В практике бухгалтерского учета государственных учреждений часто возникает необходимость детализировать статьи КОСГУ (КЭК) для внутренних управленческих целей или в соответствии с требованиями учредителя и вышестоящих организаций. Типичный пример — необходимость разделения общих затрат по статье 226 «Прочие работы, услуги» на более узкие направления, такие как специфические региональные коды (например, 7660 или 7520) — при переходе на новую систему для этого пригодится перенос остатков и оборотов с бюджетной аналитикой в БГУ. Разберем по шагам, как реализовать такую детализацию в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» (БГУ 2), сохранив при этом целостность типовой конфигурации и корректность регламентированной отчетности.
Прежде чем приступать к настройке, проанализируем ситуацию с точки зрения архитектуры программы. Справочник КЭК (Классификация операций сектора государственного управления) в БГУ 2 является предопределенным и жестко привязан к общероссийскому классификатору. Мы крайне не рекомендуем вручную добавлять новые элементы непосредственно в этот справочник по следующим причинам:
Поэтому для решения задачи мы будем использовать механизм дополнительных аналитических разрезов — Субконто.
Наиболее гибким и методически верным способом детализации КЭК в БГУ 2 является использование справочника Мероприятия. Рассмотрим подробнее, почему именно этот справочник подходит лучше всего:
Проанализируем настройки программы. Чтобы справочник Мероприятия стал доступен для использования в разрезе классификационных признаков счетов, необходимо активировать его в учетной политике. Выполним следующие действия:
Важно убедиться, что для каждого КФО (например, КФО 2 или КФО 4), где требуется детализация КЭК 226, разрешено ведение дополнительной аналитики.
Теперь нам необходимо убедиться, что счета, на которых мы хотим видеть детализацию (обычно это 17.01, 18.01, 304.05, а также счета затрат 401.20 или 109.xx), имеют соответствующее субконто. Посмотрим на примере счета 18 «Выбытия денежных средств»:
Мероприятия отсутствуют, их необходимо добавить.Внимание: Добавление субконто на счета денежных средств (17, 18) обычно не вызывает проблем с типовой отчетностью, так как отчеты собирают данные по КБК и КЭК, игнорируя дополнительные аналитические разрезы, если они не указаны в настройках группировки — для актуализации данных пригодится обработка переноса и корректировки остатков по субконто в БГУ.
Перейдем в справочник Мероприятия и создадим в нем структуру, соответствующую вашим задачам. Например, можно создать группу «Детализация КЭК 226» и внутри нее создать элементы с кодами 7660, 7520 и т.д.
Рекомендуем в наименовании элемента указывать как код, так и краткое описание, чтобы бухгалтеру было проще ориентироваться при заполнении документов:
Чтобы бухгалтер не заполнял поле Мероприятие каждый раз вручную в документе Списание с лицевого счета или Заявка на кассовый расход, мы можем настроить автоматическую подстановку — для автоматизации кассовых операций есть обработка загрузки казначейской выписки с автозаполнением для БГУ. Разберем, как это сделать через механизм «Типовых операций».
Выясним причину, по которой поле может оставаться пустым. В типовой операции для проводки Дт 302.26 Кт 304.05 (или Кт 18.01) субконто «Мероприятия» должно быть связано с соответствующим реквизитом документа. Выполним настройку:
Мероприятия.Теперь при выборе мероприятия в шапке документа Заявка на кассовый расход, программа автоматически подставит этот код в бухгалтерскую проводку на счет 18 и 304.05.
Если детализация жестко привязана к определенным контрагентам или договорам, мы можем пойти еще дальше и настроить Шаблоны заполнения реквизитов — в этом поможет готовый инструмент для автозаполнения реквизитов по условиям в БГУ 2.0. Это позволит программе при выборе конкретного договора автоматически подставлять нужное «Мероприятие» (код 7660 или 7520) в документ.
Рассмотрим алгоритм создания шаблона:
Списание с лицевого счета.После проведения документов мы можем проанализировать ситуацию с помощью стандартных отчетов. Откроем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 18.01:
Мероприятия.В результате мы получим детальную ведомость, где общая сумма по 226 КЭК будет расшифрована в разрезе наших дополнительных кодов (7660, 7520 и др.).
Проанализируем ситуацию, если вышестоящая организация требует, чтобы эти дополнительные коды передавались в файлах обмена с казначейством (УФК). В БГУ 2 это настраивается через Настройки обмена с казначейскими системами.
Мы можем прописать правило, по которому значение из поля Мероприятие будет выгружаться в определенный тег текстового файла (например, в поле ADD_KLASS или аналогичные свободные поля, предусмотренные форматом альбома ТФФ). Для этого потребуется зайти в настройку формата обмена и сопоставить поле объекта «Документ.Мероприятие» с нужным полем файла выгрузки.
Мы рассмотрели наиболее эффективный способ реализации дополнительной детализации КЭК в БГУ 2.0. Использование справочника Мероприятия в качестве субконто позволяет:
Помните, что любые изменения в плане счетов и настройках типовых операций следует предварительно тестировать на копии базы данных, чтобы убедиться в корректности формирования проводок по всем видам деятельности учреждения.