← На главную

С 2023 года порядок учета НДФЛ существенно изменился: теперь доход признается по дате фактической выплаты, а не по дате начисления. Это привело к тому, что привычные методы проверки 6-НДФЛ перестали работать, а пользователи начали сталкиваться с ошибками в контрольных соотношениях, особенно в части соответствия исчисленного налога и налоговой базы (строки 110–140 раздела 2). Рассмотрим подробно, как выстроить систему проверки отчета в программе 1С:ЗУП 3.1.

Влияние даты выплаты и даты подписи отчета

Проанализируем одну из самых распространенных причин изменения данных в отчете — Дату подписи на титульном листе. В 1С:ЗУП этот реквизит является не просто формальностью, а активным фильтром для формирования данных.

Разберем, на что она влияет:

1. Для раздела 2 (строка 160): В программу заложен алгоритм, согласно которому в отчет попадает налог, удержанный по дату подписи включительно. Если зарплата за март выплачена 5 апреля, а дата подписи в отчете за 1 квартал установлена как 31 марта, то сумма удержанного налога с этой выплаты не попадет в строку 160, что может быть как верным, так и ошибочным поведением в зависимости от периода.
2. Для исчисленного налога: Если в информационной базе есть документы, зарегистрированные «будущим числом» относительно даты отчета, они могут искажать расчеты, если дата подписи захватывает эти периоды.

Выясним причину расхождений в «мартовской» зарплате. Если выплата зарплаты за вторую половину марта переносится на апрель, то этот доход согласно новым правилам вообще не должен включаться в раздел 2 отчета за 1 квартал. Он полностью переходит в отчет за полугодие. Именно поэтому перепроведение документов Начисление зарплаты и взносов за март часто меняет цифры в 6-НДФЛ: программа пересчитывает дату планируемой выплаты, которая и определяет период попадания дохода в отчет.

Анализ технических регистров накопления

Чтобы понять, откуда «пришли» цифры в отчет, нам нужно рассмотреть структуру регистров накопления. Программа формирует 6-НДФЛ не на основании документов или бухгалтерских проводок, а на основании записей в специализированных регистрах. Рассмотрим основные из них:

• Регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ: Здесь фиксируются суммы начисленного дохода в разрезе дат получения дохода (даты выплаты). Эти данные формируют строку 110.
• Регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ: Это ключевой регистр. Вид движения «Приход» фиксирует исчисленный налог (строка 140), а вид движения «Расход» — удержанный налог (строка 160).
• Регистры вычетов: Предоставленные стандартные и социальные вычеты НДФЛ и Вычеты по уведомлениям НО. Данные из них уменьшают налоговую базу и формируют строку 130.
• Регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ: Отвечает за перечисленный в бюджет налог.

Методика сверки через стандартные отчеты

Посмотрим на ситуацию со стороны бухгалтера. Если при проверке контрольных соотношений вы видите сообщение о занижении дохода или завышении налога, выполним следующие шаги для поиска «проблемного» сотрудника:

Шаг 1. Формирование отчета «Анализ НДФЛ по месяцам»

Этот отчет полезен для первичной диагностики. Сформируем его за отчетный период в разрезе сотрудников. Обратим внимание на колонки «Исчислено налога» и «Налоговая база». В идеале должно соблюдаться равенство: (База - Вычеты) * Ставка = Исчисленный налог. Если в какой-то строке равенство не соблюдается, значит, по этому сотруднику есть ошибка в регистрах.

Шаг 2. Использование отчета «Анализ доходов по месяцам»

Проанализируем ситуацию с разделением кварталов. Чтобы проверить 1 квартал, установим период по 31 марта. Если выплата мартовской зарплаты была в апреле, необходимо убедиться, что эти суммы не попали в отчет. Для этого иногда полезно временно распровести мартовские ведомости и начисления, чтобы увидеть «чистую» картину за январь и февраль, а затем последовательно возвращать документы.

Шаг 3. Детальная проверка через «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»

Найдя сотрудника с расхождением, сформируем по нему отчет Подробный анализ НДФЛ за весь год. В нем наглядно видно, каким документом (регистратором) был исчислен налог и к какому периоду (дате получения дохода) он привязан. Проверьте, нет ли там «пустых» аналитик по категориям дохода или пересортицы по ставкам.

Особенности проверки строки 140 (исчисленный налог)

Часто ошибка в строке 140 связана с математическими округлениями. НДФЛ в 1С:ЗУП рассчитывается нарастающим итогом по каждому человеку индивидуально. Сумма налога с общей базы всех сотрудников (если просто умножить итог строки 110–130 на 0.13) может не совпадать на несколько рублей с суммой строк 140. Допустимая погрешность в контрольных соотношениях — 1 рубль на каждого сотрудника, умноженный на количество выплат. Если расхождение больше — ищите ошибку в начислениях.

Практические советы по исправлению ошибок

Разберем, что делать, если данные в отчете «прыгают» при каждом заполнении:

1. Проверьте даты выплаты: В документах Начисление зарплаты и взносов на вкладке «НДФЛ» дата получения дохода должна строго соответствовать дате в поле «Планируемая дата выплаты». Если фактически выплата прошла в другой день, это должно быть отражено в ведомости, и программа автоматически скорректирует дату дохода.
2. Избегайте ручных правок НДФЛ: Если вы вручную меняли налог в Ведомости, это может привести к «разъезду» регистров исчисленного и удержанного налога. Старайтесь вносить корректировки только через документы начисления.
3. Перепроведение документов: Иногда помогает последовательное перепроведение цепочки документов с начала года (Начисление -> Ведомость). Однако делать это нужно осторожно, так как в закрытых периодах это может изменить данные текущего учета.

Для глубокой технической проверки программисты могут использовать Универсальный отчет по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Настроим его с группировкой по сотруднику и регистратору, добавив поле Ставка и Категория дохода. Это позволит моментально увидеть записи, где налог исчислен, а доход под него не зафиксирован (или наоборот).