При работе в программе «1С:Розница» (редакция 2.2) многие пользователи сталкиваются с ситуацией, когда в течение смены чеки пробиваются без проблем, но при закрытии смены документ «Отчет о розничных продажах» (ОРП) отказывается проводиться, выдавая ошибку: «Превышен остаток на складе». Это вызывает недоумение, особенно если физически товар в магазине есть. Разберем детально, почему так происходит, и как правильно настроить систему, чтобы избежать подобных ситуаций.
Для начала нам важно понять фундаментальное различие между продажей через Рабочее место кассира (РМК) и проведением итоговых документов. В 1С реализована двухступенчатая система:
ТоварыНаСкладах и ТоварыОрганизаций.Рассмотрим подробнее, где именно в программе включаются и выключаются эти «рычаги» управления.
Если мы хотим, чтобы программа запрещала продажу товара, которого нет в наличии, на этапе пробития чека, проанализируем следующие настройки:
Перейдем в раздел Продажи — Настройки РМК. Здесь находится флаг «Контролировать остатки товаров при печати чека». Если эта галочка снята, касса будет продавать «в минус» без предупреждений. Однако это лишь верхушка айсберга.
Более важная настройка находится в Администрировании — Пользователи и права — Дополнительные права пользователей. Выберем нужного пользователя (или группу) и найдем пункт «Разрешить превышение остатка товара на складе».
Важный нюанс: Если у кассира стоит разрешение на превышение, он сможет пробить чек. Но если у администратора или старшего кассира, который закрывает смену и проводит ОРП, это разрешение снято, то документ «Отчет о розничных продажах» не проведется. Программа выдаст ту самую ошибку о превышении остатка. Для оперативного контроля наличия позиций в торговых документах можно использовать расширение для вывода остатков товаров в чеках и отчетах о продажах.
Выясним причину, по которой 1С считает, что товара недостаточно, хотя мы уверены в обратном. В «1С:Розница» учет ведется параллельно в двух разрезах, и это самая частая причина ошибок.
Проанализируем ситуацию через отчеты. Нам недостаточно просто посмотреть «Остатки на складах». Нам нужно открыть отчет «Ведомость по товарам организаций».
Почему это важно? Рассмотрим пример:
Физически на Складе №1 лежит 10 палок колбасы. Но по документам 5 из них числятся за ИП Иванов, а 5 — за ООО "Торговля". Если кассир в РМК выберет организацию ИП Иванов и попытается продать 6 палок, программа выдаст ошибку превышения остатка по организации, несмотря на то, что на складе физически лежит 10 штук.
Программа проверяет остатки по двум регистрам:
ТоварыНаСкладах — сколько штук лежит в конкретной комнате/магазине.ТоварыОрганизаций — сколько штук числится за конкретным юридическим лицом.Если в одном из них образуется минус, ОРП не проведется. Чтобы решить это, проверьте, правильно ли оформлены документы поступления и не было ли пересортицы между юридическими лицами. Для быстрой корректировки остатков между разными фирмами или складами подойдёт обработка для списания и оприходования товаров.
Посмотрим на ситуацию со стороны хронологии. В 1С время документа имеет значение до секунды. Рассмотрим типичный сценарий:
1. В 10:00 кассир продает товар (создается Чек). Остаток в базе был 0, стал -1.
2. В 14:00 менеджер оформляет Поступление товаров. Остаток становится 0.
3. Вечером при закрытии смены система пытается провести ОРП.
Если в настройках пользователя стоит запрет на отрицательные остатки, система может «заругаться» на момент 10:00 утра, так как на ту секунду товара действительно не было. Проанализируем движения документа: всегда проверяйте, чтобы приходные документы (Поступления, Перемещения) были оформлены раньше, чем начались продажи в этот день. Рекомендуется устанавливать время поступления на 00:00:00 текущего дня.
Иногда ошибка кроется в деталях учета. Проанализируем, включен ли у вас учет по характеристикам или упаковкам.
Если вы приходовали «Колбасу» с характеристикой «Сорт 1», а продали просто «Колбасу» (без характеристики), для программы это два разных товара. На одном будет висеть «+1», на другом — «-1». В сумме вроде бы ноль, но ОРП не проведется из-за минуса по конкретной позиции.
Также обратим внимание на Тип склада. В «Рознице» есть понятие «Склад управляющей системы» и «Торговый зал». Если товар пришел на основной склад, но не был перемещен документом «Перемещение товаров» на склад торгового зала, к которому привязана касса, то при попытке продажи ОРП сообщит о нехватке остатков именно на складе кассы.
Если вам нужно срочно закрыть смену, а ОРП не проводится, выполним следующие шаги:
Помните, что контроль остатков — это прежде всего инструмент дисциплины учета. Если его просто отключить и не анализировать причины минусов, со временем инвентаризация превратится в хаос. Правильная настройка времени документов и контроль соответствия организации и склада помогут вам избежать ошибок при закрытии смены.