Коллеги, бухгалтеры и пользователи 1С:ЗУП, часто сталкиваются с ситуацией, когда один или несколько сотрудников не попадают в документ «Начисление зарплаты и взносов». Эта проблема может быть вызвана множеством факторов, от некорректных настроек и кадровых документов до уже произведенных начислений. Давайте разберем по шагам, куда нам с вами «копать», чтобы выявить причину и успешно решить эту задачу.
Одной из наиболее распространенных причин, по которой сотрудник не включается в документ «Начисление зарплаты и взносов», является то, что его зарплата за данный период уже была начислена другим документом. Система 1С:ЗУП стремится избежать повторных начислений, поэтому, если она «видит» уже рассчитанные суммы, она просто игнорирует этого сотрудника при автозаполнении нового документа.
Например, в документе «Отпуск» может стоять флажок «Рассчитать зарплату за январь 2018» (или другой соответствующий период). Если этот флажок установлен, программа уже учла зарплату за определенную часть месяца при проведении отпуска. В такой ситуации при попытке сформировать основной документ «Начисление зарплаты и взносов», сотрудник не будет автоматически включен, так как его зарплата за этот период уже частично или полностью учтена. Аналогичная логика применяется и для документа «Больничный лист», где также может быть произведено начисление за рабочие дни.
Что делать: Мы с вами должны проверить все документы «Отпуск» и «Больничный лист», оформленные на проблемного сотрудника за текущий и, возможно, предыдущий месяцы. Обратите внимание на наличие и состояние упомянутых флажков, касающихся расчета зарплаты.
Мы предлагаем поставить фильтр в журнале «Все начисления» (раздел «Зарплата» → «Все начисления») по конкретному сотруднику и по нужному периоду. В этом журнале мы увидим абсолютно все документы, которые производили какие-либо начисления или удержания по данному сотруднику. Это позволит нам выявить, нет ли уже проведенного документа «Начисление зарплаты и взносов» или другого вида расчета, который уже зафиксировал зарплату за требуемый период.
Если зарплата уже выплачена (например, через кнопку «Выплатить» непосредственно из документа начисления зарплаты), то программа может считать, что повторное создание ведомости на выплату или даже повторное начисление не требуется. Хотя это чаще влияет на попадание в ведомость на выплату, косвенно это может свидетельствовать об уже завершенных операциях по начислению.
Корректность и актуальность кадровых документов имеют первостепенное значение для правильного расчета заработной платы. Если в кадровом учете есть расхождения или неактуальные данные, сотрудник может не попасть в расчетный документ.
Даже если формально отпуск по уходу закончился, но не был введен документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», программа может продолжать считать сотрудника находящимся в состоянии «отпуск по уходу…». В этом состоянии сотрудники, как правило, не попадают в стандартные начисления зарплаты. Мы должны удостовериться, что для таких сотрудников оформлен соответствующий документ «Возврат из отпуска по уходу».
Мы рекомендуем зайти в раздел «Кадры» → «Состояние сотрудников» и проанализировать записи по проблемному сотруднику на начало и конец расчетного периода. Этот регистр показывает, в каком состоянии находится сотрудник: работает, в отпуске, в командировке, уволен и т.д. Если здесь отображается состояние, не предполагающее начисление зарплаты за данный период, то это и есть наша причина.
Перед тем как приступать к начислению зарплаты, убедимся, что корректно оформлены и проведены все необходимые документы:
Важно также проверить, что в приказе о приеме на работу или кадровом переводе указаны плановые начисления для сотрудника, такие как оклад по дням или по часам. Без этого программа не будет знать, что ему нужно начислять.
Правильность настройки графиков работы и видов начислений напрямую влияет на процесс расчета заработной платы.
Программа 1С:ЗУП использует график работы для определения количества отработанных дней или часов. Если график работы не заполнен или в нем нет данных за текущий период, программа просто не сможет определить отработанное время, и сотрудник не будет включен в документ. Мы должны проверить и, при необходимости, заполнить график работы для проблемного сотрудника.
При первичной настройке программы или при изменении видов начислений важно проверить, что они активны и применимы к данному сотруднику согласно его кадровым документам (прием на работу, кадровый перевод). Зайдите в карточку сотрудника, сверху нажмите ссылку «Начисления и удержания» и проверьте, какие плановые начисления там указаны и активны.
Иногда причина кроется в общих настройках программы или специфических механизмах 1С:ЗУП.
Если этот флажок снят, в документах начислений появится поле «Подразделение», и при автозаполнении будут предлагаться только сотрудники из выбранного подразделения. Возможно, при формировании документа выбрано неправильное подразделение, либо сотрудник не привязан к нужному подразделению.
Если установлены даты запрета изменения данных, это может помешать корректному начислению зарплаты за прошлые или даже текущие периоды, особенно если документ создается «задним числом» или требует перерасчета.
Если были изменения в документах за уже рассчитанные месяцы, программа регистрирует необходимость доначислить или сторнировать суммы. Эти операции могут отображаться на вкладке «Доначисления, перерасчеты» документа «Начисление зарплаты и взносов». Если сотрудник уже был предметом перерасчетов, его прямое включение в новый документ может быть скорректировано.
Это может быть воспринято пользователем как проблема с начислением, хотя начисление как таковое может и происходить. Мы должны убедиться, что все настройки НДФЛ, включая вычеты, применены корректно.
Мы рекомендуем обновить программу до актуального релиза. Также не будет лишним почистить кэш на компьютере пользователя или на сервере 1С Предприятия, так как это может решить различные «плавающие» ошибки.
В процессе поиска причины нам могут помочь некоторые диагностические действия и временные решения.
Для этого в документе «Начисление зарплаты и взносов» нажмите кнопку «Подбор». Если сотрудник отображается в списке подбора и его можно добавить в документ, это говорит о том, что проблема, скорее всего, не в его кадровом статусе или основных настройках, а в логике автозаполнения (например, из-за уже начисленных сумм). Если же сотрудник не отображается даже в списке подбора, то нам нужно вернуться к проверке кадровых документов и регистра «Состояние сотрудников».
Мы должны перейти по ней и в верхней таблице проверить, есть ли там какие-либо плановые начисления (например, оклад) для этого сотрудника. Если таблица пуста, это означает, что у сотрудника не назначено ни одно плановое начисление, и программа просто не знает, что ему нужно начислять. В этом случае нам следует оформить документ «Прием на работу» или «Кадровый перевод» с указанием плановых начислений.
Это может указывать на то, что зарплата уже начислена другим документом (например, отпуском), но взносы требуют перерасчета или доначисления по какой-то причине. В этом случае мы должны углубиться в историю начислений по сотруднику и проверить, какие именно виды расчетов были произведены.
Таким образом, для решения проблемы непопадания сотрудника в документ «Начисление зарплаты и взносов» мы должны методично пройтись по всем вышеуказанным пунктам, начиная с проверки уже произведенных начислений и заканчивая системными настройками. В большинстве случаев это позволяет нам выявить корневую причину и восстановить корректную работу программы.