При ведении кадрового учета в крупных компаниях с разветвленной структурой часто возникает ситуация, когда сотрудник, уже работающий в одном из филиалов, претендует на вакантную ставку в головном офисе или другом подразделении. В этой статье мы проанализируем ситуацию, когда руководство настаивает на оформлении «внешнего совместительства», но система 1С блокирует это действие, предлагая только «внутреннее совместительство».
Прежде чем приступать к техническим настройкам в программе, нам необходимо обратиться к первоисточнику — Трудовому кодексу Российской Федерации. Согласно статье 60.1 ТК РФ, работа по совместительству делится на два вида:
Ключевым понятием здесь является работодатель. С точки зрения гражданского и трудового права, работодателем выступает юридическое лицо (организация), идентифицируемое по ИНН. Если головное подразделение и дочерний офис (филиал) имеют один и тот же ИНН, они являются частями одного юридического лица.
Рассмотрим подробнее: если сотрудник уже имеет трудовой договор с данным ИНН (независимо от того, основное это место работы или уже имеющееся совместительство), то любое следующее соглашение в рамках этого же ИНН по закону может быть только внутренним совместительством. Оформить «внешнее совместительство» внутри одного юрлица юридически невозможно и является кадровой ошибкой.
Проанализируем, почему система ведет себя именно так. Программные продукты 1С (Зарплата и управление персоналом, ERP, Комплексная автоматизация) построены на строгом соблюдении методологии учета. В программе реализовано разделение справочников ФизическиеЛица и Сотрудники.
Когда вы пытаетесь создать новый прием на работу, программа выполняет следующие действия:
ФизическиеЛица.Сотрудники) этого лица с выбранной Организацией.ВидЗанятости автоматически ограничивается значением Внутреннее совместительство.Это не «глюк» системы, а жестко прописанный алгоритм, предотвращающий ошибки в налоговой и статистической отчетности.
Часто в попытке «обмануть» программу и выполнить требование руководства, пользователи создают в справочнике ФизическиеЛица еще одну карточку для того же самого человека. Выясним, к каким катастрофическим последствиям это приведет:
1. Нарушение расчета НДФЛ. Налоговый кодекс требует исчислять НДФЛ нарастающим итогом по совокупному доходу физлица у одного налогового агента. Если у вас будет два «физика» в базе, программа предоставит стандартные вычеты дважды и неверно определит порог перехода на повышенную ставку налога. Это гарантированные штрафы при проверке.
2. Ошибки в страховых взносах. Предельная величина базы для начисления взносов также считается в целом по человеку. При наличии дублей программа не увидит общую сумму доходов, что приведет к излишнему начислению взносов после превышения лимита.
3. Проблемы с отчетностью ЕФС-1 и РСВ. Контролирующие органы идентифицируют людей по СНИЛС. При попытке сдать отчет, где один СНИЛС фигурирует в разных карточках с противоречивыми данными, отчетность будет отклонена протоколом ошибок.
Посмотрим на практические способы реализации требования руководства в рамках правового поля и корректного учета в 1С.
Это самый правильный и законный путь. Объясните руководству, что разницы в правах и обязанностях сотрудника практически нет. При внутреннем совместительстве:
Сотрудники).Для реализации в 1С:ЗУП выберите физическое лицо, и система сама создаст вторую карточку сотрудника с видом занятости Внутреннее совместительство.
Если руководству не принципиально наличие отдельного трудового договора, а важна лишь оплата за выполнение дополнительных обязанностей в другом подразделении, разберем функционал подработок. В 1С:ЗУП для этого используется документ НазначениеПодработки.
Этот механизм позволяет:
Важно не путать совместительство и совмещение. Совмещение оформляется без заключения нового трудового договора — через дополнительное соглашение к текущему. В 1С это реализуется документом СовмещениеДолжностей. Однако этот вариант не подходит, если сотруднику нужно работать именно в другое время (за пределами основного графика) или если требуется отдельный табель учета рабочего времени.
Проанализируем ситуацию, если вы считаете, что организации все же разные. Перейдем в справочник Организации и сравним поля ИНН. Если они идентичны, то для 1С это один работодатель. Если же «дочернее подразделение» — это отдельное юридическое лицо со своим ИНН (дочернее общество), то система позволит выбрать Внешнее совместительство без каких-либо препятствий.
Для того чтобы аргументированно отстоять позицию кадровика или бухгалтера, используйте следующие тезисы:
Таким образом, мы выяснили, что ограничение 1С является обоснованным и направлено на защиту предприятия от правовых рисков. Рекомендуем использовать стандартный механизм внутреннего совместительства для решения поставленной задачи.