При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при повторном приеме сотрудника на работу в документе Прием на работу некорректно подтягиваются сведения о способе ведения трудовой книжки. Особенно остро эта проблема проявляется, если сотрудник в прошлом уже работал в этой же организации и несколько раз менял свое решение (например, сначала выбрал бумажный вариант, а затем перешел на электронный). Программа «запоминает» самое первое заявление и игнорирует последующие изменения, что приводит к невозможности проведения документа приема или к искажению отчетности.
В этой статье мы подробно разберем причины возникновения данной ошибки, проанализируем механизмы работы регистров 1С и изучим способы решения проблемы: от официального обновления системы до ручной корректировки данных без нарушения целостности учета.
Разберем ситуацию более детально. Проблема, описанная пользователями, была официально зарегистрирована фирмой «1С» как программная ошибка под номером 10239800. Суть ее заключается в том, что алгоритм заполнения документа Прием на работу обращается к регистру сведений Мероприятия трудовой деятельности некорректным образом. Вместо того чтобы выбрать актуальную (последнюю по дате) запись о выборе способа ведения трудовой книжки, система берет первое встретившееся событие.
Проанализируем цепочку событий:
Прием на работу программа видит только запись от 2020 года и блокирует возможность указать актуальную дату перехода на ЭТК.Первым делом рассмотрим самый правильный и безопасный метод — обновление программного продукта. Ошибка 10239800 была исправлена разработчиками в версии конфигурации 3.1.23.63.
Если ваша база данных имеет версию ниже указанной, рекомендуем выполнить следующие действия:
1С:ЗУП до актуального релиза (не ниже 3.1.23.63 или ветки 3.1.24 и выше).Прием на работу и попробуйте перезаполнить данные о трудовой книжке. Программа должна корректно определить последнее поданное заявление.Если по каким-то причинам оперативное обновление конфигурации невозможно, рассмотрим альтернативный вариант. Некоторые пользователи предлагают «распроводить» старые заявления, но мы категорически не рекомендуем этого делать. Старые заявления являются законными документами, по которым уже была сдана отчетность (СЗВ-ТД), и их отмена приведет к путанице в учете и потенциальным проблемам с контролирующими органами.
Вместо удаления или отмены документов, воспользуемся механизмом корректировки регистров. Для этого проделаем следующие шаги:
Регистрация трудовой деятельности.Этот метод позволяет «подсказать» программе, какая запись должна считаться приоритетной, не затрагивая при этом первичные документы прошлых лет.
Рассмотрим более сложный, но эффективный метод для опытных пользователей или системных администраторов. Если данные в регистре Мероприятия трудовой деятельности «зависли» и мешают работе, можно воспользоваться документом Перенос данных.
Посмотрим на алгоритм реализации этого метода:
Мероприятия трудовой деятельности (а также сопутствующий регистр Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности).Будьте осторожны: прямое редактирование регистров через Перенос данных требует четкого понимания структуры метаданных 1С. Любая ошибка может отразиться на корректности формирования будущих отчетов ЕФС-1.
Разберем несколько важных моментов, которые необходимо учитывать при работе с ЭТК, чтобы избежать подобных ошибок в будущем:
1. Безвозвратность выбора ЭТК. Согласно ТК РФ, если сотрудник однажды подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, он не может вернуться к бумажному варианту. Программа 1С учитывает этот законодательный запрет. Если в базе уже есть запись о выборе ЭТК, поле выбора формы книжки может блокироваться для изменений в сторону «Бумажной», и это является нормальным поведением системы, а не ошибкой.
2. Переход на форму ЕФС-1. Напомним, что с 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1. Если вы вносите корректировки «задним числом» за периоды до 2023 года, программа может потребовать создания корректирующих форм СЗВ-ТД. Обязательно проверяйте, не создаются ли в системе «лишние» записи на отправку в СФР после ваших манипуляций с регистрами.
3. Проверка данных по СТД-Р или СТД-СФР. Если вы принимаете сотрудника повторно и сомневаетесь, какую книжку он выбрал у предыдущего работодателя (или в вашей организации ранее), попросите его предоставить справку СТД-Р или СТД-СФР. Эти данные являются приоритетными. Если в справке указано, что заявление об ЭТК подано, в 1С:ЗУП в документе Прием на работу следует установить флаг «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и указать дату из справки.
4. Внешние совместители. Помните, что заявление о выборе способа ведения книжки подается только по основному месту работы. Для совместителей в документе приема эти поля заполнять не нужно. Проанализируем настройки: если программа требует эти данные для совместителя, проверьте корректность вида занятости в карточке сотрудника.
Выясним причину подведения итогов: чаще всего проблема «зависших» данных в 1С:ЗУП при повторном приеме — это следствие старого бага системы, который лечится простым обновлением. Если же обновление недоступно, использование документа Регистрация трудовой деятельности является самым экологичным способом исправления ситуации. Мы надеемся, что приведенные инструкции помогут вам навести порядок в кадровом учете и без проблем сформировать отчетность.