Переход с ведения учета заработной платы непосредственно в 1С:Бухгалтерии (БП 3.0) на внешнюю программу, например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), — это стандартный этап роста компании. Однако этот процесс часто сопровождается неприятными сюрпризами, особенно когда требуется восстановить учет или внести существенные корректировки. Один из самых распространенных и пугающих — исчезновение бухгалтерских проводок в документах выплаты зарплаты за прошлые периоды.
Давайте разберемся, почему это происходит, проанализируем механизм работы программы и рассмотрим несколько надежных способов сохранить данные в целостности.
Ситуация выглядит следующим образом: в базе велся учет зарплаты. С нового года принято решение перейти на ЗУП. В настройках зарплаты в БП 3.0 переключатель меняется с положения "В этой программе" на "Во внешней программе".
После этого, если случайно перепровести банковские выписки (документы Списание с расчетного счета) или кассовые документы за прошлый год (например, при процедуре "Закрытие месяца"), в них полностью исчезают проводки по счетам (Дт 70 Кт 51 и т.д.). Проводки возвращаются только если временно вернуть настройку учета зарплаты обратно "В этой программе", иначе придется закрывать ложные остатки по сотрудникам вручную.
Чтобы найти решение, нам нужно понять логику работы документов списания денежных средств.
При проведении документа Списание с расчетного счета с видом операции "Перечисление заработной платы", программа проверяет глобальную функциональную опцию — где ведется учет зарплаты.
Отражение зарплаты в бухучете и специальные ведомости), что требует закрытия зависшего сальдо зарплаты перед началом обмена.Когда вы переключаете настройку, старые документы при перепроведении пытаются отработать по новому алгоритму (вариант 2). Они не находят соответствующих ссылок (так как ведомости были внутренними, а не загруженными из ЗУП) и, как следствие, очищают движения по регистру бухгалтерии, так как считают документ некорректно заполненным для текущего режима работы.
Рассмотрим способы, как зафиксировать историю и корректно выполнить переход.
Этот метод является самым надежным способом "заморозить" движения документов, чтобы никакие пересчеты и смены настроек на них не влияли. Идея заключается в том, чтобы переключить документ в режим ручной правки движений.
Порядок действий:
Теперь при любом перепроведении (даже при закрытии месяца) система будет игнорировать алгоритм автоматического формирования проводок для этих документов и оставит те записи, которые мы зафиксировали вручную.
Автоматизация процесса
Если документов много, проставлять галочку вручную трудоемко. Для этого воспользуемся типовой обработкой Групповое изменение реквизитов.
Разберем алгоритм автоматизации:
Списание с расчетного счета.Будьте внимательны: после этой операции документы перестанут автоматически обновлять проводки при изменении сумм в самом документе. Это и есть наша цель для архива.
Этот способ методологически более правильный, если вы уверены, что период действительно закрыт и править там ничего не нужно. Механизм "Закрытие месяца" не перепроводит документы, которые находятся в закрытом периоде, если дата запрета установлена корректно.
Порядок действий:
Важный нюанс: Если по какой-то причине вам придется "открыть" период в будущем (например, для корректировки налога на прибыль), то при перепроведении закрытия месяца с открытой датой и включенной настройкой "ЗУП" проводки по зарплате снова могут слететь. Поэтому Способ 1 с ручной корректировкой является более безопасным с точки зрения защиты от случайных действий в будущем.
Существует еще один метод, который можно применить, если по каким-то причинам предыдущие не подходят. Он заключается в изменении вида операции в документах списания.
Вместо вида операции Перечисление заработной платы можно установить вид Прочее списание.
Особенности метода:
Проблема исчезновения проводок при переходе на ЗУП не является ошибкой ("багом") в прямом смысле слова — это особенность архитектуры 1С:Бухгалтерии, где один и тот же документ меняет свое поведение в зависимости от глобальных настроек.
Мы рекомендуем использовать комбинированный подход для максимальной надежности:
Такой подход гарантирует, что ваша оборотно-сальдовая ведомость по 70 счету и банковские выписки за прошлые периоды останутся неизменными, независимо от текущих настроек программы.