В практической работе бухгалтера-расчетчика нередко возникают ситуации, когда документы заводятся в информационную базу ошибочно. Типичный пример: в программе был оформлен и рассчитан договор гражданско-правового характера (ГПХ), по нему даже провели выплату, но затем выяснилось, что договор в действительности не заключался или был аннулирован. В этот момент возникает необходимость полностью отменить (отсторнировать) начисления, вернуть выплаченные суммы, а также скорректировать исчисленный НДФЛ и страховые взносы.
В рамках этой статьи мы подробно разберем, как решить эту задачу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1). Мы проанализируем как современный штатный механизм автоматического сторнирования ГПХ, появившийся в последних обновлениях программы, так и альтернативные («ручные») способы, которые спасали бухгалтеров на протяжении многих лет и продолжают оставаться актуальными для старых релизов конфигурации.
Долгое время разработчики фирмы 1С не автоматизировали сторнирование договоров ГПХ, поскольку методологически гражданско-правовые отношения жестко привязаны к первичным документам (договорам и актам выполненных работ). Предполагалось, что раз первичный документ введен и подписан, то и начисление безусловно должно быть отражено. Однако реальность диктует свои правила, и, начиная с релиза ЗУП 3.1.31.13, в системе наконец появился долгожданный полноценный механизм отмены расчетов по ГПХ.
Рассмотрим по шагам, как запустить и правильно провести автоматическое сторнирование в современных версиях программы:
Акт приемки выполненных работ), мы не сможем отсторнировать сам договор сразу. Программа выдаст предупреждение. Нам необходимо строго соблюдать обратную последовательность: сначала сторнируем акты, и только затем — сам договор.Договор (работы, услуги) или Акт приемки выполненных работ. В левом нижнем углу формы находим и нажимаем специальную ссылку «Сторнировать».Договорники) данный исполнитель больше не будет числиться за этот период.Важно понимать, что при проведении документов сторнирования договоров и актов сторнируются только сами доходы (начисления). Налоги (НДФЛ) и страховые взносы внутри самого сторно-документа автоматически не пересчитываются. Чтобы завершить перерасчет, нам необходимо выполнить следующие действия:
Если текущий расчетный месяц еще не закрыт, мы просто рассчитываем очередной документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц. Программа автоматически увидит отрицательный доход на вкладке «Договоры» и произведет перерасчет НДФЛ и взносов с учетом сторнированных сумм.
Если же месяц закрыт и нам требуется зафиксировать перерасчет обособленно, перейдем в раздел Налоги и взносы и создадим документы Перерасчет НДФЛ и Перерасчет страховых взносов. Программа сама заполнит их корректирующими (отрицательными) записями на основании ранее проведенного сторно ГПХ.
Что делать с излишне удержанным НДФЛ? В результате сторнирования у физического лица образуется переплата по налогу. Если исполнитель продолжает сотрудничать с организацией и по нему планируются другие начисления, этот излишне удержанный налог автоматически зачтется при будущих выплатах. Если же выплат больше не предвидится, а физическое лицо обратилось с заявлением на возврат, нам необходимо зарегистрировать документ Возврат НДФЛ.
Если вы работаете в более ранних версиях 1С:ЗУП 3.1, где специализированный механизм сторнирования ГПХ еще не реализован, вам придется воспользоваться обходными методами. Главная сложность старых релизов заключалась в том, что документ Начисление по договорам не содержит кнопки «Исправить» и не выбирается напрямую в стандартном документе Сторнирование начислений.
Рассмотрим первый проверенный практикой обходной вариант — ручную корректировку в основном документе расчета зарплаты:
Начисление зарплаты и взносов за текущий период.-10 000 руб.).-1300 руб.). Обязательно проверяем дату получения дохода и категорию дохода — они должны соответствовать первичному ошибочному начислению.Этот метод позволяет корректно «схлопнуть» расчеты с физлицом в регистрах накопления программы. В дальнейшем при формировании ведомостей на выплату зарплаты эта отрицательная сумма зачтется, либо программа зафиксирует долг за сотрудником.
Если в вашей организации принято начислять выплаты по ГПХ исключительно специализированным документом Начисление по договорам, а не общим документом расчета зарплаты, предыдущий способ может показаться неудобным. В этом случае мы можем использовать комбинированный метод сторнирования с помощью двух документов:
Шаг 1. Сторно начисления и НДФЛ в документе «Начисление по договорам»
Создаем новый документ Начисление по договорам. В табличную часть вручную подбираем нашего сотрудника. Программа по умолчанию попытается рассчитать положительную сумму, если есть действующий договор. Нам необходимо вручную переписать сумму в колонке «Начислено», указав ее со знаком «минус». НДФЛ в этом же документе также пересчитается в отрицательную сторону (или его нужно скорректировать вручную).
Шаг 2. Сторно страховых взносов в документе «Начисление зарплаты и взносов»
Поскольку документ Начисление по договорам не умеет рассчитывать и фиксировать страховые взносы (они всегда рассчитываются только в общем документе расчета зарплаты в конце месяца), нам необходимо зайти в документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц. При его автоматическом заполнении программа увидит отрицательную базу по ГПХ и сама рассчитает отрицательные страховые взносы на вкладке «Взносы». Если этого не произошло, добавляем строку со сторно взносов вручную.
Для того чтобы в будущем не сталкиваться с проблемами невозможности сторнирования документов начислений по договорам ГПХ, опытные специалисты рекомендуют пересмотреть саму методологию работы в программе. Посмотрим, как это реализовать:
В программе 1С:ЗУП 3.1 расчет по договорам ГПХ можно производить двумя разными документами:
Начисление по договорам (раздел Зарплата — Начисления по договорам).Начисление зарплаты и взносов.Если вы откажетесь от использования первого документа (Начисление по договорам) и перейдете на расчет ГПХ в общем документе Начисление зарплаты и взносов, то в случае ошибки вы всегда сможете воспользоваться стандартной кнопкой «Исправить» или штатным документом Сторнирование начислений. Документ расчета зарплаты полностью поддерживает все типовые механизмы исправлений и сторнирования прошлых периодов 1С.
Особую головную боль у бухгалтеров всегда вызывает отражение сторнированных сумм в регламентированной отчетности, особенно если ошибочное начисление было произведено в одном квартале, а сторнирование — в другом.
Проанализируем ключевые правила заполнения отчетности в зависимости от используемого метода сторнирования:
Если вы отправили сведения о начале договора ГПХ в Социальный фонд (СФР), а затем выяснилось, что договора не было, его нужно аннулировать:
Регистрация трудовой деятельности, нажать кнопку «Еще» — «Добавить отмену», вручную выбрать отправленное кадровое мероприятие по договору ГПХ и провести документ для последующей отправки корректирующей ЕФС-1.Если начисление и сторно произошли внутри одного отчетного квартала, то суммы просто свернутся (уменьшат общую облагаемую базу текущего периода), и отчет сдается без каких-либо особенностей.
Если же ошибочное начисление было в первом квартале, а сторнируем мы его во втором квартале, и у физлица больше нет других начислений, в РСВ за второй квартал может возникнуть отрицательная база по данному сотруднику. Налоговые органы не принимают расчеты с отрицательными показателями в разделе 3.
Единственным методологически верным решением в данном случае является подача корректирующего расчета РСВ за первый квартал. Вам необходимо:
Благодаря внедрению современных инструментов в 1С:ЗУП 3.1, ручные корректировки регистров уходят в прошлое. Мы рекомендуем своевременно обновлять программные продукты до актуальных версий, чтобы использовать все преимущества автоматизации учета.