следующий алгоритм действий:
Расчет себестоимости с частотой запуска хотя бы раз в несколько часов.Отражение документов в регламентированном учете, чтобы проводки обновлялись автоматически на основании данных предварительного расчета.Такой подход позволит поддерживать актуальность данных в бухгалтерском учете и видеть финансовую картину движения товаров в течение месяца, сохраняя при этом производительность системы.