← На главную

При работе в программах 1С:ЗКГУ или 1С:ЗУП многие пользователи сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник, уволившись и вернувшись через некоторое время, «сохраняет» свой непрерывный стаж. Это вызывает вопросы: должна ли система автоматически определять, что человек не работал, и прекращать начисление стажа? Давайте разберемся, почему так происходит, и как правильно организовать процесс учета.

Понимание архитектуры учета стажа в 1С

Важно помнить, что в 1С существует фундаментальное разделение данных:

1. Физическое лицо — это карточка человека как субъекта права. Она остается неизменной на протяжении всей его жизни в базе.
2. Сотрудник — это запись, привязанная к Физическому лицу, которая определяет трудовые отношения в конкретной организации. При каждом новом приеме на работу мы создаем нового Сотрудника, даже если Физическое лицо то же самое.

Программа не может автоматически «прервать» стаж, так как она не знает, работал ли сотрудник в других организациях в период вашего отсутствия. Согласно трудовому законодательству, стаж может учитываться по-разному в зависимости от множества факторов. Автоматическое обнуление данных при увольнении привело бы к массовым ошибкам в отчетности (СФР/ПФР), где стаж должен строго соответствовать записям в трудовой книжке или сведениям СТД-Р.

Как правильно вести учет стажа при повторном приеме

Рассмотрим пошаговый алгоритм, который поможет вам избежать ошибок при повторном трудоустройстве:

1. Создание новой карточки сотрудника. Никогда не используйте старую карточку сотрудника для нового приема. При оформлении нового трудового договора создайте нового Сотрудника, привязав его к уже существующему Физическому лицу. Это позволит корректно рассчитывать налоги и взносы, а также корректно формировать персонифицированную отчетность.
2. Работа с трудовой деятельностью. В карточке нового Сотрудника необходимо перейти в раздел «Трудовая деятельность». Там вы увидите данные, подтянутые из Физического лица.
3. Корректировка стажа на дату приема. Поскольку программа видит общую историю, при приеме необходимо нажать кнопку «Рассчитать стажи». В поле «Расчет на» укажите дату нового приема.
4. Ручной контроль периодов. Если стаж должен быть прерван, вам необходимо вручную добавить запись в таблицу периодов. Вы можете использовать механизм, который позволяет учитывать прошлый период работы в вашей организации, но при этом зафиксировать факт прерывания.

Использование механизма прерывания стажа

Для того чтобы зафиксировать разрыв в стаже, при увольнении (или при приеме, если данные вносятся постфактум) вы можете использовать следующий подход:

• Зайдите в раздел «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника.
• Нажмите кнопку «Еще» и выберите «Изменить сведения о стаже, сохранив текущие».
• Введите новую строку на дату, следующую за днем увольнения.
• Установите отметку, что начисление стажа «Прерывается».

Хотя этот инструмент существует, он не заменяет проверку данных. Ответственность за актуальность стажа лежит на кадровике, так как именно он на основании документов (трудовой книжки, справок о стаже) должен подтвердить, были ли у сотрудника периоды работы в других местах в промежутке между увольнением и новым приемом.

Почему это не автоматизировано?

Программа — это инструмент для фиксации ваших данных, а не юридический эксперт. Автоматизация в данном вопросе могла бы принести больше вреда, чем пользы. Представьте ситуацию: программа автоматически обнулила стаж, а сотрудник предоставил справку, что в период отсутствия он работал в другой компании, где стаж для определенных льгот учитывается непрерывно. Исправление автоматических ошибок заняло бы у вас гораздо больше времени, чем ручной контроль при приеме.

Таким образом, для качественного учета в 1С при высокой текучести кадров придерживайтесь правила: «Новый прием — новая проверка стажа на дату приема». Используя инструмент Расчет стажей и вручную корректируя периоды, вы обеспечите точность данных для всей отчетности организации.