Часто при работе в современных конфигурациях 1С (таких как 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация) пользователи сталкиваются с пугающей ситуацией: документ Приобретение товаров и услуг проведен, проводки сформированы, счета учета и количество заполнены корректно, но суммы в бухгалтерском учете отсутствуют. Разберем по шагам, почему так происходит, и проанализируем основные причины такого поведения системы.
В отличие от старых версий программы, где документ сразу делал все необходимые движения «на лету», современные ERP-системы разделяют финансовый, складской и управленческий учет. Посмотрим на основные факторы, которые влияют на формирование сумм в проводках.
Проанализируем самую частую причину, с которой сталкиваются пользователи, — настройки расчетов и оформления в договоре с контрагентом. Если вы оформляете поступление по договору, проверьте вкладку Расчеты и оформление.
В системе может быть настроено оформление раздельной закупки. Это означает, что приход разбивается на два независимых события:
Приобретение товаров и услуг). Документ отражает взаиморасчеты с поставщиком, фиксирует товары в пути или неотфактурованные поставки.Поступление товаров на склад).При такой схеме работы «Приобретение товаров и услуг» может сразу не дать сумм по себестоимости склада. Суммы в проводках появятся только после того, как обе цепочки будут закрыты и будет произведен расчет себестоимости. Если же в договоре установлено оформление одним документом, суммы проводятся сразу (при условии отсутствия других блокирующих факторов).
Рассмотрим механизм формирования стоимости партий. В новых версиях 1С себестоимость не всегда считается в момент проведения первичного документа. Выясним причину: приход товаров часто сопровождается дополнительными расходами (например, транспортно-заготовительными, таможенными пошлинами, услугами по разгрузке).
Если система сразу зафиксирует сумму на счете 41 или 10, а потом появятся доп. расходы, проводки пришлось бы постоянно корректировать. Поэтому окончательные суммы формируются только после:
Расчет себестоимости).Если вам критически важно видеть суммы в момент прихода, вы можете использовать механизм плановых цен номенклатуры. Установите плановые цены, и суммы будут появляться в проводках на их основе, а при закрытии месяца скорректируются до фактических.
В современных архитектурах 1С бухгалтерские проводки — это следствие оперативного учета, а не его основа. Если вы проводите документ, программа делает записи в регистры накопления (товары на складах, расчеты с поставщиками и т.д.). Бухгалтерские проводки формируются отдельным фоновым процессом.
Проверим статус отражения документа: если суммы или сами проводки отсутствуют, возможно, просто не отработало регламентное задание. Запустите обработку Отражение документов в регламентированном учете вручную или дождитесь автоматического выполнения фонового задания. До этого момента суммы могут оставаться нулевыми.
Разберем ситуацию со счетами учета. В ERP-системах вы не можете просто зайти в табличную часть документа и вписать счет 41.01 вручную. Счета определяются автоматически через Группы финансового учета (ГФУ).
Если в карточке номенклатуры не указана ГФУ, или для самой ГФУ в рабочем месте Настройка отражения документов в регламентированном учете не задан счет учета на складе, система поймет, что товар пришел (и сделает количественную проводку), но не будет знать, на какой счет отнести его стоимость. Обязательно проверьте корректность заполнения ГФУ для закупаемой номенклатуры.
Если вы приобретаете услугу (тип номенклатуры Услуга) или в строке с обычным товаром установили флаг «Списать на расходы», себестоимость такого приобретения вообще не попадает на складские счета. Она должна сразу уйти на затратные счета (20, 26, 44, 91 и т.д.).
В этом случае критически важным объектом становится Статья расходов. Проанализируем настройки выбранной статьи: если в ней не указано правило отражения в бухгалтерском учете или не заполнена обязательная аналитика (например, подразделение или направление деятельности), система не сможет сформировать суммовую проводку.
Посмотрим на пример работы со складами, на которых включена ордерная схема. На таких складах финансовый документ Приобретение товаров и услуг фиксирует только долг перед поставщиком. Фактическое увеличение остатков на складе делает кладовщик документом Приходный ордер на товары.
Если кладовщик еще не принял товар или возникли расхождения при приемке (недостача, пересортица), себестоимость может «повиснуть» до момента оформления специальных документов (например, Списание расхождений). Система ждет подтверждения фактического количества, чтобы корректно рассчитать сумму.
Иногда отсутствие сумм вызвано банальной причиной — товар оформлен со 100% скидкой или с нулевой ценой в самом первичном документе (например, приход рекламных материалов или бонусов от поставщика). База видит нулевую стоимость поступления и закономерно не формирует сумму.
Помните, что безвозмездное поступление в регламентированном учете требует оприходования по рыночной стоимости с признанием прочих доходов. Для таких операций в 1С предусмотрены отдельные сценарии работы с использованием счета 98.02 и специальных статей доходов.
Подведем итог: если в документе Приобретение товаров и услуг нет сумм, не спешите паниковать. В 90% случаев это нормальное поведение системы, связанное с настройками раздельной закупки, ожиданием фонового задания или необходимостью регламентного расчета себестоимости в конце месяца. Проверьте настройки договора, ГФУ и выполните процедуру закрытия месяца — суммы обязательно встанут на свои места.