← На главную

Многие предприятия, стремясь оптимизировать кадровый и зарплатный учет, переходят на современную и функциональную конфигурацию 1С:ЗУП 3.0, но при этом продолжают вести регламентированный учет и сдавать отчетность в уже привычной 1С:УПП 1.3. В такой ситуации возникает закономерный вопрос: как эффективно организовать обмен данными между этими двумя системами, минимизируя ручной труд и обеспечивая корректность бухгалтерского учета? Мы рассмотрим возможность полного отказа от расчета зарплаты в УПП 1.3, переноса этой функции в ЗУП 3.0 и загрузки в УПП только сводных бухгалтерских проводок.

Сразу отметим, что готовых, типовых правил обмена между 1С:ЗУП 3.0 и 1С:УПП 1.3 для такой схемы не существует. Это означает, что для реализации поставленной задачи потребуется разработка собственных правил конвертации данных (чаще всего с использованием механизма "Конвертация Данных 2.0" - КД 2.0) или специализированных обработок. Тем не менее, такая схема обмена вполне реализуема и активно используется на практике.

Передача данных через документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете"

Основным инструментом для передачи зарплатных данных из ЗУП 3.0 в УПП 1.3 является документ Отражение зарплаты в регламентированном учете в конфигурации УПП 1.3. Давайте рассмотрим его подробнее.

Важный нюанс: в 1С:ЗУП 3.0, в отличие от более старых систем, отсутствует понятие прямых бухгалтерских проводок. Вместо них используются так называемые "отражения". Эти отражения представляют собой агрегированные данные о начислениях, удержаниях и выплатах, которые при выгрузке в бухгалтерскую систему (например, УПП 1.3 или 1С:Бухгалтерия) трансформируются в привычные бухгалтерские проводки.

Документ Отражение зарплаты в регламентированном учете в УПП 1.3 предназначен именно для автоматического формирования бухгалтерских и налоговых проводок по начисленной зарплате. Он обычно содержит несколько закладок:

1. Проводки: Эта закладка содержит сами бухгалтерские записи (дебет, кредит, сумма, субконто).
2. Основные начисления: Здесь обычно детализируются данные по основным видам начислений (оклад, премия и т.д.).
3. Дополнительные начисления: Аналогично предыдущей, но для дополнительных начислений.

При организации обмена из ЗУП 3.0 в УПП 1.3 достаточно заполнить только закладку "Проводки". Данные для этой закладки могут быть переданы сводно, без детализации по конкретным основным и дополнительным начислениям. То есть, мы агрегируем все начисления, удержания, налоги и взносы за период по соответствующим бухгалтерским счетам и статьям затрат, формируя итоговые проводки. Заполнение закладок "Основные начисления" и "Дополнительные начисления" не является обязательным для корректного формирования бухгалтерских проводок и часто пропускается при обмене из внешней системы, если их аналитика не критична для других подсистем УПП. В ЗУП 3.0 вся необходимая аналитика для детализации начислений сохраняется, а в УПП мы получаем только конечный финансовый результат в виде проводок.

Для создания таких правил обмена мы используем Конвертацию Данных 2.0. В ЗУП 3.0 вы можете создать обработку выгрузки, которая будет формировать XML-файл с данными, необходимыми для создания и заполнения документа Отражение зарплаты в регламентированном учете в УПП 1.3. В УПП 1.3, соответственно, потребуется обработка загрузки, которая прочитает этот XML и создаст документ.

Учет расчетов с персоналом по 70-му счету

Вопрос детализации расчетов с персоналом по 70-му счету является одним из ключевых при переходе. Если до этого вы вели зарплату в УПП 1.3, то, скорее всего, 70-й счет был детализирован по каждому сотруднику, то есть имел субконто Сотрудники. При переходе на ЗУП 3.0 и переносе только сводных проводок, возникают следующие варианты:

1. Продолжать детализировать 70-й счет по сотрудникам в УПП: Этот вариант потребует более сложных правил обмена. Вам необходимо будет из ЗУП 3.0 передавать не только общие суммы проводок, но и детализацию этих сумм в разрезе каждого сотрудника, чтобы в УПП 1.3 проводки по 70-му счету формировались с корректным субконто Сотрудники. Это увеличивает объем передаваемых данных и сложность правил, поскольку ЗУП 3.0, хоть и не имеет прямых проводок, хранит всю необходимую аналитику для их формирования.
2. Перейти на сводный учет 70-го счета в УПП: Это более простой и часто используемый подход. В этом случае вы можете настроить УПП 1.3 таким образом, чтобы 70-й счет велся сводно, без детализации по каждому сотруднику. Это означает, что субконто Сотрудники может быть либо пустым, либо для него будет указываться какое-то обобщенное значение (например, "Все сотрудники"). Все проводки по 70-му счету будут формироваться общей суммой. Детализация по каждому сотруднику будет доступна исключительно в 1С:ЗУП 3.0, которая и является основной системой для ведения кадрового и зарплатного учета.

Как настроить сводный учет в УПП 1.3:

Чтобы управлять детализацией 70-го счета, вам потребуется изменить параметры учета в 1С:УПП 1.3. Мы можем проверить и скорректировать настройки в Параметрах учета и Настройке плана счетов. В этих разделах мы можем выбрать соответствующий способ учета расчетов с персоналом, например, "по каждому работнику" для детализированного учета или "сводно" для агрегированного. Если вы решите перейти на сводный учет, убедитесь, что в ваших правилах обмена данные для субконто 70-го счета передаются обобщенно или не передаются вовсе, чтобы УПП не пыталась заполнить его конкретным сотрудником.

При выборе второго варианта (сводный учет), мы минимизируем объем передаваемых данных и упрощаем правила обмена, сосредоточившись на общей картине бухгалтерского учета в УПП.

Необходимость переноса ведомостей на выплату

Вопрос о переносе документов Ведомость на выплату из ЗУП 3.0 в УПП 1.3 также является предметом обсуждения. В УПП 1.3 выплата зарплаты с помощью документа Платежное поручение исходящее часто связана с документом Ведомость на выплату зарплаты. Такая связь нужна для того, чтобы при проведении платежного поручения формировались проводки по дебету 70-го счета в разрезе каждого сотрудника, уменьшая задолженность по зарплате. Если 70-й счет ведется детально, то ведомость критична для правильных проводок.

Давайте рассмотрим несколько сценариев:

1. Если 70-й счет ведется детально по сотрудникам в УПП: В этом случае вам, возможно, потребуется переносить ведомости на выплату из ЗУП 3.0 в УПП 1.3. В ЗУП для оформления выплат используются документы Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика, Ведомость на счета. Эти документы содержат детализацию выплат по каждому сотруднику. Соответственно, при разработке правил обмена нужно будет предусмотреть выгрузку этих данных и их загрузку в УПП в виде документа Ведомость на выплату зарплаты. Это позволит сохранять детальные проводки по 70-му счету в УПП при проведении платежных поручений.
2. Если 70-й счет ведется сводно в УПП: В этом случае потребность в детализированных ведомостях на выплату в УПП отпадает. Вы можете выбрать один из следующих подходов:
   • Переносить сводную ведомость: Мы можем разработать правила обмена таким образом, чтобы из ЗУП 3.0 выгружалась агрегированная информация о выплатах за период. В УПП 1.3 на основе этих данных будет создаваться одна "сводная" ведомость с одной строкой и общей суммой выплаченной зарплаты. Этой сводной ведомостью будет связываться документ Платежное поручение исходящее. Таким образом, проводка по дебету 70-го счета будет формироваться сводно, одной суммой.
   • Использовать платежное поручение без привязки к ведомости: В случае сводного учета 70-го счета, возможно, нам даже не потребуется создавать документ Ведомость на выплату зарплаты в УПП. Вместо этого мы можем использовать Платежное поручение исходящее с видом операции, не привязанным напрямую к ведомостям зарплаты (например, "Перечисление поставщику" или "Прочее списание безналичных денежных средств"), и вручную или с помощью собственных правил формировать проводку по дебету 70-го счета общей суммой. Однако, это может потребовать дополнительных настроек и не всегда будет соответствовать внутренней логике УПП для формирования отчетов по зарплате.

В общем случае, если расчет зарплаты и кадров полностью ведется в ЗУП 3.0, а в УПП необходимо получить только бухгалтерские данные для отчетности, то достаточно переносить документ Отражение зарплаты в регламентированном учете и, возможно, Начисление оценочных обязательств (для резервов отпусков). Ведомости на выплату, как правило, нужны только в ЗУП для формирования поименных реестров для банка и внутреннего контроля. Решение о переносе ведомостей должно основываться на специфических требованиях вашего бухгалтерского учета и отчетности в УПП.

Общие рекомендации и важные аспекты

При реализации такой интеграции мы рекомендуем учитывать следующие моменты:

1. Резервы отпусков: Помимо основных начислений, очень важно также переносить данные о начислении резервов отпусков. В ЗУП 3.0 для этого используется документ Начисление оценочных обязательств, который формирует данные для "резервов по оплате труда" (аналог "резервов отпусков" в более старой терминологии). Эти данные также должны быть выгружены и сформированы в УПП 1.3, например, в виде соответствующих проводок через тот же документ Отражение зарплаты в регламентированном учете или отдельными документами. Корректное отражение резервов необходимо для соблюдения принципов бухгалтерского учета и формирования правдивой финансовой отчетности.
2. Отсутствие типовых правил: Еще раз подчеркнем, что готовых правил или обработок для прямой интеграции ЗУП 3.0 и УПП 1.3, предоставляемых фирмой "1С", нет. Все решения придется разрабатывать практически с нуля или адаптировать существующие сторонние разработки. Существуют как платные, так и бесплатные варианты правил обмена, созданные специалистами, но они всегда требуют доработки под специфику учета конкретного предприятия.
3. Перенос исторических данных: При первоначальном переходе с УПП 1.3 на ЗУП 3.0 для начала ведения учета в новой системе обычно не рекомендуется переносить все документы начислений зарплаты "один в один". Из-за существенных различий в структуре и методологии программ такой перенос чрезвычайно сложен и нецелесообразен. Вместо этого данные о начисленной зарплате за прошлые периоды часто переносятся в свернутом виде (например, по месяцам) с помощью документа Перенос данных в ЗУП 3.0.
4. Тестирование: Мы настоятельно рекомендуем тщательно спланировать и провести всестороннее тестирование разработанных правил обмена. Это включает проверку корректности формирования проводок в УПП, сверку остатков по счетам (особенно 70-му, 68-му, 69-му), а также проверку формирования отчетности (например, расчетной ведомости Т-51, отчетов по страховым взносам и НДФЛ в УПП, если они формируются на основе этих данных).

Таким образом, перенос расчета зарплаты из УПП 1.3 в ЗУП 3.0 с последующей загрузкой только проводок в УПП является жизнеспособным решением, позволяющим использовать преимущества ЗУП 3.0 для кадрового и зарплатного учета, сохраняя при этом УПП 1.3 для регламентированного учета. Однако этот процесс требует индивидуального подхода к разработке правил обмена и внимательного анализа бухгалтерских потребностей вашей организации.