← На главную

Ситуация, когда сотруднику необходимо вернуть излишне удержанный НДФЛ (например, при предоставлении имущественного вычета «задним числом» за весь год), часто вызывает затруднения у бухгалтеров в 1С:ERP и 1С:ЗУП 3.1. Основная сложность заключается в том, что программа должна не просто выплатить деньги сотруднику, но и корректно уменьшить общую сумму налога, которую организация перечисляет в ИФНС по всем остальным работникам. Рассмотрим подробно, как реализовать этот механизм и избежать ошибок в регламентированной отчетности.

Законодательная база и методология

Согласно статье 231 НК РФ, возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент удерживает налог. Проанализируем, как этот принцип реализован в программных продуктах 1С.

Шаг 1. Регистрация имущественного вычета и расчет налога

Прежде чем приступать к возврату, необходимо зафиксировать право сотрудника на вычет. Для этого используем документ Уведомление о праве на имущественный вычет. После его проведения при расчете заработной платы за текущий месяц (документ Начисление зарплаты и взносов) программа автоматически сторнирует налог с начала года.

Важно понимать: после проведения расчета налог за текущий месяц по сотруднику станет отрицательным или нулевым в регистре НДФЛ исчисленный. Однако это еще не возврат «живых» денег. Это лишь корректировка исчисленного налога.

Шаг 2. Оформление документа «Возврат НДФЛ»

Для того чтобы зафиксировать сумму, которую мы должны выплатить сотруднику на руки, необходимо создать документ Возврат НДФЛ (раздел «Налоги и взносы»). Разберем по шагам правила работы с ним:

1. Месяц налогового периода в документе должен соответствовать месяцу, в котором фактически выплачиваются деньги.
2. Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить», подтягивая суммы излишне удержанного налога.
3. Именно этот документ делает запись в регистр накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ с видом «Приход». Это критически важный момент, так как именно эта запись «дает право» программе уменьшить ближайший платеж в бюджет.

Шаг 3. Выплата возврата через Ведомость

Сумма возврата должна попасть в Ведомость в банк (или Ведомость в кассу). Посмотрим на нюансы заполнения ведомости:

Если в настройках документа Возврат НДФЛ указано «Выплатить вместе с зарплатой», то при заполнении ведомости на выплату зарплаты сумма к выплате увеличится на сумму возврата. В колонке НДФЛ по данному сотруднику при этом может стоять «0», так как налог за текущий месяц перекрыт вычетом.

Важный нюанс: В некоторых релизах ERP 2.2 и 2.4 ручная правка колонки «НДФЛ к перечислению» на отрицательное значение в ведомости приводит к искажению справки 2-НДФЛ. Мы рекомендуем проверять, чтобы общая сумма НДФЛ в подвале ведомости корректно отражала уменьшение налога за счет возврата.

Шаг 4. Уменьшение суммы платежа в бюджет (Списание безналичных ДС)

Когда мы создаем документ Списание безналичных ДС с типом операции «Перечисление налога», возникает основная проблема: как заставить программу «увидеть» уменьшение?

Рассмотрим два способа решения в зависимости от настроек вашей системы:

Способ А. Использование стандартной привязки к Ведомости

В современных конфигурациях перечисление налога часто привязано к ведомости (флаг «Налог перечислен вместе с зарплатой»). В этом случае программа рассчитывает сумму к перечислению как Итого удержанный НДФЛ - Сумма возвратов. Если в ведомости по сотруднику с вычетом стоит НДФЛ = 0, а по остальным сотрудникам суммы положительные, то итоговая сумма к уплате в платежке должна автоматически стать меньше. Если этого не происходит, проанализируем регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ — возможно, документ возврата был создан позже ведомости.

Способ Б. Использование документа «Перечисление НДФЛ в бюджет»

Если автоматическое распределение в платежке работает некорректно (что часто встречалось в ранних версиях ERP 2.2), воспользуемся более надежным методом:

1. Снимите флаг «Налог перечислен вместе с зарплатой» в ведомостях.
2. Создайте документ Перечисление НДФЛ в бюджет.
3. Нажмите «Заполнить». Программа соберет все удержанные суммы по всем ведомостям и автоматически вычтет суммы из проведенных документов Возврат НДФЛ.
4. На основании этого документа сформируйте платежное поручение.

Почему нельзя просто исправить сумму в платежке вручную?

Многие пользователи пытаются просто уменьшить сумму в Списании безналичных ДС. Выясним причину, почему это плохой путь:

Документ Списание безналичных ДС делает записи в регистры учета расчетов с бюджетом. Если вы просто уменьшите сумму, программа «не поймет», за счет кого из сотрудников произошел этот недоплатеж. В результате в регистрах возникнет «перекос»: по сотруднику с возвратом будет числиться излишне уплаченный налог, а по остальным — недоимка. Это неизбежно приведет к ошибкам при заполнении Раздела 1 формы 6-НДФЛ.

Отражение в отчетности 6-НДФЛ

Проанализируем ситуацию с точки зрения налоговой отчетности. Возврат налога не должен уменьшать строку 020 (удержанный налог) в Разделе 1. Он должен отражаться в специальной строке 030 («Сумма налога, возвращенная налоговым агентом»).

Если вы правильно оформили документ Возврат НДФЛ и выплатили его по ведомости, программа заполнит отчетность так:

• Строка 020: Полная сумма удержанного налога со всех сотрудников.
• Строка 030: Сумма возврата.
• Фактический платеж в бюджет: Строка 020 минус Строка 030.

Только такая схема является методологически верной и не вызовет вопросов у инспекторов ИФНС при сверке данных.

Резюме: контрольный чек-лист

Для успешного решения задачи убедитесь, что:

1. Документ Возврат НДФЛ проведен ранее формирования финальных ведомостей на выплату.
2. В ведомости в колонке «Выплаты» сумма возврата выделена отдельной строкой или корректно увеличивает общую сумму к получению.
3. Если используется автоматическое перечисление из ведомости, проверьте расшифровку НДФЛ в ведомости — там не должно быть «зависших» копеек.
4. Для проверки остатков используйте отчет Контроль сроков уплаты НДФЛ или универсальный отчет по регистру Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.

Соблюдение этой последовательности позволит вам корректно уменьшить платеж в бюджет, сохранив чистоту регистров для формирования справок о доходах и квартальной отчетности.