Процедура реорганизации государственных учреждений в форме присоединения — это сложный процесс, требующий не только юридического оформления, но и ювелирной точности в бухгалтерском учете. Ситуация осложняется, когда обе организации ведут учет в одной информационной базе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ). В данной статье мы разберем детальный алгоритм действий, проанализируем методологические требования и выясним, как избежать типичных технических ошибок при переносе данных.
Прежде чем приступать к техническим операциям в программе, проанализируем нормативную базу. Согласно Инструкции № 33н, при реорганизации в форме присоединения присоединяемое учреждение должно сформировать последнюю бухгалтерскую отчетность на дату, предшествующую внесению записи в ЕГРЮЛ. Эта отчетность называется разделительным или ликвидационным балансом (форма 0503830). Важнейшее правило: в этом балансе на дату ликвидации все остатки должны быть равны нулю.
Рассмотрим, почему нельзя использовать стандартные средства «слияния» объектов или простой перенос остатков. Если мы просто заменим владельца в справочнике ОсновныеСредства, мы потеряем историю движений. У ликвидируемой организации не будет отражено выбытие в формах 0503721 и 0503768, а у принимающей — не будет оборотов по поступлению. Это приведет к грубым нарушениям в сводной отчетности учредителя.
Перед началом переноса данных в 1С:БГУ выполним следующие действия:
304.06 «Расчеты с прочими кредиторами».Для корректного «закрытия» баланса присоединяемой школы необходимо оформить документы выбытия по всем счетам учета. Разберем это на примере основных средств. Мы не можем просто пометить организацию на удаление. Нам нужно создать документы «Передача объектов ОС, НМА, НПА».
В документе в качестве счета дебета мы выберем счет 304.06. Рассмотрим пример формируемых проводок:
Дебет 0.304.06.731 Кредит 0.101.ХХ.410 — отражена передача балансовой стоимости ОС;
Дебет 0.104.ХХ.411 Кредит 0.304.06.831 — отражена передача накопленной амортизации.
Аналогичным образом оформим выбытие материальных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности, а также остатков денежных средств на лицевых счетах. После проведения всех документов по передаче, оборотно-сальдовая ведомость по присоединяемой школе должна стать пустой (нулевой) на дату реорганизации.
Теперь перейдем к учету в основной школе, к которой происходит присоединение. Здесь мы должны зеркально отразить поступление всех данных. Проанализируем техническую реализацию: если объектов много, вводить их вручную трудозатратно.
Посмотрим на рекомендации экспертов: для автоматизации процесса можно использовать обработку «Загрузка данных из табличного документа». Сначала мы выгружаем данные из документов выбытия первой школы в Excel, а затем загружаем их в документы поступления второй школы.
Для принятия имущества используем документы «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» с видом операции «Поступление при реорганизации» или через счет 304.06. Проводки будут следующими:
Дебет 0.101.ХХ.310 Кредит 0.304.06.731 — принята балансовая стоимость;
Дебет 0.304.06.831 Кредит 0.104.ХХ.411 — принята амортизация.
Выясним важный технический нюанс: поскольку учет велся в одной базе, велика вероятность, что шаблоны инвентарных номеров совпадали. В результате у нас могут появиться два разных объекта (например, два здания) с одинаковым номером 0001. Правила учета это запрещают.
Рекомендуем следующий подход:
Проанализируем ситуацию с сотрудниками. При присоединении трудовые договоры не расторгаются, а продолжают действовать. Это означает, что правопреемник должен видеть базу для начисления страховых взносов и НДФЛ с начала года.
Если вы ведете расчет зарплаты в той же базе 1С, необходимо выполнить «перенос» накопленных сумм доходов. В противном случае программа неверно рассчитает предельную величину базы для взносов и некорректно определит суммы для оплаты больничных и отпусков. Потребуется использование документов типа «Перенос данных» для корректировки регистров накопления по налогам.
В завершение процесса необходимо подготовить отчетность. Присоединяемая школа сдает свой последний баланс (ф. 0503830). Принимающая школа в конце года сдает отчетность, в которой входящие остатки будут суммированы. Однако, поскольку передача шла внутри года, эти изменения должны быть отражены в Сведениях об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503773) с кодом причины «Реорганизация».
Важный совет: никогда не используйте совет «Заменить на» (подмена ссылок) для реорганизации. Это приведет к тому, что все прошлые периоды в базе будут искажены, а восстановить корректный учет по отдельным юрлицам станет невозможно. Только последовательное оформление документов передачи и приемки гарантирует чистоту учета и успешную сдачу отчетности.