В современной практике бухгалтерского учета, особенно после перехода на расчет НДФЛ по дате выплаты дохода, часто возникает ситуация: организация выплатила аванс, удержала с него налог, а в середине месяца сотрудник приносит уведомление из ИФНС на имущественный или социальный вычет. Программа 1С:ЗУП 3.1 начинает пересчитывать налог с начала года, и возникает «излишне удержанный НДФЛ». Рассмотрим подробно, как правильно отразить эту операцию, почему возникают минусы в расчетных листках и в каких случаях необходим документ Возврат НДФЛ.
Согласно действующему законодательству, НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода. С 2023 года этой датой является день выплаты денег. Когда мы рассчитываем «Начисление за первую половину месяца» (аванс), программа исчисляет налог без учета будущих вычетов, если уведомление еще не введено в систему. После выплаты аванса налог фиксируется как «удержанный».
Если после этого вводится документ Уведомление о праве на вычеты, при окончательном расчете зарплаты за месяц программа применяет вычет ко всей налоговой базе с начала года. В итоге общая сумма исчисленного налога за месяц может оказаться меньше, чем та сумма, которую мы уже удержали в аванс. В этот момент в системе образуется отрицательный исчисленный налог, который мы видим в расчетном листке как «НДФЛ к зачету в будущих периодах».
Проанализируем ситуацию, когда сумма вычета невелика (например, стандартный вычет на ребенка). В этом случае программа может «покрыть» излишне удержанный налог за счет будущих начислений. Рассмотрим, как это работает в системе:
НДФЛ к зачету.Этот способ удобен тем, что не требует дополнительных документов, однако он не подходит для крупных имущественных вычетов, которые могут перекрывать налог сотрудника на месяцы или даже годы вперед.
Выясним, как поступить, если вычет имущественный и сотрудник хочет получить излишне удержанные деньги сейчас, а не ждать месяцами автоматического зачета. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен специальный алгоритм.
Важный технический нюанс: Просто начислить зарплату с минусом по НДФЛ недостаточно для выплаты. Отрицательный НДФЛ в расчетном листке лишь справочно показывает долг государства перед сотрудником. Чтобы эти деньги попали в Ведомость и были выплачены сотруднику, необходимо создать документ Возврат НДФЛ.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:
Уведомление о праве на вычеты введен и его дата меньше или равна дате начисления зарплаты.Начисление зарплаты и взносов. На вкладке «НДФЛ» мы должны увидеть отрицательную сумму.Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы). При нажатии кнопки «Заполнить» программа автоматически подтянет сумму излишне удержанного налога.Ведомости на выплату зарплаты сумма к получению на руки увеличится именно на сумму возвращенного налога. Это абсолютно корректно с точки зрения методологии 1С.Часто бухгалтеры пугаются, что в Ведомости сумма «К выплате» превышает сумму «Начислено» за текущий месяц. Разберем, почему это правильно. В аванс вы уже выплатили сотруднику сумму за вычетом налога. Применив вычет позже, вы признали, что этот налог был удержан излишне. Следовательно, возвращая налог, вы доплачиваете сотруднику те деньги, которые ранее ушли бы в бюджет, но теперь остаются у него. Общий доход сотрудника при этом не меняется, меняется только распределение суммы между «на руки» и «в бюджет».
Посмотрим на ситуацию со стороны налоговой отчетности. Использование расчетных листков в данном случае может быть неинформативным, так как они показывают сводные данные за месяц, а НДФЛ учитывается в разрезе дат выплат.
Для контроля рекомендуется использовать отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В нем следует обратить внимание на следующие поля:
Исчислено налога — общая сумма налога с учетом примененного вычета.Удержано налога — сумма, которая фактически была удержана в аванс и другие выплаты.К возврату — сумма, зафиксированная документом Возврат НДФЛ.Проанализируем ситуацию с «официальной ошибкой», упомянутой в обсуждении. В некоторых релизах (например, 3.1.24.409) наблюдались проблемы с распределением вычетов, если они пересекались с выплатами в разные налоговые периоды или при использовании нескольких видов вычетов одновременно. Если вы видите, что программа «двоит» вычеты или некорректно заполняет отрицательный НДФЛ, попробуйте воспользоваться документом Перерасчет НДФЛ. Он позволяет принудительно пересчитать налог за указанный период (год) и зафиксировать излишек более чисто, чем ручные правки в документе начисления.
Если вы решили править НДФЛ вручную в документе Начисление зарплаты и взносов, обязательно следите за тем, чтобы в окне редактирования налога (кнопка в виде карандаша или просто расшифровка строки) были правильно указаны:
Несоответствие дат в расшифровке НДФЛ и датах фактической выплаты — основная причина «расползания» аналитики в отчете 6-НДФЛ.
Подводя итог, отметим: если вычет предоставлен после аванса, возникновение отрицательного НДФЛ — это нормальное поведение программы 1С:ЗУП 3.1. Для корректного закрытия долга перед сотрудником используйте документ Возврат НДФЛ, контролируйте остатки через Подробный анализ НДФЛ и не бойтесь того, что сумма в ведомости превысит начисления — это законный возврат ранее удержанного налога за счет общих платежей организации в бюджет.