В практике кадрового учета нередко возникают ситуации, когда один и тот же человек работает в организации на двух основаниях: как штатный сотрудник (по трудовому договору) и как исполнитель работ или услуг (по договору гражданско-правового характера). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) это реализуется через одну или несколько карточек справочника Сотрудники, привязанных к одному Физическому лицу.
Однако пользователи часто сталкиваются с проблемой: при попытке оформить документ Увольнение для штатной позиции система выдает ошибку или некорректно «подтягивает» данные договора ГПХ, который еще не завершен. Разберем подробно, почему так происходит, и как правильно решить эту задачу.
Рассмотрим ситуацию с технической точки зрения. Основная сложность возникла после введения с 2023 года единой формы отчетности ЕФС-1. С этого момента сведения о начале и окончании договоров ГПХ должны подаваться в Социальный фонд России (СФР) в те же сроки, что и кадровые мероприятия (приемы и увольнения).
В ранних релизах ветки 3.1.23 (в частности, в 3.1.23.656) механизм контроля мероприятий трудовой деятельности работал избыточно. При проведении документа Увольнение программа анализировала все активные «события» по физическому лицу. Если договор ГПХ еще не был закрыт (дата окончания договора в будущем), алгоритм проверки считал, что увольнение невозможно или требует включения данных ГПХ в текущий пакет отчетности. Это и вызывало программные коллизии.
Проанализируем, как разработчики 1С устранили эту ошибку в последующих обновлениях (начиная с релиза 3.1.23.753). Основные изменения коснулись функции, отвечающей за сбор будущих мероприятий трудовой деятельности. Выясним причину, заглянув в логику программного модуля.
В функции ДокументыБудущихМероприятий был добавлен фильтр, который принудительно исключает мероприятия, связанные с гражданско-правовыми договорами, при обработке кадровых документов по трудовому договору. Рассмотрим пример того, как это реализовано в коде конфигурации:
ИсключаемыеВидыМероприятий = Новый Массив;
ИсключаемыеВидыМероприятий.Добавить(Перечисления.ВидыМероприятийТрудовойДеятельности.НачалоДоговораГПХ);
ИсключаемыеВидыМероприятий.Добавить(Перечисления.ВидыМероприятийТрудовойДеятельности.ОкончаниеДоговораГПХ);
Благодаря этому дополнению, система при проведении увольнения игнорирует наличие открытого договора ГПХ. Это позволяет штатному сотруднику успешно «уволиться», в то время как статус того же человека как исполнителя по договору ГПХ остается активным для целей расчета вознаграждений и учета стажа в СФР.
Разберем по шагам, что необходимо сделать, если вы столкнулись с невозможностью провести увольнение сотрудника-«гпхшника».
Самый правильный и надежный метод — это обновление 1С:ЗУП до актуального релиза. Исправление ошибки 00-00487445 («Документ увольнение не проводится, если сотрудник увольняется раньше окончания ГПХ») включено в версии:
После обновления алгоритмы проведения документов Увольнение и Увольнение списком перестанут блокировать работу из-за действующих договоров ГПХ.
Существует методический спор: заводить ли одну карточку в справочнике Сотрудники для штата и ГПХ или две разные? Рассмотрим оба варианта:
Увольнение оформляется строго на «штатную» карточку и никак не взаимодействует с «гпхшной».Важно: Даже если вы используете разные карточки сотрудников, они обязательно должны быть привязаны к одному и тому же элементу справочника Физические лица. В противном случае расчет НДФЛ (превышение предела 5 млн руб.) и страховых взносов (предельная величина базы) будет некорректным.
Если вам необходимо срочно провести документ, а обновить конфигурацию прямо сейчас нет возможности, проанализируем «обходной» путь:
Договор (работы, услуги).Увольнение.Договор (работы, услуги).Мероприятия трудовой деятельности и при необходимости отредактируйте их в документе ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД), чтобы там не зафиксировалось окончание договора ГПХ раньше срока.Посмотрим, что происходит в программе после того, как увольнение проведено. Поскольку связь между штатной работой и ГПХ идет через Физическое лицо, после увольнения со штатной должности карточка сотрудника может переместиться в архив или пометиться как «Уволен».
Не стоит беспокоиться: на расчеты по договору ГПХ это не повлияет. Документы Начисление по договорам, Акт выполненных работ и Начисление зарплаты и взносов продолжат «видеть» данного человека, так как основанием для начисления является действующий (не закрытый актом или датой) документ Договор (работы, услуги).
Проанализировав ситуацию, мы выяснили, что «цепляние» договора ГПХ к увольнению — это следствие архитектурной перестройки системы под требования отчетности ЕФС-1 в 2023 году.
Главные выводы: