На форумах 1С часто поднимается вопрос о возможности ведения управленческого учета сотрудников, которые не оформлены официально в юридическом лице, но чьи затраты и кадровые данные необходимо отслеживать для внутренних нужд компании. Пользователи сталкиваются с необходимостью видеть таких сотрудников в структуре предприятия, учитывать их отпуска и расходы для управленческой отчетности, при этом избегая формирования регламентированных кадровых и зарплатных документов.
В ЗУП КОРП 3.1 существует специализированный функционал для решения этой задачи. Давайте подробно разберем, как настроить систему и вести учет сотрудников исключительно по управленческому контуру, не прибегая к обходным путям вроде создания "липовых" организаций, как это иногда предлагается на форумах.
Первым шагом к реализации управленческого учета является активация соответствующих настроек в конфигурации 1С:ЗУП КОРП 3.1. Без этих настроек система не предоставит необходимые инструменты для работы с управленческой структурой и начислениями. Мы должны явно указать программе, что будем вести учет, отличный от регламентированного.
Настройка организационной структуры:
Перейдите в раздел Настройки, затем выберите Управление персоналом. Здесь нас интересует переключатель Организационная структура. Установите его в положение Не соответствует структуре юридических лиц. Это действие критически важно, так как оно открывает доступ к отдельному справочнику Структура предприятия, который будет использоваться исключительно для управленческих целей. Таким образом, мы разделяем юридическую и управленческую структуру, позволяя нам формировать иерархию подразделений и позиций, не привязанную к официальным юридическим лицам.
Настройка управленческой зарплаты:
Следующим шагом является активация функционала управленческой зарплаты. Для этого перейдите в Настройки, затем Расчет зарплаты, и далее — Настройка состава начислений и удержаний. Здесь необходимо установить флаг Использовать управленческую зарплату. Активация этой опции позволит нам создавать и использовать специальные виды начислений, которые будут отражаться только в управленческом учете, не влияя на расчет налогов, взносов и формирование регламентированной отчетности.
После выполнения этих настроек система 1С:ЗУП КОРП будет готова к ведению раздельного управленческого учета персонала.
В 1С:ЗУП КОРП вы можете создать управленческую структуру предприятия, которая будет полностью независимой от структуры юридических лиц или частично с ней связана. Это именно то, что хотел видеть автор сообщения 5 – возможность отслеживать сотрудников в структуре, даже если они не оформлены официально в одной из регламентированных организаций.
Справочник Структура предприятия:
После активации настройки Организационная структура: Не соответствует структуре юридических лиц, в системе становится доступен справочник Структура предприятия. В этом справочнике мы можем сформировать любую иерархию подразделений и должностей, которая соответствует нашим управленческим потребностям. Это может быть матричная структура, проектная структура или любая другая, отличная от юридической. Мы создаем подразделения, указываем их подчиненность, определяем штатные единицы для управленческих позиций.
Управленческое штатное расписание:
В рамках управленческой структуры мы можем вести собственное штатное расписание. Это позволяет нам планировать потребность в персонале, отслеживать вакансии и кадровые перемещения уже на уровне управленческого учета. Каждая позиция управленческого штатного расписания может быть привязана к определенным управленческим начислениям, что упрощает дальнейшее оформление сотрудников и расчет их "управленческой" стоимости.
Использование этого функционала позволяет нам не прибегать к созданию фиктивных юридических лиц, таких как "Рога и копыта", для размещения управленческого персонала. Вместо этого мы используем предназначенные для этого механизмы системы, что обеспечивает чистоту и корректность данных. Для наглядного анализа структуры и расходов на персонал подойдёт отчет по структуре предприятия с должностями и ФОТ.
Основная задача – это учет сотрудников, которые не числятся официально, но их затраты необходимо контролировать. В ЗУП КОРП 3.1 для таких целей предусмотрены специальные механизмы.
Ведение управленческих начислений:
Программа позволяет создавать специальные Управленческие начисления. Эти виды расчета отличаются от регламентированных тем, что они:
По умолчанию, после активации флага Использовать управленческую зарплату, система создает базовые виды расчета для управленческого учета. Мы можем рассмотреть примеры таких начислений:
Повременная оплата труда (упр): Этот вид начисления обычно используется для отражения основной части управленческой зарплаты. Он настроен таким образом, чтобы не участвовать в расчете НДФЛ и страховых взносов, так как эти обязанности лежат на официальном работодателе сотрудника.Доначисление по управленческому учету: Этот вид начисления может использоваться для расчета разницы между управленческой и регламентированной зарплатой, если сотрудник имеет официальное оформление в вашей же компании, но его реальный доход для управленческого учета выше официального. Однако, в контексте нашей задачи (сотрудник только на УУ), он, скорее всего, будет неактуален. Наша основная цель - отразить только управленческие затраты.Мы можем создавать и другие специфические управленческие начисления, например, Премия управленческая, Компенсация расходов (упр) и так далее, настраивая их состав и базу для расчета по своему усмотрению.
Использование штатного расписания и кадровых документов для управленческих целей:
Управленческие начисления можно привязывать к позициям управленческого штатного расписания. При оформлении документов Прием на работу или Кадровое перемещение (даже если они создаются для управленческих целей и не формируют регламентированные проводки), эти начисления автоматически заполняются. Это позволяет:
Таким образом, вместо "липового сотрудника" мы используем реальные, хоть и настроенные специфическим образом, механизмы программы, сохраняя прозрачность и структурированность данных.
Автор сообщения 5 явно указывал на необходимость ведения остатков отпусков. ЗУП КОРП 3.1 предоставляет такую возможность даже для сотрудников, оформленных только по управленческому учету.
Механизм учета отпусков:
Если сотрудники ведутся в управленческой структуре и им оформляются "управленческие" кадровые документы (например, Прием на работу для управленческой организации), то механизмы кадрового учета ЗУП КОРП, такие как учет остатков отпусков, могут быть адаптированы для их отслеживания. Система будет накапливать права на отпуск в соответствии с заданным графиком работы (даже если этот график виртуальный для УУ), и мы сможем оформлять "управленческие" отпуска, которые будут уменьшать эти остатки.
Важно помнить, что эти отпуска не будут формировать регламентированные начисления, но их наличие в системе позволяет нам видеть реальную картину обязательств компании перед сотрудниками по управленческому контуру. Для комплексного контроля положенных дней и накопленных остатков можно использовать отчет по использованным отпускам и остаткам отпусков за период.
Отслеживание кадровых изменений и расходов:
ЗУП КОРП позволяет отслеживать все кадровые изменения (приемы, перемещения, увольнения, отпуска, больничные) и расходы на персонал, даже если они относятся исключительно к управленческому учету. Мы можем формировать специализированные управленческие отчеты, которые покажут нам:
Это обеспечивает полную картину состояния штата для принятия управленческих решений, включая планирование затрат, отслеживание вакансий и анализ кадровых перемещений.
Сообщение 10 четко описывает сценарий, для которого управленческий учет в ЗУП КОРП подходит идеально: "у меня есть привлеченных человек из другой организации, там все по официалке, а тут его стоимость в упр учете для фин отчетности".
Отражение стоимости без дублирования официального учета:
Для таких ситуаций мы можем завести этого человека в управленческую структуру (справочник Сотрудники, но с привязкой к управленческой организации). Затем мы назначаем ему управленческие начисления, которые отражают его стоимость для внутренней финансовой отчетности. Это может быть фиксированная сумма или расчет по определенной формуле, не затрагивая его официальное оформление и налогообложение в другой организации. Фактически, мы "покупаем" услугу у этого человека, но для внутреннего учета это выглядит как часть затрат на персонал.
Формирование управленческой отчетности:
Все начисления по таким сотрудникам будут аккумулироваться в управленческих отчетах. Таким образом, мы получаем полную картину расходов на персонал, включая внутренних сотрудников и привлеченный персонал, что позволяет более точно планировать бюджет и анализировать эффективность использования человеческих ресурсов.
В этом контексте предложение из сообщения 11 – "я сделал как в (7). 'Учет по управленческой организации' в ЗУП КОРП вообще не включал" – можно интерпретировать как создание отдельной организации специально для управленческого учета, но это лишь один из способов реализации. Встроенный функционал разделения структур (юридическая и управленческая) является более гибким и не требует создания "липовых" юридических лиц, а лишь управленческих подразделений.
Как мы видим, 1С:ЗУП КОРП 3.1 действительно предоставляет полноценные инструменты для реализации управленческого учета персонала. Это позволяет решать задачи, подобные той, что была поставлена автором темы, без необходимости прибегать к сложным обходным путям или внешним системам. Используя встроенные возможности системы, мы можем:
Таким образом, вместо того чтобы создавать "липовых" сотрудников или фиктивные организации, мы можем настроить систему 1С:ЗУП КОРП 3.1 таким образом, чтобы она адекватно отражала реальные бизнес-процессы и потребности в управленческом учете, обеспечивая прозрачность и достоверность данных для принятия управленческих решений.