В процессе финансово-хозяйственной деятельности коммерческих организаций нередко возникают ситуации, когда сотрудников отправляют в поездки, не связанные напрямую с извлечением прибыли. Это может быть участие в отраслевых профсоюзных собраниях, поездка делегации на праздничные или спортивные мероприятия, организация новогоднего корпоратива или даже личные поручения руководства.
С точки зрения трудового законодательства, работодатель обязан оформить эту поездку как командировку: сохранить за сотрудником рабочее место, выплатить средний заработок за время нахождения в пути и на месте, а также зафиксировать в табеле учета рабочего времени код «К» (Командировка). Однако с точки зрения налогового законодательства (ст. 252, ст. 255 НК РФ), такие расходы не могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как они не направлены на получение дохода.
При попытке настроить такое начисление в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 пользователи сталкиваются с жестким ограничением системы: для назначения начисления Оплата командировки вкладка «Налоги, взносы, бухучет» блокируется, автоматически устанавливая статью расходов по пп. 6 ст. 255 НК РФ. Программа считает, что любая командировка обязана приниматься к налоговому учету.
В этой статье мы подробно разберем, как решить данную проблему стандартными средствами программных продуктов 1С, сохранив корректный кадровый учет и правильный расчет среднего заработка.
Если обратиться в техническую поддержку фирмы 1С с этим вопросом, официальный ответ будет однозначным: программа спроектирована исходя из предположения, что «честная» командировка всегда принимается к расходам на оплату труда. Если выплата производится вне рамок трудового или коллективного договора (и не связана с производственной деятельностью), методологи 1С рекомендуют регистрировать такие суммы как выплаты прочих доходов (например, документом Регистрация прочих доходов физических лиц или Разовое начисление).
Однако этот подход категорически не устраивает бухгалтеров и кадровиков по следующим причинам:
Поэтому правильным решением будет разделение кадрового учета и правил отражения затрат в бухгалтерском и налоговом учете. Мы зарегистрируем стандартный документ Командировка, но перенаправим расходы по нему на непринимаемую статью затрат.
Рассмотрим пошагово рабочие варианты решения этой задачи.
Этот способ является наиболее простым, изящным и рекомендуемым. Он позволяет использовать стандартный документ Командировка, автоматически рассчитать средний заработок, заполнить табель кодом «К», но при этом отразить затраты как не принимаемые к налоговому учету при синхронизации с 1С:Бухгалтерией (БП 3.0).
Разберем алгоритм по шагам:
Командировка непринимаемая. Напомним, что в ЗУП 3.1 этот справочник является лишь перечнем текстовых наименований-маркеров. Никакие счета учета и аналитика здесь не заполняются.Командировка на сотрудника в обычном порядке. Программа рассчитает сумму оплаты по среднему заработку.Командировка непринимаемая.После проведения ежемесячного документа Отражение зарплаты в бухучете и выполнения синхронизации данных с 1С:Бухгалтерией, нам необходимо настроить проводки на стороне принимающей базы:
Командировка непринимаемая зададим настройки отражения.26 или 44.01), либо укажем дебет счета 91.02 (Прочие расходы).Не учитываемые в целях налогообложения.При проведении документа отражения зарплаты в 1С:Бухгалтерии вся сумма начисленной командировки спишется на выбранный счет, но в колонку «Сумма НУ Дт» (налоговый учет) значение не попадет, что автоматически исключит эти затраты из декларации по налогу на прибыль.
Что делать, если поездка сотрудника носила смешанный характер? Например, половину времени он вел переговоры по основной деятельности (расходы принимаются), а вторую половину — участвовал в праздничных мероприятиях (расходы не принимаются).
Для таких ситуаций в современных версиях ЗУП реализован механизм распределения бухучета непосредственно внутри документа:
Регистрировать бухучет документа как распределение.Командировка и перейдем на вкладку «Дополнительно».Распределять по счетам, субконто.Командировка непринимаемая и укажем оставшуюся долю.Если сотрудника отправляют в длительную непроизводственную поездку, и мы хотим, чтобы абсолютно все его начисления (не только средний заработок по командировке, но и возможные надбавки, премии за этот период) не принимались к налоговому учету, можно временно переопределить бухучет для всего сотрудника в целом.
Для этого выполним следующие действия:
Сотрудник выберем нашего подопечного.Учет расходов укажем наш непринимаемый способ отражения — Командировка непринимаемая.В течение указанного периода все начисления, регистрируемые для этого сотрудника, автоматически перейдут на непринимаемую статью затрат без необходимости ручной настройки каждого отдельного документа.
При настройке непринимаемых расходов по оплате труда часто возникает методологическая ошибка, связанная со страховыми взносами.
Согласно действующему законодательству и многочисленным разъяснениям Минфина РФ (например, Письмо Минфина России от 15.02.2021 № 03-03-06/1/10066), расходы в виде страховых взносов, начисленных на выплаты, не принимаемые в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, подлежат учету в составе прочих расходов на основании пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ. То есть: саму командировку к налоговому учету мы принять не можем, а вот взносы с нее — имеем полное право!
Если ваша организация желает воспользоваться этим правом и сэкономить на налоге на прибыль за счет взносов, настроим программу следующим образом:
Страховые взносы с видом расхода Обязательное страхование...).Если же учетная политика вашей компании предписывает не принимать к налоговому учету абсолютно все расходы, связанные с непроизводственной деятельностью (включая взносы), то в настройках соответствия статей затрат для взносов укажите непринимаемую статью.
Используя предложенные методики, мы решаем конфликт между кадровыми требованиями ТК РФ и фискальными требованиями НК РФ, сохраняя учет в базах 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0 в идеальном порядке.