В практике торговых компаний часто возникает ситуация, когда оборудование (холодильные лари, брендированные стойки, кофемашины) передается клиентам в безвозмездное пользование на время действия договора поставки. Сложность заключается в том, что в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.3 нет прямого документа «Передача оборудования в аренду» или «Передача контрагенту на ответственное хранение» с сохранением права собственности. Разберем наиболее эффективные методики решения этой задачи, используя стандартные инструменты системы.
Этот способ является наиболее прозрачным с точки зрения складских остатков. Мы создадим структуру складов, где каждый склад будет соответствовать конкретному контрагенту или торговой точке. Рассмотрим этот процесс по шагам.
Шаг 1: Настройка системы
Для начала убедимся, что в программе включена возможность использования нескольких складов. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка. Проверим, что флаг Несколько складов установлен.
Шаг 2: Создание структуры складов
Проанализируем структуру справочника Склады и магазины. Чтобы не загромождать основной список, создадим группу складов (папку) с названием «Оборудование у контрагентов». Внутри этой группы для каждого крупного клиента создадим отдельный склад. В поле Наименование рекомендуется указывать название контрагента и адрес точки, например: ООО Ромашка (Ленина, 10).
Шаг 3: Настройка ответственного хранения
В карточке каждого такого склада на вкладке Основное найдем раздел Ответственное хранение. Несмотря на то, что это оборудование передаем мы, а не нам, использование этой настройки позволит корректно классифицировать склад. Однако, в упрощенном варианте достаточно просто перемещать товары на этот склад документом Перемещение товаров.
Шаг 4: Отражение передачи оборудования
Для оформления передачи оборудования (например, холодильника) со своего основного склада на точку клиента используем документ Перемещение товаров.
Склад-отправитель (ваш основной склад).Склад-получатель (виртуальный склад клиента).
После проведения документа остаток оборудования спишется с основного склада и зачислится на склад контрагента. Вы всегда сможете увидеть в отчете Ведомость по товарам на складах, сколько и какого оборудования находится у конкретного клиента.
Если нам важно знать не просто количество переданных холодильников, а отслеживать судьбу каждого конкретного агрегата по его заводскому номеру, необходимо задействовать механизм серий. Проанализируем, как это настроить.
В карточке номенклатуры (например, «Холодильник Pozis») перейдем к настройке Политика учета серий. Для торгового оборудования лучше всего подходит тип политики Экземпляр товара. Это позволит фиксировать серийный номер при каждом движении: при поступлении от поставщика, при перемещении к клиенту и при возврате.
При использовании перемещения на виртуальные склады (Метод 1) в сочетании с сериями, вы получите детальный отчет: какой именно заводской номер числится за конкретным магазином. Это критически важно при проведении инвентаризаций или сервисном обслуживании.
Рассмотрим альтернативный вариант, который упоминался в обсуждении. В УТ 11.3 существует документ Внутреннее потребление товаров с видом операции Передача в эксплуатацию. Рассмотрим, как адаптировать его под работу с контрагентами.
Штатно этот документ требует указания Физического лица (сотрудника), который принимает оборудование в подотчет. Чтобы использовать это для работы с клиентами, воспользуемся «лайфхаком»:
Физические лица.Внутреннее потребление, выбрав это лицо.
Преимущество этого метода в том, что в программе есть специализированный отчет Товары в эксплуатации, который покажет, когда была совершена передача и за кем числится имущество. Однако, с точки зрения юридической чистоты учета, первый метод со складами более предпочтителен, так как «Физические лица» в 1С обычно подразумевают штатных сотрудников организации.
Если вы не хотите плодить сотни виртуальных складов, можно использовать один общий склад «Оборудование в эксплуатации», но добавить в документы перемещения дополнительную аналитику. Рассмотрим, как это сделать через Дополнительные реквизиты.
Перейдем в НСИ и администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения. Добавим для документа Перемещение товаров новый реквизит Получатель-контрагент с типом значения Контрагент.
Теперь при каждом перемещении вы сможете выбирать из справочника реального контрагента. Для получения данных по такому учету придется использовать Универсальный отчет, настроенный по регистру Товары на складах с группировкой по нашему дополнительному реквизиту.
Выясним причину, по которой стандартных документов может быть недостаточно. При передаче оборудования клиенту необходимо подписать Акт приема-передачи. Поскольку в 1С:УТ нет договора аренды или ссуды, в документе Перемещение товаров нет типовой печатной формы, подходящей для внешней стороны.
Рекомендуем воспользоваться механизмом Внешние печатные формы. Можно заказать разработку или самостоятельно настроить шаблон в Word, который будет подтягивать данные из перемещения: наименование оборудования, его серийный номер и данные контрагента, указанные в комментарии или доп. реквизите. В тексте акта обязательно укажите, что оборудование передается во временное пользование и право собственности остается за вашей организацией. Для печати документов с указанием цен пригодится печатная форма перемещения с ценами номенклатуры.
Рано или поздно потребуется проверить наличие оборудования на точках. При использовании Метода 1 (виртуальные склады) процедура будет стандартной:
Пересчет товаров по складу конкретного клиента.Инвентаризационную опись.
Если оборудование сломано или утрачено, используем документ Списание недостач товаров, чтобы отразить убытки в управленческом учете.
Проанализируем ситуацию и выберем оптимальный путь:
Такой комплексный подход позволит вам в любой момент ответить на вопросы: «Где сейчас находится холодильник №123?» и «Какое оборудование числится за магазином на улице Ленина?», обеспечивая полную прозрачность управленческого учета в 1С:УТ 11.3.